Сотрудничество с самозанятыми позволяет предпринимателю привлекать исполнителей без найма в штат: не нужно платить страховые взносы и удерживать НДФЛ. Оформить отношения можно гражданско-правовым договором — трудовой договор в этом случае не нужен. Разберём, что выбрать, что обязательно указать, как принимать чеки и акты — и как не допустить, чтобы налоговая или трудовая инспекция переквалифицировала такие отношения в наёмные.
С 2026 года правила работы с самозанятыми не изменились принципиально, но налоговая стала внимательнее проверять именно признаки скрытых наёмных отношений — поэтому оформлению документов стоит уделить больше внимания, чем раньше.
Кто такой самозанятый и зачем ИП с ним сотрудничать
Самозанятый — это физлицо или индивидуальный предприниматель, перешедший на налог на профессиональный доход (НПД). Правовой статус самозанятого регулирует закон № 422-ФЗ: он платит налог сам, без работодателя, а заказчик не выступает налоговым агентом и не обязан платить за него страховые взносы. Это и делает сотрудничество с самозанятыми выгодным: ниже документооборот, меньше налоговая нагрузка, не нужно оформлять штатного сотрудника под разовую задачу.
Работа самозанятых оформляется гражданско-правовым договором, а не трудовым — это меняет обязательства обеих сторон. Самозанятый сам определяет, когда и как выполнить задачу, а заказчик оплачивает результат, а не процесс.
Самозанятый работает на себя и сам отвечает за уплату налога — заказчик в это не вмешивается. Самозанятый вправе одновременно оказывать услуги нескольким заказчикам, и это не создаёт для него ограничений, в отличие от штатного сотрудника, у которого обычно один работодатель. У самозанятого нет фиксированного оклада: он получает оплату за результат, который прописан в документе, а не за отработанные часы.
Важно понимать разницу в терминах: самозанятый — это налоговый статус на НПД, а не организационно-правовая форма. Самозанятым может быть и обычное физлицо, и индивидуальный предприниматель — принципы сотрудничества с самозанятыми в обоих случаях похожи, но есть нюансы, которые разберём ниже.
Сделайте самостоятельное ведение бухгалтерии проще с сервисом «Моё дело». Весь учёт в одной системе: налоги, отчётности, кадры, торговля и управление финансами. Подключиться к системе бесплатно
Как проверить статус самозанятого перед заключением договора
Перед началом работы нужна проверка статуса — убедиться, что исполнитель действительно самозанятый на дату оказания услуг, а не только на дату подписания документов.
Сделать это можно бесплатно на сайте ФНС или через приложение «Мой налог» — сервис покажет актуальный статус по ИНН. Проверять статус стоит и в день каждой оплаты: если самозанятый снялся с учёта НПД, вся сумма выплаты становится доходом физлица, с которого нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Если самозанятый теряет право на НПД в середине месяца, заказчику важно узнать об этом как можно раньше — иначе не получится вовремя пересчитать налоги.
Самозанятый обязан сам уведомлять заказчиков о смене статуса, но на практике это происходит не всегда, поэтому проверку стоит повторять перед каждой крупной выплатой. Помимо приложения «Мой налог», подтвердить статус можно официальной справкой по форме КНД 1122035 — самозанятый формирует её самостоятельно и передаёт заказчику.
Отдельно стоит убедиться, что деятельность исполнителя не входит в перечень запрещённых видов деятельности для НПД — например, добыча и продажа полезных ископаемых.
Какой договор заключить с самозанятым
С самозанятым заключают гражданско-правовой договор (ГПХ) — чаще всего это договор оказания услуг или договор подряда. Договор оказания услуг подходит для регулярных задач без материального результата (консультации, маркетинг, дизайн), договор подряда — когда есть конкретный измеримый результат (ремонт, монтаж, разработка сайта). Возможен и разовый договор на одну задачу, и рамочный договор с несколькими заданиями в рамках одного долгосрочного сотрудничества.
