Работа с государственным оборонным заказом (ГОЗ) требует строгого соблюдения законодательства и внимания к деталям. Неправильный учёт или ошибки в документах могут привести к штрафам, задержкам платежей и даже расторжению контракта. Разбираемся, как организовать учёт, вести документооборот и избежать распространённых ошибок.
Что нужно запомнить?
- Гособоронзаказ (ГОЗ) — это закупки товаров, работ и услуг для обороны и безопасности страны. Участвовать могут как крупные компании, так и малый бизнес, но нужно соответствовать требованиям закона и получить допуск.
- В ГОЗ участвуют три стороны: заказчик (государство), головной исполнитель (основной подрядчик) и кооперация (субподрядчики). Головной исполнитель отвечает за выполнение контракта и координацию всех участников.
- Для работы с ГОЗ требуется вести раздельный учёт операций. Это включает создание отдельной учётной политики (или отдельного раздела в действующей), распределение затрат и использование специальных субсчетов для каждого контракта.
- Исполнители ГОЗ обязаны сдавать специальную отчётность: о выполнении контракта, целевом использовании средств и налоговую отчётность. Регулярный контроль учёта помогает избежать ошибок и штрафов.
- Организация документооборота — ключевой момент. Важно хранить первичные документы, проверять их правильность и регулярно сверять данные с заказчиком. Это помогает избежать разногласий и проблем при проверках.
- Для упрощения работы с ГОЗ рекомендуется автоматизировать учёт, использовать шаблоны документов и обучать сотрудников. Это снижает риски ошибок и повышает эффективность выполнения контрактов.
Сделайте самостоятельное ведение бухгалтерии проще с сервисом «Моё дело». Весь учёт в одной системе: налоги, отчётности, кадры, торговля и управление финансами. Подключиться к системе бесплатно
Что такое гособоронзаказ (ГОЗ)?
Государственный оборонный заказ (ГОЗ) — это закупки товаров, работ и услуг для нужд обороны и безопасности страны. Заказчиком выступает государство, а исполнителями — компании, которые производят военную технику, разрабатывают технологии или предоставляют услуги.
ГОЗ — это не только военная техника. В рамках заказа могут закупаться обычные товары для армии: продукты питания, форма, лекарства, строительные материалы и даже услуги по обслуживанию техники.
Участвовать в ГОЗ могут как крупные предприятия, так и малый бизнес. Для этого нужно соответствовать требованиям закона и пройти процедуру допуска. Исполнители обязаны соблюдать условия контракта: сроки, объёмы и качество поставок.
Закупки в рамках ГОЗ регулируются Федеральным законом № 275-ФЗ от 29.12.2012. Он определяет, как формируются заказы, заключаются контракты и контролируется их исполнение.
Закупки часто проводятся через закрытые аукционы или прямые договоры с единственным поставщиком. Это связано с тем, что многие работы и товары имеют стратегическое значение и не подлежат публичному обсуждению.
ФЗ-275 устанавливает строгие правила учёта и отчётности. Исполнители обязаны вести отдельный учёт операций по ГОЗ. Это нужно, чтобы государство контролировало целевое использование бюджетных средств.
Кроме ФЗ-275, участникам ГОЗ нужно учитывать другие нормативные акты. Например, приказ Минпромторга № 334 от 08.02.2019 регулирует ценообразование. Также важно следить за изменениями в законодательстве, так как правила работы с ГОЗ регулярно обновляются.
Что нужно знать о сторонах гособоронзаказа?
В закупках участвуют три основные стороны: заказчик ГОЗ, головной исполнитель и кооперация головного исполнителя. Каждая из них выполняет свои функции и обязана соблюдать строгие требования закона.
Заказчик ГОЗ — это государственный орган или госкомпания, которая формирует требования к продукции, работам или услугам. Заказчик прописывает в контракте условия, включая сроки, объёмы и качество, а также контролирует их выполнение.
Головной исполнитель — это компания, которая берёт на себя основную ответственность за выполнение заказа. Она заключает контракт с заказчиком и координирует работу всех участников. Головной исполнитель должен соответствовать требованиям закона, включая наличие необходимых лицензий и допусков.
Кооперация головного исполнителя — это субподрядчики, которые помогают выполнить заказ. Они могут поставлять комплектующие, материалы или оказывать услуги. Кооперация обязана соблюдать условия контракта, включая сроки и качество. Головной исполнитель отвечает за действия всех участников кооперации перед заказчиком.
Бухгалтерия отнимает много времени? Делегируйте эту работу специалистам «Моего дела». Мы возьмём на себя ведение счётов, расчёты по налогам, сдачу отчётности и общение с ФНС. Оставить заявку
Как организовать раздельный учёт для ГОЗ?
Работа с государственным оборонным заказом требует вести раздельный учёт всех операций, связанных с выполнением контракта — пп.16 п.2 ст. 8 Федерального закона № 275-ФЗ от 29.12.2012. Правила раздельного учета для ГОЗ установлены Постановлением Правительства №47.
