Счёт-фактура — ключевой документ для работы с НДС. От его заполнения зависит, сможет ли покупатель принять налог к вычету и избежать претензий при проверке. Рассказываем, в каких случаях оформляют СФ, какие бывают виды, как правильно заполнять документ и какие ошибки приводят к потере вычета.
Важно знать
- Счёт-фактура — это налоговый документ для НДС. Его оформляют при отгрузке товаров (работ, услуг) и при получении аванса. По нему покупатель принимает НДС к вычету.
- В 2026 г. счета-фактуры выставляют не только компании и ИП на ОСНО, но и пользователи УСН, если их доход за 2025 г. превысил 20 млн руб.
- Бывают счета-фактуры на отгрузку, авансовые, корректировочные и исправленные. Корректировочный применяют при изменении цены или объёма сделки, а исправленный — для устранения ошибок.
- Документ оформляют в течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса. Его можно оформить на бумаге или в электронном виде через ЭДО.
- Счёт-фактуру обязаны выставлять плательщики НДС. На УСН, АУСН и патенте документ не оформляют, а в операциях без НДС ставят пометку «Без НДС».
- В 2026 г. применяется ставка НДС 22%. В счёте-фактуре важно правильно указать ставку и сумму налога, а также реквизиты авансового счёта-фактуры при отгрузке в счёт предоплаты.
- Критические ошибки в счёте-фактуре (неверный ИНН, некорректная ставка НДС, непонятное наименование товара) лишают покупателя права на вычет. В таких случаях оформляют исправленный счёт-фактуру.
Сделайте самостоятельное ведение бухгалтерии проще с сервисом «Моё дело». Весь учёт в одной системе: налоги, отчётности, кадры, торговля и управление финансами. Подключиться к системе бесплатно
Что такое счёт-фактура и зачем он нужен
Счёт-фактура — это налоговый документ. Его выставляет продавец, который работает с НДС. Документ оформляют в двух случаях:
- когда отгружают товар, выполняют работы или оказывают услуги;
- когда получают аванс за будущую поставку.
Счёт-фактура нужен для НДС. По нему покупатель может принять налог к вычету. Если компания покупает товары или услуги для бизнеса и получает правильно оформленный документ, она уменьшает сумму НДС на сумму из счёта-фактуры.
Вычет дают только по корректно заполненному документу. Если из него нельзя понять, кто продавец и покупатель, какой товар отгружен, какая ставка и сумма НДС, инспекция откажет в вычете.
Когда компании перешли на электронные документы, получил распространение универсальный передаточный документ (УПД). Он совмещает два назначения:
- подтверждает отгрузку товара или оказание услуги;
- содержит данные счёта-фактуры для НДС.
Вместо накладной (или акта) и отдельного счёта-фактуры используется один документ. Его можно использовать для части операций или для всей работы с контрагентом. Если удобнее, стороны могут оформлять накладную и счёт-фактуру отдельно.
Виды счетов-фактур
Счёт-фактура на отгрузку. Его оформляют после отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. В документе указывают стоимость сделки и сумму НДС. Покупатель принимает НДС к вычету именно по этому счёту-фактуре.
Авансовый счёт-фактура. Его выставляют при получении предоплаты — полной или частичной. Продавец оформляет счёт-фактуру в течение 5 календарных дней после поступления денег. НДС считают с суммы аванса по расчётной ставке (например, 22/122 или 10/110).
Корректировочный счёт-фактура. Его оформляют, если цена или количество уже отгруженных товаров или услуг изменилась после сделки. Так бывает, когда стороны договорились о скидке или пересмотрели стоимость/ объем поставки. В корректировочном документе фиксируют разницу по цене и НДС. Для исправления ошибок такой документ не используют.
Исправленный счёт-фактура. Его составляют, если в исходном документе есть ошибка, из-за которой нельзя определить продавца, покупателя, товар или сумму НДС. Исправленный счёт-фактура оформляют заново: с новым номером и датой и пометкой об исправлении. Старый документ не применяют.
Любой счёт-фактуру можно оформить в электронном виде по договорённости с контрагентом. Документ создают в формате ФНС и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная версия имеет ту же юридическую силу, что и бумажная.
Кто и когда оформляет счёт-фактуру
Счёт-фактуру оформляет продавец, который платит НДС. Это компании и индивидуальные предприниматели на общей системе налогообложения или на УСН, не освобождённые от НДС. Документ выставляют при отгрузке товара, выполнении работ, оказании услуг или при получении аванса.
С 01.01.2026 г. НДС начинают платить и некоторые компании на УСН. Если доход за 2025 год оказался выше 20 млн рублей, бизнес с 2026 г. платит НДС и выставляет счета-фактуры покупателям.
Если лимит превысили уже в 2026 г., НДС и счета-фактуры начинают применять с первого числа месяца, который следует за месяцем превышения.
