Регламент и порядок электронного документооборота

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

25.01.2018

Регламент и порядок электронного документооборота

25.01.2018              № 25-Р

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент электронного документооборота разработан и утвержден для применения в ООО "Бета".

1.2. Настоящий Регламент обязателен к применению всеми подразделениями ООО "Бета".

1.3. Настоящий Регламент устанавливает единые требования к организации работы с документами, получаемыми и отправляемыми с помощью системы электронного документооборота (СЭД).

1.4. В настоящем Регламенте в качестве электронных документов рассматриваются служебно-информационные документы.

1.5. Настоящий Регламент распространяется на организацию работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью СЭД, включая их подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение.

1.6. Для целей настоящего Регламента устанавливаются следующие термины и определения:

              – электронный документооборот (ЭДО) – организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов;

              – электронный документ (ЭД) – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого по содержательной части именованного файла, доступный для последующей обработки, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи;

              – пакет электронных документов (пакет) – один или более ЭД;

              – электронное сообщение (ЭС) – логически целостная совокупность данных, имеющих смысл для участников информационного взаимодействия, закодированная способом, позволяющим обеспечить ее обработку средствами вычислительной техники, передачу по ТКС и хранение на машиночитаемых носителях информации;

              – документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

              – отправитель электронного документа (отправитель) – физическое или юридическое лицо, которое направляет ЭД;

              – получатель электронного документа (получатель) – физическое или юридическое лицо, которому отправлен ЭД;

              – доставка электронного документа (доставка) – физический процесс перемещения ЭД от отправителя к получателю.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Электронный документооборот включает в себя:
– формирование электронного документа;
– проверку электронного документа;
– отправку и доставку электронного документа;
– подтверждение получения электронного документа;
– учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);
– хранение электронных документов (ведение архивов электронных документов).

2.2. Формирование электронного документа осуществляется в следующем порядке:
– формирование электронного документа в виде именованного файла;
– подписание сформированного электронного документа в виде именованного файла.

2.3. Сформированный ЭД имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия в случае его надлежащего оформления в соответствии с настоящим Регламентом.

2.4. С целью уменьшения объемов передаваемой информации при транспортировке электронных документов могут использоваться специальные алгоритмы сжатия информации.

2.5. Все юридические действия, оформляемые посредством электронных документов в соответствии с настоящим Регламентом, признаются совершенными в письменной форме и не могут быть оспорены только на том основании, что они совершены в электронном виде.

2.6. После получения электронного документа получатель обязан направить отправителю такого документа подтверждение о получении электронного документа.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТУПАЮЩИМИ ЭД

3.1. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции все документы проверяются на наличие вирусов, проверяется их читаемость и полнота.

3.2. Электронное сообщение считается поступившим после проверки подлинности и возможности его воспроизведения.

3.3. Прием корреспонденции (просмотр СЭД) осуществляется не реже двух раз в день.

3.4. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении в нерабочие дни.

3.5. Все поступившие ЭД регистрируются в журнале учета поступившей по СЭД корреспонденции.

3.6. Регистрация документов производится в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении в нерабочие дни.

3.7. После регистрации в журнале учета полученные ЭД передаются в делопроизводство ООО "Бета" с обязательной отметкой в журнале учета.

3.8. При получении электронного документа получатель направляет отправителю такого документа подтверждение о получении электронного документа. Подтверждение направляется в форме электронного сообщения.

3.9. В подтверждении должны быть указаны уникальный входящий номер ЭД, дата и время получения электронного документа.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ ЭД

4.1. К документам, отправляемым по СЭД, предъявляются следующие требования:
– документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифта Times New Roman и не должны содержать графических изображений;
– в верхнем правом углу должно быть указано "Передано по СЭД";
– документ содержит учетную информацию о регистрации в делопроизводстве.

4.2. При отправке документов предварительно производится проверка их достоверности и учет в журнале отправляемой по СЭД корреспонденции.

4.3. Документы, подлежащие отправке по СЭД, обрабатываются и отправляются в день их поступления либо, как исключение, не позднее следующего рабочего дня.

4.4. С помощью СЭД осуществляется оперативная передача информации в виде:
– приказов и распоряжений;
– указаний и писем;
– электронных сообщений;
– телеграмм и телефонограмм.

5. КОПИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Копии ЭД создаются на бумажном носителе и заверяются собственноручной подписью лица, являющегося отправителем или получателем электронного документа.

5.2. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указания на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

6. ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Все электронные документы должны храниться в течение сроков, предусмотренных внутренними документами ООО "Бета" (не менее пяти лет) Электронные документы должны храниться в электронных архивах.

6.2. Электронные документы должны храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

6.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующего программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и документами.

6.4. Обязанности хранения электронных документов возлагаются на участников ЭДО.

6.5. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов участники ЭДО назначают ответственное лицо.

6.6. Электронные архивы подлежат защите от несанкционированного доступа, непреднамеренного уничтожения и (или) искажения.

7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ЭД

7.1. Соблюдение требований информационной безопасности при организации ЭДО обеспечивает:
– конфиденциальность информации (получить доступ к информации может получить только определенный круг лиц);
– целостность передаваемой информации (гарантирование, что данные передаются без искажений и исключается возможность подмены информации);
– аутентификацию (когда передаваемую информацию может получить только то лицо, кому она предназначена, а отправителем является именно тот, от чьего имени она отправлена).

7.2. Требования по информационной безопасности при организации электронного документооборота реализуются посредством применения программно-технических средств и организационных мер.

Настоящий Регламент составила:

Главный бухгалтер _________________________ Ю.В. Серебрякова