Как организовать систему, отвечающую требованиям:
1. Создайте отдельную систему учёта для ГОЗ. Первое, что нужно сделать — выделить операции по ГОЗ из общего учёта. Для этого создайте отдельную учётную политику, которая будет регулировать, как ведется учёт по оборонным заказам. Допускается не создавать отдельную учетную политику, а добавить в действующую соответствующий раздел. Включите в неё:
- правила учёта доходов и расходов;
- порядок распределения затрат;
- методы расчёта себестоимости.
Учётная политика должна соответствовать требованиям Федерального закона № 402-ФЗ, Федерального закона № 275-ФЗ от 29.12.2012 и приказа Минфина № 34н от 29.07.1998.
2. Ведите раздельный учёт затрат. Все расходы, связанные с выполнением ГОЗ, нужно учитывать отдельно. Для этого:
- Определите прямые затраты — те, которые напрямую связаны с выполнением контракта. Например, стоимость материалов, зарплата сотрудников, задействованных в проекте.
- Распределите косвенные затраты — те, которые относятся к нескольким проектам. Например, аренда офиса или коммунальные услуги. Их нужно распределить пропорционально выручке или другим показателям.
Для учёта подойдут привычные счета:
- Счёт 20 «Основное производство» — для учёта прямых затрат на выполнение ГОЗ: стоимость материалов, зарплата сотрудников, задействованных в проекте, и другие.
- Счёт 26 «Общехозяйственные расходы» — для учёта косвенных затрат, которые относятся к нескольким проектам: аренда офиса, коммунальные услуги и другие.
Но для детализации и раздельного учёта потребуется открывать специальные субсчета:
-
Откройте отдельные субсчета к счёту 20 для каждого контракта:
- 20.1 «Затраты по контракту № 123»;
- 20.2 «Затраты по контракту № 456».
-
Для учёта материалов используйте счёт 10 «Материалы» с субсчетами:
- 10.1 «Материалы для контракта № 123»;
- 10.2 «Материалы для контракта № 456».
Если получили предоплату от заказчика, учитывайте её на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» с открытием аналогичных субсчетов:
- 62.1 «Авансы по контракту № 123»;
- 62.2 «Авансы по контракту № 456».
Доходы от ГОЗ также нужно учитывать отдельно. Для этого открывайте субсчета к счёту 90 «Продажи» для отражения выручки по каждому контракту:
- 90.1 «Выручка по контракту № 123»;
- 90.2 «Выручка по контракту № 456».
3. Составляйте отчётность. Исполнители ГОЗ сдают специальную отчётность:
- отчёт о выполнении контракта;
- отчёт о целевом использовании средств;
- налоговую отчётность с учётом особенностей ГОЗ.
4. Контролируйте правильность учёта. Регулярно проверяйте, правильно ли ведётся учёт. Это поможет избежать ошибок и подготовиться к проверкам со стороны государства. Чтобы избежать ответственности, сверяйте учёт с первичными данными, проверяйте подтверждённость затрат и убедитесь, что авансы используются по назначению.
Учёт по ГОЗ — сложный и трудозатратный процесс, требующий автоматизации. Поэтому не рекомендуется вести его в ручном режиме. Лучше использовать специальные бухгалтерские программы, которые автоматизируют операции и расчёты. Рекомендуется нанять опытного бухгалтера, который уже работал с гособоронзаказами.
Не забывайте, что требования в области ГОЗ регулярно меняются. Поэтому выделяйте время и средства для ответственных специалистов, чтобы они проходили повышение квалификации. Это позволит актуализировать внутренние базы и избежать крупных штрафов.
Как избежать ошибок в документообороте и отчётности?
Постановка раздельного учёта не гарантирует выполнение требований, если внутри организации проблемы с документацией. Позаботьтесь об организации документооборота.
У вас должна храниться первичная документация, которая подтверждает сделки, связанные с ГОЗ: договоры с заказчиком и субподрядчиками, акты выполненных работ, накладные на материалы, платёжные поручения. Не менее важно, чтобы на руках были подтверждения затрат: счета-фактуры, кассовые чеки, зарплатные ведомости и другие.
Проверяйте, чтобы все документы оформлялись правильно, указывались необходимые реквизиты.
Полезные рекомендации для предпринимателей:
- Организуйтевнутренний контроль. Проверяйте документы и отчёты перед сдачей, чтобы избежать ошибок.
- Используйте шаблоны документов. Это поможет избежать опечаток и неточностей. Например, создайте стандартные формы актов и накладных.
- Проводите сверки с заказчиком. Регулярно согласовывайте данные по выполненным работам и оплатам. Это поможет избежать разногласий.
- Организуйте обучение для сотрудников. Убедитесь, что все, кто работает с документами, знают требования закона и правила оформления.
- Дублируйте важные документы. Храните бумажные и электронные копии в разных местах, чтобы избежать потери данных.
- Следите за авансами. Если вы получили предоплату, убедитесь, что она используется строго для выполнения контракта. Это требование статьи 8 ФЗ-275.
Организовать документооборот и отчётность по ГОЗ непросто, но с чётким планом и вниманием к деталям это становится выполнимой задачей.
