Вопрос:
Как подшивать оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета - должно быть отдельное дело под оборотные ведомости отдельно по каждому бухгалтерскому счету или их можно сшивать вместе с бухгалтерскими документами? Например, к банковским документам подшивать оборотную ведомость по сч.51? С какой периодичностью необходимо подшивать бухгалтерские документы?
Ответ:
Законодательно порядок хранения не урегулирован. Организация должна разработать его сама.
На организацию возлагается обязанность обеспечить:
– безопасные условия хранения документов бухучета, в том числе регистров бухучета, в течение установленного срока ;
– их защиту от изменений;
– передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации.
Подтверждение: ч. 1 , 3 , 4 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Оптимальный вариант
Порядок и процедуру передачи документов (в т. ч. регистров бухучета) при смене руководителя организации следует прописать во внутренних документах организации ( ч. 4 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ).
Документы, которые используются в текущей деятельности (в т. ч. регистры бухучета), до передачи в архив следует хранить в рабочих комнатах, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных на это главным бухгалтером, по местонахождению организации, ее обособленных подразделений ( п. 3.6 Положения , утв. Постановлением ФКЦБ России № 03-33/пс от 16 июля 2003 г., п. 2 ст. 50 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г. , п. 6.2 Положения , утв. Минфином СССР № 105 от 29 июля 1983 г.).
После того как документы перестают использоваться в текущей деятельности, организация помещает их на хранение в архив. Допустимо использовать как собственный архив (при его наличии в организации) , так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций, в частности поместить документы в государственный (муниципальный) архив ( ч. 2 ст. 13 , ч. 3 ст. 15 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.).
Регистры бухучета допускается хранить и в электронном виде. При этом обязательным условием является их заверение электронной подписью. В этом случае необходимо осуществлять хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи.
Подтверждение: ч. 6 ст. 10 , ч. 2 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письмо Минфина России № 03-02-07/1-314 от 24 июля 2008 г.
Выдача регистров бухучета из бухгалтерии или из архива организации работникам других структурных подразделений данной организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться по распоряжению главного бухгалтера ( п. 6.6 Положения , утв. Минфином СССР № 105 от 29 июля 1983 г.).
Оптимальный вариант
Конкретный порядок и процедуру хранения целесообразно прописать во внутренних документах организации (см., например, Положение об архиве ).
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуален на 29.06.2015
