Волонтёрская деятельность — это не просто помощь без оплаты, а важный инструмент для развития общества и поддержки значимых инициатив. Рассказываем, как оформить работу с волонтёрами, избежать налоговых рисков и грамотно вести учёт.
Что нужно запомнить
- Волонтёрская деятельность — это безвозмездная помощь, основанная на добровольности и пользе для общества, без заключения трудового договора.
- Волонтёр помогает организациям в проектах и акциях, а компании таким участием повышают свою социальную ответственность и командный дух.
- При компенсации расходов волонтёрам нужен договор, чеки и внутренние документы, иначе выплаты могут быть признаны оплатой труда.
- Поддержка может включать оплату проезда, питания, проживания, обучения и страхования, если это связано с участием в проекте.
- В бухгалтерии расходы оформляются через счета 76, 10, 20 и подтверждаются первичными документами, особенно в НКО с целевыми поступлениями.
- Налоговые льготы действуют только при документальном подтверждении — иначе компенсации облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
- Чтобы избежать ошибок, нельзя устанавливать волонтёрам график, регулярно платить деньги или оформлять отношения как с сотрудником.
Волонтёрство — это не просто помощь, а ресурс, который ценен и для общества, и для бизнеса. В России в добровольческой деятельности участвуют более 15 млн человек. Количество корпоративных программ растёт: компании и некоммерческие организации всё чаще привлекают волонтёров для решения социальных, экологических и культурных задач.
Такое сотрудничество выгодно обеим сторонам. Организация получает помощь, волонтёр — опыт, навыки и участие в значимых проектах.
Чтобы всё было законно, важно понимать, кто такой волонтёр с точки зрения закона, как оформить договор и какие расходы можно компенсировать без риска. Ошибки в оформлении приводят к доначислению налогов, штрафам и претензиям со стороны проверяющих.
Что такое волонтёрская деятельность
Волонтёрская (или добровольческая) деятельность — это безвозмездная помощь, которую люди оказывают по собственной инициативе. Она направлена на решение социальных, культурных, экологических и других общественно значимых задач.
Волонтёрство построено на трёх ключевых принципах: добровольность, безвозмездность и общественная польза — Федеральный закон № 135-ФЗ от 11.08.1995. Волонтёры могут участвовать в акциях, помогать на мероприятиях или поддерживать социальные проекты.
Для компаний волонтёрство становится частью корпоративной социальной ответственности. Программы корпоративного волонтёрства показывают, что бизнес разделяет общественные ценности и вносит вклад в развитие общества.
Активность улучшает репутацию, повышает лояльность клиентов и сотрудников, помогает развивать корпоративную культуру. Сотрудники получают возможность прокачать навыки командной работы, лидерства и коммуникации.
Для чего привлекают волонтёров
Для некоммерческих организаций волонтёры — это ресурс. Они помогают охватить больше людей, приносят свежие идеи и новые навыки. Это позволяет эффективнее реализовывать проекты.
Коммерческие организации добровольно участвуют в волонтёрских инициативах. Выстраивают связь с местным сообществом, повышают узнаваемость бренда и показывают, что компания берёт на себя социальную ответственность.
Правовой статус волонтёра: кто он для организации
Волонтёр — это человек, который помогает другим по собственной инициативе и без оплаты. Он — не сотрудник организации. Деятельность регулируется не трудовым, а гражданским законодательством.
С волонтёром не заключают трудовой договор. Поэтому на него не распространяются нормы ТК РФ:
- не нужно вносить запись в трудовую книжку;
- не требуется включать в штатное расписание;
- не начисляется зарплата и страховые взносы.
Когда всё-таки нужен договор
Если организация компенсирует расходы или волонтёру нужно подтверждение участия в проекте, заключают гражданско-правовой договор на безвозмездное выполнение работ или оказание услуг в общественно-полезных целях.
В договоре указывают цели и формы участия, права и обязанности сторон, порядок компенсации расходов, условия расторжения соглашения.
Волонтёр имеет право — ст. 17.1 Закона № 135-ФЗ:
- знать цели и задачи своей деятельности;
- получить компенсацию расходов, связанных с участием;
- быть поощрённым за вклад.
Организация обязана предоставить волонтёру необходимую информацию и ресурсы, соблюдать условия договора и требования закона, не раскрывать персональные данные без согласия.
Если работа связана с риском, организация проводит инструктаж по технике безопасности и выдаёт средства индивидуальной защиты.
Формы поддержки волонтёров: что разрешено и как оформить
Волонтёры работают без оплаты, но организации компенсируют часть или все расходы по желанию. Чтобы избежать налоговых и юридических рисков, соблюдайте правила.