Срок оформления счёта-фактуры одинаковый для всех. Продавец выставляет документ в течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса.
Кто может не оформлять счёт-фактуру
Счёт-фактуру не оформляют те, кто не платит НДС. Это компании и предприниматели на УСН с доходом ниже лимита 20 млн руб, АУСН и патенте.
Если продавец платит НДС, а покупатель — нет, стороны могут договориться работать без счёта-фактуры. Для этого подписывают письменное соглашение по конкретной сделке.
Освобождение от НДС для компаний на ОСНО. Компания на общей системе может не платить НДС и не оформлять счета-фактуры, если выручка за три месяца не превышает 2 млн руб. без налога.
Для этого подают уведомление в налоговую и работают в таком режиме 12 месяцев. Если выручка остаётся в лимите, освобождение продлевают.
Операции без НДС. Есть виды деятельности, которые не являются объектом обложения НДС (ст.146 НК РФ) или освобождены от НДС (ст.149 НК РФ). В таких случаях счёт-фактуру не оформляют, а в документах ставят отметку «Без НДС».
К ним относятся:
- отдельные медицинские услуги;
- часть услуг общепита при выполнении условий;
- работы и услуги в сфере ЖКХ;
- перевозка пассажиров городским и пригородным транспортом;
- продажа российского ПО из реестра.
Расчёты с физлицами. Если покупатель — физическое лицо и платит наличными или картой, счёт-фактуру не оформляют. Основанием для учёта становится кассовый чек или бланк строгой отчётности. Продавец отражает НДС в книге продаж на основании сводного документа по продажам физлицам.
Бухгалтерия отнимает много времени? Делегируйте эту работу специалистам «Моего дела». Мы возьмём на себя ведение счётов, расчёты по налогам, сдачу отчётности и общение с ФНС. Оставить заявку
Как правильно оформлять счёт-фактуру
В счёте-фактуре должны быть все обязательные реквизиты. Если нет нужных данных или есть ошибки, покупатель не сможет принять НДС к вычету.
С 01.01.2026 г. основная ставка НДС — 22%. Для авансов используют расчётную ставку 22/122 — по ней выделяют НДС из полученной суммы.
Ставку определяют по дате отгрузки. Если отгрузка произошла 01.01.2026 г. и позже, применяется ставка 22%, даже если деньги пришли ещё в 2025 г.
С 2026 г. новое требование. Если товар отгружают в счёт ранее полученного аванса, в счёте-фактуре указывают номер и дату авансового счёта-фактуры. Это связывает предоплату с отгрузкой.
В электронном документообороте эти данные вносят в раздел «Сведения о сопроводительных документах»: в названии пишут «АСЧФ», далее — номер и дату. В бумажных счетах-фактурах можно вносить отдельную строку для указания авансового счёт-фактуры. Но это не будет ошибкой до тех пор, пока ФНС не утвердит новую форму счета-фактуры.
На практике сложности возникают, когда авансовых документов много или они выставлены задолго до отгрузки — в таких случаях важно правильно сопоставить их с отгрузкой.
С 2026 г. ИП больше не указывают данные свидетельства о регистрации. В счёте-фактуре указывают ОГРНИП и дату его присвоения — по ним предпринимателя идентифицируют в учёте и отчётности.
Реквизиты
Требования к счёту-фактуре установлены в статье 169 НК РФ. Документ принимают к вычету по НДС только тогда, когда в нём есть все обязательные реквизиты:
- номер и дата составления;
- данные продавца и покупателя: наименование, адрес, ИНН;
- наименование товара, работы или услуги, единица измерения, количество, цена и итоговая сумма;
- ставка НДС и сумма налога;
- страна происхождения и номер таможенной декларации — для импортных товаров.
По этим данным можно определить сделку, участников и сумму налога. Если отсутствует ключевой реквизит, покупатель не получает право на вычет.
В электронных счетах-фактурах и УПД реквизиты заполняют в полях, которые предусмотрены форматом ФНС. Для авансового счёта-фактуры используют раздел «Сведения о сопроводительных документах». В нём указывают:
- наименование документа — «АСЧФ»;
- номер авансового счёта-фактуры;
- дату его составления.
Так аванс связывают с последующей отгрузкой по одной операции. До обновления официальных форм отсутствие данных об АСЧФ не считается нарушением. После обновления эти реквизиты указывают на постоянной основе.
Выставление счёта-фактуры
- Шаг 1. Сформируйте документ.
- Счёт-фактуру создайте в бухгалтерской программе или в сервисе ЭДО.
- Тип выбирайте по ситуации: обычный, авансовый или корректировочный. От этого зависит, как операция отразится в учёте.
- Шаг 2. Проверьте и подпишите документ.