Самозанятый может параллельно выполнять задачи для нескольких заказчиков по разным договорам — закон этого не запрещает, а деятельность одного самозанятого не привязана к одному контрагенту. Для заказчика это означает, что самозанятый не обязан работать только с ним и вправе в любой момент отказаться от новой задачи.
Что обязательно указать в договоре с самозанятым
В договоре должны быть:
- предмет — какую именно услугу или работу выполняет исполнитель;
- порядок выполнения работы — этапы, промежуточные результаты и способ связи сторон;
- стоимость услуг самозанятого и порядок оплаты — сумма, срок и способ (обычно безналичный перевод). Это вознаграждение по гражданско-правовому договору, а не заработная плата, поэтому взносами оно не облагается;
- порядок приёмки — как заказчик принимает результат и в какой срок подписывает акт;
- срок действия договора;
- ответственность сторон за нарушение условий;
- основания расторжения.
Отдельным пунктом стоит указать, что исполнитель применяет НПД и обязан предоставлять чек по каждой оплате, а также прописать порядок действий, если он утратит право на применение этого налогового режима в течение срока действия договора.
У заказчика не возникает обязанность платить страховые взносы или удерживать НДФЛ за исполнителя — эта обязанность сохраняется только у работодателя по трудовому договору со штатным сотрудником. Трудовой договор в этой ситуации не нужен вовсе.
Бухгалтерия отнимает много времени? Делегируйте эту работу специалистам «Моего дела». Мы возьмём на себя ведение счётов, расчёты по налогам, сдачу отчётности и общение с ФНС. Оставить заявку
Особенности договора, если исполнитель — ИП на НПД
Если исполнитель зарегистрирован как ИП и применяет НПД, в документе указывают его данные как предпринимателя — ОГРНИП, реквизиты счёта. Такой предприниматель платит налог на профессиональный доход по тем же правилам, что и физлицо: лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год, чек формируется в том же приложении «Мой налог». Разница лишь в том, что предприниматель может совмещать статус плательщика НПД с другими своими сделками, где выступает именно как предприниматель, а не как самозанятый.
Самозанятый в статусе ИП отчитывается перед налоговой инспекцией так же, как физлицо на НПД, — отдельной декларации по этому доходу не требуется.
Самозанятый предприниматель может использовать один расчётный счёт и для обычной деятельности, и для доходов по НПД, если это не запрещено банком.
Особенности договора, если исполнитель — физлицо без статуса ИП
Если исполнитель — просто физлицо, применяющее НПД без регистрации как ИП, в документе указывают:
- паспортные данные,
- адрес регистрации,
- ИНН.
Заказчик всё равно не платит за такого исполнителя страховые взносы и не удерживает НДФЛ — это ключевое отличие сотрудничества с самозанятым физлицом от обычных отношений с человеком без специального налогового статуса.
Такое физлицо работает по гражданско-правовому договору на общих для самозанятых условиях: оно не обязано регистрировать ИП, чтобы применять НПД, если вид деятельности это позволяет. Как самозанятый, оно платит налог по тем же ставкам, что и предприниматель на НПД. Самозанятый как исполнитель ничем не хуже штатного специалиста, если задача разовая или проектная.
Как оформить оплату, чек и акт
После каждой оплаты самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику — в бумажном виде, по электронной почте или через мессенджер.
Чек самозанятого — главный документ, который подтверждает расход заказчика и защищает от переквалификации выплаты в доход физлица без статуса. Самозанятый формирует чек сразу после получения оплаты — приложение «Мой налог» присваивает документу номер и дату автоматически.
Если самозанятый забыл выдать чек, заказчик вправе потребовать его задним числом: обязанность сформировать документ не зависит от того, когда об этом попросили.
По итогам выполнения задачи стороны подписывают акт на выполненную работу (или акт оказанных услуг) — в нём фиксируют объём, сроки и качество результата. Закрывающие документы — договор, чек и акт — стоит хранить вместе; для организации документооборота удобно использовать электронную подпись, особенно если самозанятых у заказчика несколько.
