Условия создания, использования и хранения первичных бухгалтерских и иных документов нужно оформить и включить в учётную политику предприятия (УП). Как это будет сделано — в виде таблицы, схемы или отдельного регламента, зависит от желания руководства. Расскажем, как правильно составить график документооборота и сделать его частью УП.
Для чего нужен график документооборота в учётной политике
Организация документооборота для учётной политики позволяет предприятию систематизировать работу по их движению, а именно:
- обеспечить строгую фиксацию всех поступивших первичных документов и бухгалтерских регистров;
- закрепить ответственных за работу с документацией;
- установить контроль за правильностью их оформления и заполнения;
- определить порядок движения документов;
- прописать условия и сроки хранения документов.
То есть основное назначение графика — это установление строгих правил документооборота в учётной политике или регламентация работы с документами.
Минфин России выпустил специальный стандарт — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Его применение обязательно с 1 января 2022 года всеми внебюджетными организациями (кроме финансовых и кредитных учреждений).
График документооборота в учётной политике бюджетного учреждения регулируется иными законодательными актами (в частности, ФСБУ для организаций государственного сектора).
Все первичные документы должны быть адаптированы к использованию на территории РФ:
- выполнены на русском языке или содержать построчный перевод (если изначально написаны на другом государственном языке);
- все денежные показатели должны указываться в рублях РФ. Когда сделка проводится в иной валюте, в документе должен быть указан рублёвый эквивалент.
При составлении графика документооборота нужно ориентироваться на положения Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ и ФСБУ 27/2021.
Порядок составления графика документооборота
Оптимальный вариант оформления графика документооборота — отдельным приложением к УП. В этом случае он составляется и заверяется одновременно с учётной политикой. Допускается создание графика в виде отдельного документа — регламента или положения. Тогда нужно подписать приказ о вводе его в действие, а реквизиты документа указать в соответствующем разделе УП.
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Приложение к учётной политике — график документооборота должен давать исчерпывающую информацию по следующим вопросам:
- как производить учёт первичных документов и бухгалтерских регистров?
- на кого возложена ответственность за работу с первичными документами?
- каков порядок движения документа — от инициатора к получателю?
- где и сколько их нужно хранить?
- как производить утилизацию, отправку документов в архив?
Для создания графика документооборота необходимо определить перечень первичных документов, с которыми работает предприятие. После чего следует последовательно разработать правила движения для каждого документа и закрепить их в графике.
Например, правила для оформления и движения графика отпусков на следующий год:
- Форма — Т-7;
- Кто формирует — инспектор отдела кадров;
- Срок формирования — за 3 недели до конца текущего года;
- Кто согласовывает — начальник отдела кадров и главный бухгалтер;
- Срок согласования — 3 рабочих дня;
- Кто подписывает — директор предприятия;
- Срок подписания — не позднее 15 декабря текущего года;
- Место хранения документа — отдел кадров;
- Срок хранения — 5 лет.
Готовый график утверждается руководителем предприятия. С графиком нужно ознакомить всех ответственных лиц под подпись. Форма ознакомления может быть любой, важно чтобы это было письменно зафиксировано. Обязанности по оформлению и ведению документов желательно прописывать в трудовом договоре.
Соблюдение графика обязательно. Ответственность за выполнение предписанных в нём положений несёт указанное в УП (или в приказе) должностное лицо. Обычно это главный бухгалтер.
Есть существенное условие организации учётной политики в области документооборота — отражение как бумажной, так и электронной формы документов. Следует отдельно прописать порядок бумажного и электронного документооборота. Это важно, поскольку они требуют разных технологий оформления, отправки, хранения и утилизации.
Бумажные документы могут быть переведены в электронный вид для удобства хранения — для внутреннего пользования. Но уничтожать их до окончания установленного срока хранения нельзя. Верно и обратное: электронные файлы нельзя переводить на бумагу, удаляя первоначальные файлы.
Образец графика документооборота в учетной политике
Рекомендуется сделать его в форме таблицы, поскольку такая структура представления данных позволит оперативно ориентироваться в перечне и находить нужный документ.
Образец графика документооборота в учётной политике на 2022 годЧасто задаваемые вопросы
За его отсутствие предприятие не оштрафуют и не накажут. Но его наличие крайне желательно, так как позволит качественно и своевременно оформлять документы и вести бухучёт.
Нет, учётную политику можно менять в середине года только при наличии двух причин:
- изменение вида деятельности;
- изменения в законодательстве. Во всех остальных случаях изменения вносятся со следующего отчётного года.
Такого перечня нет, каждая организация самостоятельно определяет, какую первичную документацию туда включать.