Что можно компенсировать
Организация вправе компенсировать — ст. 17.1 Закона № 135-ФЗ:
- проезд до места выполнения работ и обратно;
- питание;
- проживание;
- спецодежду, оборудование, средства индивидуальной защиты;
- услуги связи, если они нужны для выполнения задач;
- медицинские услуги, если они необходимы для участия в мероприятиях;
- обучение, если оно является обязательным условием участия;
- добровольное медицинское страхование или страхование жизни и здоровья.
Как оформить компенсацию
Чтобы компенсировать расходы:
1. Заключите договор. В тексте укажите формы поддержки и порядок компенсации.
2. Получите подтверждающие документы:
- билеты, чеки, квитанции на проезд;
- чеки на питание;
- договор аренды или квитанции за проживание;
- документы об оплате медицинских услуг или обучения.
3. Оформите внутренний документ. Например, приказ руководителя или служебную записку.
Документы оформляйте на имя волонтёра и со всеми необходимыми реквизитами.
Что делать нельзя
Организация не вправе платить волонтёру вознаграждение, выдавать деньги без подтверждающих документов и компенсировать расходы, не связанные с деятельностью.
Нарушения приведут к переквалификации отношений в трудовые. Это повлечёт налоговые обязательства и необходимость уплатить страховые взносы.
Бухгалтерский учёт волонтёрской деятельности
Расходы на волонтёрскую деятельность включают компенсацию проезда, питания, проживания, спецодежды и другие необходимые затраты. В учёте такие расходы отражают по характеру операций.
Компенсация расходов:
- Дебет 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».
- Кредит 50 (или 51) «Касса» («Расчётный счёт»).
Покупка товаров и услуг для поддержки волонтёров:
- Дебет 10 «Материалы»
- Кредит 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»
Списание расходов, компенсированных волонтеру:
- Дебет 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы» или 91.2 «Прочие расходы»
- Кредит 10 или 60 или 76 — в зависимости от источника затрат.
Расходы должны подтверждаться первичными документами: чеками, квитанциями, актами выполненных работ и другими.
Учёт в некоммерческих организациях
Некоммерческие организации обязаны вести раздельный учёт целевых поступлений и расходов на уставную деятельность. Это важно, если используются пожертвования, гранты или субсидии.
Для учёта применяют:
- Счёт 86 «Целевое финансирование» — поступление средств на уставную деятельность.
- Счёт 20 «Основное производство» — расходы на реализацию программ и проектов.
Пример проводок:
- Поступление целевых средств: Дт 50, 51 / Кт 86.
- Использование средств по назначению: Дт 86 / Кт 76.
НКО обязаны подтверждать целевое использование средств документально и вести учёт в соответствии с установленными требованиями.
Налоговый учёт волонтёрской деятельности
При работе с волонтёрами учитывайте налоговые последствия.
Налог на прибыль
Расходы на проезд, питание и проживание волонтёров не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль — п. 16 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина № 03-03-06/3/16345 от 28.02.2023.
Если организация передаёт имущество или деньги СОНКО — некоммерческой организации из официального реестра, такие расходы учитывают как внереализационные, но не более 1% от выручки.
Упрощённая система налогообложения (УСН)
Если объект — «Доходы» (6%), расходы на поддержку волонтёров не учитываются. При этой системе расходы не влияют на налоговую базу.
На УСН «Доходы минус расходы» расходы на благотворительность неучитывают, если расходы не соответствуют ст. 346.16 НК РФ.
НДФЛ и страховые взносы
Перечень выплат волонтерам, не облагаемых, если они документально подтверждены и соответствуют установленным нормам — п.3.1 ст. 217 НК РФ:
- форменная и спецодежда, СИЗ, оборудование;
- проживание и проезд к месту деятельности и обратно;
- питание (не более 700 руб. в день);
- услуги связи;
- медицинские услуги, ДМС рисков жизни и здоровья.
Выплаты волонтерами не облагаются страховыми взносами (за исключением оплаты питания более 700 рублей в день) по п.6 ст. 422 НК РФ.
Если документы отсутствуют или выплаты превышают допустимые нормы, они считаются доходом, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Как избежать ошибок
Если волонтёр работает по графику, регулярно выполняет задания, подчиняется внутренним правилам и получает оплату, инспекторы признают такие отношения трудовыми. Это приведет к:
- доначислению НДФЛ и страховых взносов;
- штрафу за отсутствие трудового договора — до 100 000 рублей для юрлиц;
- обязанности выплатить отпускные и другие гарантии задним числом.
Чтобы этого не случилось, заключайте с волонтёрами договор о безвозмездной добровольческой деятельности. Важно, чтобы волонтёр сам выбирал время выполнения задач без установленного вами графика.
Выплаты оформляйте как разовые: по итогам работ или после завершения этапа. Не допускайте регулярных и одинаковых по сумме платежей — это может выглядеть как зарплата.
В бухгалтерии желательно вести отдельный учёт расходов на волонтёров. При проверке это поможет быстро подтвердить обоснованность затрат и избежать дополнительных вопросов.