- Проверьте реквизиты: данные продавца и покупателя, список товаров или услуг, ставку НДС, сумму налога и итоговую стоимость. С 2026 г. используются новые ставки и обновлённые поля формы.
- Бумажный документ подписывает руководитель и главный бухгалтер, у ИП — сам предприниматель. Электронный счёт-фактуру подписывают УКЭП.
- Шаг 3. Передайте документ покупателю.
- Отправьте документ покупателю в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса.
- Если используете ЭДО, счёт-фактура уйдёт через систему обмена.
Обратите внимание:
В 2026 г. применяется ставка НДС 22% и обновлённый набор реквизитов. После обновления программ и сервисов ЭДО система должна:
- поддерживать ставку 22%;
- содержать строку 5б для указания авансового счёта-фактуры (АСЧФ);
- давать возможность указать ОГРНИП и дату присвоения для ИП.
Так документ заполняется корректно и без лишних исправлений при передаче контрагентам.
Подписание счёта-фактуры
Подпись подтверждает, что счёт-фактуру оформил продавец и что данные в документе совпадают с реальной операцией. Ответственность за информацию несёт тот, кто подписывает документ.
Кто ставит подпись:
- Организация — руководитель и главный бухгалтер. Право подписи можно передать сотруднику или представителю по доверенности.
- Индивидуальный предприниматель — сам предприниматель или его представитель по доверенности.
Если документ оформляет организация, заполняют строки для руководителя и главбуха. Строки для ИП остаются пустыми. Если счёт-фактуру выставляет ИП, он заполняет только свою строку.
В ЭДО счёт-фактуру подписывают УКЭП. Её ставит руководитель организации или предприниматель. Подпись главного бухгалтера в электронном документе не используется. Эта подпись равна обычной ручной подписи на бумажном документе.
Исправленные и корректировочные счета-фактуры подписывают по тем же правилам: у организации — руководитель и главный бухгалтер, у ИП — предприниматель или представитель по доверенности.
Частые ошибки и как их исправлять
Ошибки в счёте-фактуре могут повлиять на вычет НДС у покупателя. Есть ошибки, из-за которых документ не принимают к проверке, и есть мелкие неточности, которые не влияют на налоговый результат.
Критические ошибки. Из-за таких ошибок нельзя точно определить стороны сделки или условия поставки. В этом случае налоговая отказывает в вычете.
К ним относятся:
- неверные данные продавца или покупателя, в том числе ошибочный ИНН;
- неправильная ставка или сумма НДС, например, старая ставка вместо 22% в 2026 году;
- расплывчатое наименование товара или услуги, которое нельзя сопоставить с накладной или актом.
Ошибки, которые не влияют на вычет. Сделку можно установить, документы совпадают по сути, поэтому право на вычет сохраняется.
К таким ошибкам относятся:
- опечатки в адресе при корректном ИНН;
- отсутствие номера платёжного поручения;
- неточности в названии организации или ФИО предпринимателя.
Как исправляют ошибки. Для разных ситуаций используют разные документы.
| Документ | Когда используется | Особенности |
|---|---|---|
| Исправленный счёт-фактура | Для исправления ошибок в уже выставленном документе | Получает новый номер и дату, содержит отметку об исправлении. Ошибочный документ снимают с учёта |
| Корректировочный счёт-фактура | Для изменения стоимости, количества или условий после отгрузки | Отражает изменение сделки, а не исправление ошибки |
Если ошибка в ключевых реквизитах, действуют так:
- Оформляют новый исправленный счёт-фактуру.
- Регистрируют его в книге продаж.
- Аннулируют запись по старому документу.
- Передают исправленный экземпляр покупателю для внесения записи в книгу покупок.
Часто задаваемые вопросы
Бумажная подпись ставится на распечатанном документе. В организации счёт-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер, у ИП — сам предприниматель. Подпись подтверждает, что документ оформил продавец и что данные в нём совпадают с фактической операцией.
В электронном документообороте счёт-фактуру подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Её использует руководитель организации или предприниматель. Такая подпись по юридической силе равна рукописной. Подпись главного бухгалтера в электронном счёте-фактуре не применяется.
Перед подписанием сверяют ключевые реквизиты — по ним видно, кто участвует в сделке и какие условия указаны в документе.
Проверяют:
- данные продавца и покупателя: наименование, ИНН, КПП, адрес;
- номер и дату счёта-фактуры;
- наименование товара, работу или услугу, единицу измерения и количество;
- цену, итоговую сумму и ставку НДС (в 2026 году — 22%);
- сумму НДС и совпадение данных с накладной или актом;
- номер и дату авансового счёта-фактуры — если отгрузка в счёт предоплаты;
- ОГРНИП — для ИП.
Если реквизиты заполнены с ошибками или по документу нельзя однозначно установить сделку, вычет по НДС не принимают. Поэтому счёт-фактуру проверяют до подписания и отправки покупателю.
