Электронная кассовая книга онлайн

Кассовая дисциплина означает, что предприниматель должен вести строгий учет операций по кассе. Ведение кассы обязательно при любом налоговом режиме.

Учет кассовых операций заключается в том, что каждая операция с наличными документируется.

При получении наличных денег оформляется приходный кассовый ордер. В нем указывается от кого приняты деньги, в какой сумме и кратко описывается основание. Например, принято по чеку из банка или внесение собственных средств ИП. На основании приходного ордера запись о поступлении денег заносится в кассовую книгу.

Траты наличных оформляются расходным кассовым ордером. В нем прописывается, кто и сколько денег получил из кассы, а также «от руки» проставляется расписка получателя в получении денег.

Дополнительно ООО и ИП-работодатели оформляют авансовые отчеты. Они нужны, если наличные деньги тратил работник. Он является подотчетным лицом. По расходам для нужд организации он должен предоставить документы, подтверждающие проведенные расходы. Эти документы подшиваются к авансовому отчету.

В авансовом отчете указывается, сколько денег получил подотчетник, сколько потратил и сколько у него осталось или какой у него получился перерасход, подлежащий возмещению работодателем. Также в авансовом отчете приводится перечень подтверждающих документов по расходам сотрудника. Такими документами могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции и т.п.

Имейте в виду, авансовый отчет составляется в каждом случае, если расходы оплачены сотрудником. При этом генеральный директор компании также является сотрудником. Поэтому даже если других работников в ООО нет, директор все равно обязан составлять авансовый отчет по своим расходам на нужды фирмы. Предприниматель, работающий в одиночку, сам для себя сотрудником не является, а потому авансовые отчеты не составляет. Ему достаточно просто выписать расходный ордер.

Ведение кассы в сервисе «Моё дело» осуществляется автоматически на основании операций, отраженных в разделах «Деньги» и «Касса», а сформировать авансовый отчет можно в разделе «Документы». Формируемые печатные формы этих документов полностью учитывают все требования законодательства.

Сведения обо всех приходных и расходных кассовых ордерах заносятся в кассовую книгу. В ней указываются реквизиты ордеров, суммы, на которые они выписаны, а также ФИО получателя или плательщика. По всем операциям с наличными ведется одна кассовая книга.

Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошиты, а их общее количество заверено подписью и печатью.

Листы кассовой книги распечатываются в двух экземплярах. Первые экземпляры сшиваются между собой. Они собственно и являются кассовой книгой. Ко вторым экземплярам листов подшиваются кассовые документы: приходные и расходные ордера. Сшивать их не нужно. Эти вторые экземпляры с кассовыми документами называются отчетом кассира.

Имейте в виду, заменить кассовую книгу КУДИР нельзя. У этих книг разное назначение. Поэтому следует отдельно вести и КУДИР, и кассовую книгу.

С 1 июня 2014 года было введено послабление для ИП, не имеющих сотрудников. Исключительно для них установлено освобождение от ведения кассовой документации: приходных и расходных ордеров, а также кассовой книги. Однако это исключение не действует, если ИП рассчитывается наличными с организациями или другими ИП – в отношении таких расчетов оформлять ордера и книгу по-прежнему обязательно.

В сервисе «Моё дело» формирование кассовой книги происходит в автоматическом режиме на основании операций, отраженных в разделе Деньги. Вам остается только нажать на кнопку, и кассовая книга будет сформирована и готова к распечатке.

Лимит остатка кассы – это максимальная сумма наличных, которая может находиться в кассе. Деньги сверх лимита должны сдаваться в банк. С 2014 года установление лимита кассы стало добровольным.

Если Вы решите установить лимит, нужно будет составить в свободной форме расчет, обосновывающий его. Полученное значение лимита утверждается приказом. Ни согласовывать лимит, ни уведомлять о нем никакие ведомства не нужно. При необходимости установленный лимит можно в любой момент пересмотреть и изменить.

Поскольку установление лимита кассы дело добровольное, лимит можно не устанавливать вовсе. В этом случае хранить в кассе можно столько наличности, сколько это Вам необходимо. Сдавать деньги в банк в этом случае необязательно.

Раньше правильность работы с кассой проверяли банки. Но с 2012 года функции контроля кассовых операций перешли к налоговым инспекциям.

За несоблюдение кассовой дисциплины, а именно, отсутствие кассовых документов и кассовой книги, налоговики могут взыскать административный штраф. Для фирмы штраф составит от 40 000 до 50 000 рублей. Индивидуальных предпринимателей и руководителей ООО могут оштрафовать на 4 000 – 5 000 рублей.