Если для задачи нужны материалы и оборудование, стоит прямо прописать, кто их предоставляет — самозанятые обычно работают своими инструментами, но заказчик может компенсировать расходы отдельно. Если объём работы меняется в процессе, это стоит сразу отражать в переписке или дополнительном соглашении к договору.
Что грозит при работе с самозанятыми без должной осторожности
Основные риски работы с самозанятыми связаны с переквалификацией отношений в наёмные.
Налоговая или трудовая инспекция обращает внимание на признаки подмены трудовых отношений:
- постоянный график выполнения работы,
- рабочее место в офисе заказчика,
- ежемесячная одинаковая оплата вместо оплаты за конкретный результат,
- использование оборудования заказчика,
- прямое подчинение руководителю.
Если хотя бы несколько таких признаков совпадают, договор могут признать трудовым — с доначислением налогов, взносов и штрафом.
Договор, который фактически повторяет условия найма, инспекция может переквалифицировать и без явных признаков графика. Трудовой кодекс к отношениям с самозанятым не применяется, пока формат остаётся гражданско-правовым, — но как только появляются признаки штатной занятости, вероятность переквалификации резко возрастает.
Самозанятый, которого фактически интегрировали в рабочий процесс заказчика, может потерять налоговые преимущества НПД не меньше, чем сам заказчик, — доначисления возможны и по прошлым периодам. Самозанятый, который соблюдает условия гражданско-правового сотрудничества, не создаёт проблем ни для себя, ни для заказчика.
Отдельная опасность — привлекать в качестве самозанятого бывшего штатного сотрудника: закон прямо запрещает применять НПД по доходам от работодателя, если увольнение произошло менее двух лет назад. Сотрудничество с самозанятым без проверки его статуса создаёт лишние сложности и для заказчика, и для исполнителя.
Проверить документы с самозанятым на признаки переквалификации поможет юрист «Моего дела» Получить консультацию
Почему выгодна работа с самозанятыми
- Сотрудничество с самозанятыми экономит на страховых взносах и НДФЛ, снимает нагрузку по кадровому учёту и позволяет быстро привлекать исполнителей под конкретные задачи без долгосрочных обязательств штатного найма.
- Для сезонного или проектного бизнеса такой формат особенно удобен: заказчик платит только за фактический результат, а не за отработанное время.
- Самозанятый берёт на себя весь налоговый учёт по своим доходам, поэтому заказчику не нужно вести дополнительный кадровый учёт по каждому такому исполнителю.
- Чем больше самозанятых привлекает бизнес, тем заметнее экономия по сравнению со штатным персоналом.
- Самозанятый работает без отпусков и больничных за счёт заказчика — это тоже часть экономии.
Коротко о главном
- Сотрудничество с самозанятым оформляют гражданско-правовым документом — оказанием услуг или подрядом. Трудовой договор для этого не нужен.
- Перед началом стоит проверить статус исполнителя, в самом документе — прописать предмет, стоимость, порядок приёмки и ответственность сторон, а по каждой оплате получать чек из приложения «Мой налог» и подписывать акт.
- Чтобы не столкнуться с переквалификацией в наёмные отношения, избегайте признаков подмены: фиксированного графика, рабочего места в офисе и оплаты по времени, а не по результату.
Автоматический учёт документов, чеков и актов с самозанятыми — в интернет-бухгалтерии «Моё дело». Попробовать бесплатно
Часто задаваемые вопросы
Менять сам документ не обязательно, если его условия не противоречат правилам НПД (например, в нём нет условия о выставлении счетов-фактур с НДС). Но стоит уточнить у партнёра его новый налоговый статус и получать от него чек по каждой оплате вместо прежних закрывающих документов.
Можно заключить одно рамочное соглашение на длительный срок с несколькими задачами внутри него — закон это не ограничивает. Главное — по каждой оплате всё равно получать отдельный чек и, если это предусмотрено условиями, закрывающий акт.
Нет, если с момента увольнения прошло менее двух лет — доходы от бывшего работодателя в этот период не могут облагаться НПД. Самозанятый статус в этом случае не поможет обойти ограничение: оно снимается только по истечении двух лет.
