Правила внутреннего трудового распорядка — это трудовой кодекс в миниатюре. Определённый стандарт, который нужен, чтобы предотвращать возможные споры на рабочем месте. Закон обязует использовать ПВТР, но при этом не даёт чётких инструкций. Рассказываем, как их составить.
Правила внутреннего трудового распорядка и их назначение: главное
- Правила внутреннего трудового распорядка регулируют порядок работы компании в каждом аспекте. Они предусматривают взаимные права и обязанности, рабочий график, нормы дисциплины и ответственности за нарушения, основы деловой этики и другие параметров, если те важны для компании.
- ПВТР должны составить все, кроме микропредприятий.
- Главное назначение документа — предотвратить возможные споры, в том числе по поводам, которые не предусматривает Трудовой кодекс.
- Существует стандартное содержание ПВТР, которое можно расширить с учётом специфичных для компании условий работы. Главное, чтобы пункты правил не нарушали права сотрудников и не ухудшали их положение в сравнении с нормами законодательства.
Что такое правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это внутренний документ компании. В нём расписан порядок, по которому функционирует бизнес: нанимает и увольняет работников, организует их рабочий день, платит им зарплаты и так далее.
ПВТР призваны защитить интересы обеих сторон. Для сотрудников это понятная инструкция — что можно и чего нельзя делать, какие права им гарантируются, какие обязанности необходимо выполнять. Для работодателей — метод управления и защита интересов компании в рамках чётко установленных правил. Регламент помогает регулировать трудовые будни, законно привлекать к ответственности за опоздания, невыполнение рабочих обязательств и прочие нарушения.
Законодательная база: кому нужны правила трудового распорядка
Согласно статье 189 ТК РФ, трудовая дисциплина обязательна для всех сотрудников, и она предполагает следование принятым в организации правилам. В той же статье сказано, что этот порядок определяется принятыми в компании ПВТР.
Так что оформленный распорядок необходим всем работодателям. Исключение — микропредприятия, которые вправе от него отказаться. Вместо этого они могут прописать внутренний регламент в трудовых договорах, оформленных по форме из Постановления Правительства РФ от 27.08.2016 №858.
Когда микропредприятие разрастается и теряет свой статус, ему необходимо в общем порядке принять ПВТР в течение следующих 4 месяцев.
Если трудовая инспекция узнает, что в компании не приняты правила внутреннего распорядка, бизнес могут оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ:
- должностных лиц — на сумму от 1 до 5 тыс. рублей;
- компанию — на 30-50 тыс. рублей.
Хотя можно обойтись и предупреждением, но лучше не рисковать.
Структура и содержание правил внутреннего трудового распорядка
В законе нет строгой инструкции к содержанию ПВТР. Есть Приказ Роструда от 11.11.2022 №253. В приложении к нему даются рекомендации по каждому из обязательных разделов со ссылками на статьи ТК РФ, которые важно учитывать.
Основное требование к документу — чтобы он предотвращал разногласия в трудовых отношениях, дисциплинировал сотрудников и обеспечивал защиту интересов всех сторон. Расскажем об основных разделах, которые принято включать в правила.
Общие положения
Это общий раздел в самом начале, в котором указывают основы:
- соответствие правил нормам трудового законодательства;
- лица, которых касается регламент — сотрудники и руководство организации или ИП;
- назначение документа — защита прав всех участников трудовых отношений и профилактика конфликтов, которые Трудовой кодекс не предусматривает.
Если в силу специфики работы в Правилах упоминаются специфические, нетипичные для стандартных трудовых отношений термины, в общих положениях также стоит дать их определение.
Порядок трудоустройства и увольнения сотрудников
В главах 11-13 Трудового кодекса регламентированы общие правила, по которым сотрудников устраивают на работу и увольняют. Эти нормы следует учитывать и в ПВТР.
В этом разделе прописывают основные нюансы:
- Документы, необходимые для трудоустройства. Кроме паспорта, СНИЛС и трудовой для некоторых профессий нужны дополнительные документы. Например, о профильном образовании. Это можно указать здесь же. Важное правило — у сотрудников нельзя запрашивать документы, не предусмотренные статьёй 65 ТК РФ или иных соответствующих законах.
