Чтобы налоговая не предъявила претензии за неправильное начисление зарплаты АУП, нужно:
1. учесть периоды нетрудоспособности и отпуска,
2. начислять премии и бонусы,
3. вычесть налоги.
А ещё всё это нужно правильно отразить в бухгалтерском и налоговом учётах. В статье разберём, как делать это правильно.
Важно для руководителя бизнеса
- Административно-управленческий персонал — это руководители высшего и среднего звена, бухгалтеры, юристы, кадровики и секретари.
- Начисление зарплаты — задача бухгалтера. При этом используют данные кадровых специалистов.
- АУП обычно устанавливается оплата труда исходя из фактически отработанного времени. А ещё у них есть премии за месяц, квартал или год.
- Чтобы посчитать расходы на оплату труда АУП, к окладам и премиям прибавьте ещё 30% на страховые взносы.
- Зона вашей ответственности — организовать выплату зарплаты 2 раза в месяц.
- Если по договорённости с работником вы оплачиваете НДФЛ за счёт компании, учитывайте, что с 2025 года повысятся ставки НДФЛ.
- Выплата зарплаты — зона повышенных рисков. Здесь нередки споры с трудовой инспекцией или с работниками.
Кто относится к административно-управленческому персоналу
Административно-управленческий персонал — это сотрудники-менеджеры, они управляют и организуют работу в компании. Это генеральный директор и его заместители, руководители отделов, бухгалтеры, юристы, кадровики и другие административные сотрудники.
Подробно об этом рассказали в отдельной статье.
К каким расходам относится зарплата административно-управленческого персонала
Заработная плата АУП — общехозяйственные расходы. К таким расходам относят отчисления взносов за сотрудников, расходы на оборудование, бухгалтерские программы, командировки, повышение квалификации, содержание и ремонт административных зданий, почтовые и канцелярские расходы. Все эти расходы не связаны напрямую с производственным процессом.
Общехозяйственные расходы отражаются на счетах учёта затрат, не связанных с производством товаров. Чаще всего их фиксируют на счёте 26 «Общехозяйственные расходы». А если это торговая компания, то на счёте 44 «Расходы на продажу».
Расходы на управление организацией и приобретение услуг для управления относят к расходам на оплату труда.
Какими бывают виды заработной платы у АУП
Вообще персоналу могут начслять зарплату четырьмя способами:
- по тарифу
- по окладу,
- по сдельным расценкам,
- в виде комиссионных, надбавок, премий и других выплат.
Для административно-управленческого персонала заработная плата рассчитывается по тарифу или окладу.
Для расчёта заработной платы используйте формулу:
З = (ОП / РД) × ОД
Где:
- З — зарплата за расчётный период;
- ОП — должностной оклад сотрудника с премиями;
- РД — количество рабочих дней в месяце;
- ОД — отработанные дни в расчётном периоде.
Например, если оклад сотрудника — 60 000 рублей, в месяце 20 рабочих дней, а сотрудник отработал 15 дней, расчёт будет таким:
ЗАРПЛАТА = (60 000/ 20) × 15 = 45 000 рублей
Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц — аванс за текущий месяц и расчёт за предыдущий. А начисление отражайте в бухрегистрах последним днём месяца.
Начисление премий и бонусов
Премии и бонусы начисляются на основании внутренних положений компании и трудовых договоров. Вот основные типы поощрительных выплат:
- Годовые премии. Выплачивайте по итогам года за выполнение планов или личные заслуги сотрудника.
- Квартальные и месячные премии. Начисляйте за выполнение задач в течение квартала или месяца.
- Разовые бонусы. Давайте за конкретные достижения или события. Например, заключение крупного контракта.
Премии и бонусы облагают налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами.
- НДФЛ. Сейчас ставка НДФЛ составляет 13% или 15% для резидентов РФ и 30% для нерезидентов. Пример: если сотруднику начислена премия в размере 100 000 рублей, сумма НДФЛ составит 13 000 рублей. Сотрудник получит на руки 87 000 рублей. С 2025 года вступает в силу новая прогрессивная шкала ставок НДФЛ. Процент налога будет зависеть от облагаемой суммы.
- Страховые взносы. Премии и бонусы включают в базу для расчёта страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. Если сотруднику начислена премия 100 000 рублей, то с этой суммы будут начислены страховые взносы по следующим ставкам: 22% на пенсионное страхование, 2,9% на социальное и 5,1% — на медицинское.
