Расчёт зарплаты, отпускных и больничных

Оформление документов начинается с момента приёма сотрудника на работу.

При устройстве на работу сотрудник должен предъявить паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, страховое свидетельство с номером СНИЛС и трудовую книжку. Работники-мужчины дополнительно предъявляют документы воинского учёта: военный билет или удостоверение призывника. С этих документов надо снять копии и хранить их в личном деле сотрудника.

Зарплата выплачивается пропорционально отработанному времени.

Сотрудники, принятые на неполный день или по совместительству, зарплату получают пропорционально установленной им ставке.

Например, сотруднику, работающему на полставки, зарплата платится в размере половины оклада, установленного для полной ставки.

В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях зарплата платится в повышенном размере – с применением районных коэффициентов и процентных надбавок. Их размер устанавливает Правительство. При этом местные власти могут их повысить.

Выплачивать зарплату полагается дважды в месяц. Конкретные дни выплаты Вы можете установить самостоятельно. Эти даты прописываются в трудовом договоре. При задержке выплаты зарплаты, работнику полагается компенсация. Она рассчитывается как 1/300 ставки рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.

Расчет зарплаты в сервисе «Моё дело» не вызовет затруднений даже у новичка. Достаточно заполнить карточку сотрудника условиями его работы. Сервис сам напомнит, когда и сколько платить.

Существует особенность в отношении выплаты зарплаты директору.

Порядок оплаты труда руководителя зависит от того, является ли он учредителем компании. Если директор наемный и доли в уставном капитале не имеет, либо на должность руководителя назначен один из нескольких учредителей, выплачивать ему зарплату обязательно.

У директора-единственного учредителя есть несколько оснований зарплату себе не платить. Во-первых, отсутствие зарплаты он может аргументировать тем, что все деньги направляет на развитие бизнеса. Во-вторых, такой директор вполне может рассчитывать на дивиденды вместо зарплаты. И, наконец, в-третьих, обязанность платить зарплату – это условие трудового договора. А он с единственным учредителем не заключается.

Стоит отметить, что эти аргументы не являются гарантированным способом избежать зарплатных выплат. Тем не менее, в совокупности они вполне могут быть приняты проверяющими.

Премии могут выплачиваться как за достижение определенных результатов (например, за увеличение объема продаж), так и к праздничным или памятным датам, либо вообще без какого-либо повода.

Порядок назначения премий сотрудникам должен быть предусмотрен в трудовом договоре с работником или во внутреннем документе фирмы. Таким документом может служить, например, Положение о премировании. Важный момент, условия премирования распространяются на всех сотрудников, даже тех, кто пока находится на испытательном сроке.

Премии могут назначаться как в фиксированной сумме, так и в процентах к окладу.

В сервисе «Моё дело» Вы без труда рассчитаете любую премию. При этом документы по ее выплате будут сформированы автоматически.

Всем работникам полагается отпуск. Продолжительность отпуска за каждый отработанный год составляет 28 дней. Отпуск можно делить и отгуливать по частям. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 дней. Остаток отпуска можно дробить на любые по продолжительности части.

Отсчет периода, дающего право на отпуск, начинается с момента заключения трудового договора. В первый год сотрудник вправе претендовать на отпуск через 6 месяцев после начала работы. По соглашению работника и работодателя отпуск можно дать и раньше.

За время нахождения сотрудника в отпуске за ним сохраняется рабочее место и его средний заработок. Средний заработок рассчитывается за 12 месяцев, предшествовавших наступлению отпуска. Это, так называемый, расчетный период.

Для расчета отпускных определяется заработок сотрудника за расчетный период. Полученная сумма делится на 12 месяцев и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Таким образом, получается средний дневной заработок. Остается только умножить его на количество календарных дней отпуска.

Бывает, что расчетный период отработан сотрудником не полностью. Например, если он начал работать не с начала месяца, или какое-то время находился на больничном. В этом случае расчет отпускных проводится с учетом фактически отработанных дней расчетного периода. Количество дней в полностью отработанных месяцах принимается равным 29,3. Чтобы посчитать количество дней в неполностью отработанном месяце надо среднемесячное число календарных дней разделить на фактическое количество календарных дней в месяце и умножить на количество отработанных дней. Приведем пример. Допустим, в расчетный период попал март, однако сотрудник был принят на работу со 2 марта. В этом случае количество дней, принимаемых при расчете отпускных, будет рассчитано так: 29,3 / 31 * 30 = 28,4.

Пользователи сервиса «Моё дело» могут не вникать в эти тонкости. Ведь расчет отпуска в сервисе полностью автоматизирован. Сервис сам рассчитает количество дней расчетного периода и средний дневной заработок. Останется лишь сформировать платежку и перечислить отпускные.

Отпускные сотруднику нужно выплатить не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала отпуска.

Заменить отпуск компенсацией нельзя. Компенсация неотгуленного отпуска выплачивается только при увольнении.

Сотрудник может уйти в отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет). Дни такого отпуска не оплачиваются.

Под зарплатными налогами подразумеваются налог на доходы (НДФЛ), который удерживается при выплате зарплаты, и страховые взносы во внебюджетные фонды.