- Взносы на травматизм. Ставку по взносам назначает Социальный Фонд России. Платят компании и индивидуальные предприниматели, кроме плательщиков АУСН. Ставка — от 0,2 до 8,5 %.
Пример. Расчёт премии и налогообложения для сотрудника с месячной премией 50 000 рублей:
1. Начисление премии. 50 000 рублей.
2. НДФЛ. 50 000 × 13% = 6 500 рублей.
3. Страховые взносы:
- Пенсионное страхование 50 000 × 22% = 11 000 рублей.
- Социальное страхование 50 000 × 2,9% = 1 450 рублей.
- Медицинское страхование 50 000 × 5,1% = 2 550 рублей.
Итого. Сотрудник получит на руки 43 500 рублей (50 000–6 500), а общая сумма налогов и взносов составит 15 000 рублей (11 000 + 1 450 + 2 550).
записка-расчёт при увольнении
Компенсация по желанию сотрудника. Сотрудник может получить компенсацию за часть отпуска свыше 28 календарных дней. Если сотруднику полагается 35 дней отпуска в год, он может использовать 28 дней отпуска и получить компенсацию за оставшиеся 7 дней. Если средний дневной заработок 1 500 рублей, компенсация составит 10 500 рублей (1500 × 7).
Учёт компенсаций. Компенсации за неиспользованные отпуска отражают в бухучёте как расходы на оплату труда. Суммы компенсаций облагают НДФЛ и включают в базу для начисления страховых взносов.
Пример расчёта отпускных и компенсации при увольнении:
Расчёт отпускных. Сотрудник заработал 480 000 рублей за последние 12 месяцев и отработал 240 дней. Его средний дневной заработок: 480 000 / 240 = 2 000 рублей. За 14 дней отпуска сотрудник получит 28 000 рублей (2000 × 14).
Расчёт компенсации при увольнении. Сотрудник увольняется, у него остаётся 15 дней неиспользованного отпуска. Его средний дневной заработок 2 000 рублей. Компенсация составит 30 000 рублей (2 000 × 15).
Какие проводки использовать при отражении зарплаты АУП в бухучёте
Для учёта операций по зарплате используйте счёт 70. Начисление, удержание НДФЛ и выплата зарплаты отражаются следующими проводками:
- Начислена зарплата, отпускные, больничные и компенсации АУП: Дебет 26, 44 Кредит 70.
- Зарплата наличными: Дебет 70 — Кредит 50.
- Зарплата на банковские карты: Дебет 70 — Кредит 51.
- Удержание НДФЛ: Дебет 70 — Кредит 68.01.
- Перечисление НДФЛ в бюджет: Дебет 68 субсчёт «НДФЛ» — Кредит 51.
Как начисляются взносы с зарплаты: проводки
Начисление страховых взносов отражайте по дебету счетов 26, 44 — те же счёта, что и зарплата — и кредиту счёта 69 «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению». Перечисление взносов оформляйте проводкой: Дебет 69 — Кредит 51.
Как формируется удержание из заработной платы: проводки
Удержания отражаются по дебету счёта 70:
- НДФЛ: Дебет 70 — Кредит 68.01.
- Исполнительные листы: Дебет 70 — Кредит 76.
- Задолженность по займу: Дебет 70 — Кредит 73.01.
- Возмещение материального ущерба: Дебет 70 — Кредит 73.02.
- Алименты: Дебет 70 — Кредит 76; выплата алиментов: Дебет 76 — Кредит 51 (50).
Таблица с примерами проводок:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начисление зарплаты | 26, 44 | 70 |
| Удержание НДФЛ | 70 | 68.01 |
| Перечисление НДФЛ в бюджет | 68.01 | 51 |
| Начисление страховых взносов | 26, 44 | 69 |
| Перечисление взносов в фонды | 69 | 51 |
Для всех удержаний бухгалтеру необходимо основание: исполнительный листок, заявление сотрудника, бухгалтерские расчёты и другие документы.
Главное про начисление заработной платы административно-управленческому персоналу
- Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц.
- Правильно оформляйте бухгалтерские проводки и отчётность: начисление зарплаты, удержание НДФЛ, перечисление взносов и удержания из заработной платы.
- Все удержания проводите на основании исполнительных листов, заявлений сотрудников, бухгалтерских расчётов.