НДФЛ удерживается работодателем непосредственно при выплате зарплаты. Работодатель должен оплатить его в бюджет не позднее следующего дня. Основная ставка НДФЛ составляет 13%. Если работник не является резидентом РФ, налог с его дохода составит 30%. Отдельные виды доходов, такие как призы, материальная выгода и т.п., облагаются НДФЛ по повышенной ставке 35%.

Страховые взносы платятся на счет работодателя. Взносы оплачиваются в разбивке по внебюджетным фондам:

• 22% на страховую часть в ПФР;
• 5,1% в ФФОМС;
• 2,9% в ФСС на случай нетрудоспособности.

Дополнительно в ФСС платятся взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Их ставка устанавливается персонально для каждого работодателя в зависимости от его вида деятельности. Все организации и ИП-работодатели обязаны ежегодно подавать в ФСС документы на подтверждение своего вида деятельности. Если этого не сделать, фонд может установить максимальную ставку взносов.

Для отдельных видов деятельности законодательство предусматривает пониженные ставки взносов.

Зарплатные выплаты и налоги с них включаются в состав расходов при расчете налога по УСН с объектом «доходы минус расходы». Исключение – непроизводственные премии, то есть те премии, которые не связаны с деятельностью компании (например, к памятным и праздничным датам).

Налоговый календарь сервиса «Моё дело» заблаговременно напомнит о необходимости заплатить или отчитаться по зарплатным налогам. Суммы налога будут рассчитаны автоматически, а мастер формирования отчетности пошагово сформирует любой отчет.

Если работник заболел, ему вместо зарплаты оплачивается пособие по нетрудоспособности. Основание для его выплаты – больничный лист.

Всю сумму пособия сотруднику выплачивает работодатель. Однако за счет фирмы оплачиваются только первые три дня болезни. Оплаченное пособие за остальные дни организации возместит ФСС.

При выплате пособия удерживается НДФЛ. Страховые взносы с больничного не платятся.

Больничный, как и отпускные, рассчитывается по среднему дневному заработку. Однако в расчете больничного есть целый ряд нюансов.

Во-первых, расчетным периодом для оплаты больничного являются два года, предшествующие наступлению болезни. Для определения среднего дневного заработка нужно доход сотрудника за этот период разделить на 730 дней.

Случается, что работник заболевает до того, как проработал два года. В этом случае размер его заработка определяется на основании справок по форме 182н с предыдущих мест работы.

Во-вторых, на расчет больничного влияет стаж сотрудника:

• если стаж 8 лет и более, больничный оплачивается полностью;
• если стаж от 5 до 8 лет, пособие составит 80% среднего заработка;
• если стаж менее 5 лет, больничный составит 60% среднего заработка;
• если стаж менее полугода, больничный рассчитывается, исходя из МРОТ.

В последнем случае сумма МРОТ умножается на 24 месяца и делится на 730 дней.

В-третьих, существует максимальный размер пособия. Он ограничивается предельным размером базы для расчета взносов. То есть в расчет берется средний заработок, но не больше той суммы, с которой были оплачены взносы в ФСС. Для расчета больничного в 2016 году предельные суммы заработка составляют:

• за 2014 год – 624 000 руб.;
• за 2015 год – 670 000 руб.

Расчет больничных в сервисе «Моё дело» полностью автоматизирован.

Возместить оплаченные больничные из ФСС можно, уменьшив на сумму пособия текущие платежи по взносам, или получив возмещение деньгами на расчетный счет.

Чтобы получить возмещение деньгами в ФСС подается заявление и расчет по начисленным и оплаченным взносам (форма 4-ФСС).Дополнительно ФСС, как правило, просит предоставить копии больничного листа, приказа о приеме на работу, трудовой книжки и трудового договора, расчет по выплате больничного и пр. кадровые документы.

На сумму больничного, оплаченного за счет фирмы (за первые 3 дня болезни), можно уменьшить налог по УСН. Пособие включается в состав расходов на УСН «доходы минус расходы» или напрямую вычитается из суммы налога на УСН «доходы». Пособие, оплаченное за счет ФСС, налог не уменьшает. При этом полученное в дальнейшем возмещение не включается в состав доходов.

При увольнении сотрудника в последний день его работы с ним проводятся окончательные взаиморасчеты. Ему выплачивается:

• зарплата за отработанное время;
• компенсация неиспользованного отпуска.

Компенсация рассчитывается в том же порядке, что и отпускные. Только средний дневной заработок нужно умножать на количество дней накопившегося и не отгуленного к моменту увольнения отпуска.

При увольнении по сокращению работнику дополнительно полагаются:

• выходное пособие;
• оплата периода трудоустройства – предполагается, что этот период составит два месяца с момента увольнения.

Эти выплаты рассчитываются в размере среднего месячного заработка сокращенного сотрудника.

Выходное пособие засчитывается в счет оплаты первого месяца поиска работы. Если сотрудник принесет справку из службы занятости, ему полагается оплатить третий месяц. Если сотрудник устраивается на работу до истечения этого срока, выплаты прекращаются.

В сервисе «Моё дело» достаточно отразить факт и основания увольнения в карточке сотрудника. Все необходимые выплаты сервис рассчитает сам.