- Право сотрудников предоставлять информацию не только по трудовой книжке. Многие сотрудники перешли на электронные ТК, а впервые трудоустроенным с 2020 года их оформляют по умолчанию. Так что они не могут предоставить другому работодателю бумажный документ, вместо этого они передают справку СТД-Р, которую им выдали при увольнении на предыдущем месте.
- Условия испытательного срока. В ПВТР определяют, нужен ли испытательный срок и сколько он будет длиться. Условия испытательного срока также можно уточнить, но они не должны ухудшать положение нового сотрудника в сравнении с остальными и нарушать предусмотренные для этого периода нормы ТК РФ. Например, в большинстве случаев он не должен превышать 3 месяца, для главных бухгалтеров, руководителей и их замов — 6 месяцев.
- Порядок выдачи документов при увольнении. Если у сотрудника бумажная трудовая, в день увольнения её возвращают. Если электронная, вместо неё выдают справку СТД-Р. В ПВТР следует указать, что сотрудник получает документ по письменному заявлению.
Также для предотвращения споров стоит расписать порядок на случай, если у человека нет возможности прийти за документами при увольнении. Это актуально, с учётом того, сколько сотрудников сейчас работает удалённо и часто из других городов. Справку можно отправить в электронном виде или почтой.
Права и обязанности сторон
Каждый сотрудник вправе рассчитывать на трудовые гарантии — зарплату, безопасность на работе, страхование и прочие. При этом он обязуется выполнять функции, возложенные на него трудовым договором, следовать внутреннему распорядку и графику, соблюдать установленные нормы. А также добросовестно обращаться с рабочим имуществом и прочей собственностью работодателя.
Работодатель может требовать от сотрудников всё вышеперечисленное и применять взыскания в рамках закона, чтобы контролировать дисциплину. Взамен обязуется гарантировать сотрудникам их права. Задача руководителя — обеспечить сотрудников работой и создать условия, чтобы они могли её выполнять.
Сотрудники должны знать о том, какие правила и нормы действуют в компании. Своевременно их информировать — знакомить под подпись с локальными актами, изменениями в графике и т.д. — задача руководства.
Целиком взаимные права и обязанности сотрудников и работодателей прописаны в статьях 21 и 22 ТК РФ. ПВТР можно составлять, опираясь на них. Ограничивать права сотрудников и возлагать на штат излишние обязательства нельзя. К примеру, неправомерно заставлять их оставаться на рабочем месте во время обеда, устанавливать ограниченное время для похода в туалет и прочее.
Режим работы и время отдыха
Стоит подробно описать режим работы штата, чтобы все точно понимали:
- в какое время начинается рабочий день;
- сколько он длится и когда заканчивается;
- продолжительность рабочих смен в часах в течение недели.
Также необходимо перечислить все виды времени, которое считается нерабочим: перерывы в течение дня (их длительность, количество и другие подробности), нерабочие дни и выходные, основной и дополнительный отпуска.
Режим стоит расписать в том числе для должностей с ненормированным графиком или на удалёнке. Для дистанционных сотрудников можно определить:
- вид работы (постоянная, временная, комбинированная);
- адрес, на котором сотрудник будет работать (обычно это место проживания);
- порядок, в котором стороны поддерживают связь (через мессенджер, внутреннюю CRM, электронную почту);
- способ обмена документами — кроме электронных копий, работодателям обычно нужны оригиналы договоров, передаточных актов и других документов, которые можно отправить по почте или курьером;
- порядок, в котором работодатель будет сообщать сотрудникам об изменениях в распорядке и прочих внутренних актах.
Порядок оплаты
Следует указать, что заработную плату сотруднику начисляют на основании штатного расписания и в соответствии с принятым в компании порядком. Выдавать оплату нужно не реже двух раз в месяц, пропорционально отработанному времени.
Также необходимо уточнить:
- способ получения денег — наличными, на карту, на счёт и т.д.;
- форму оплаты — окладная часть, премии (с указанием параметров, по которым она начисляется), прочие виды вознаграждений.
Систему бонусов работодатели могут выстраивать по-своему, не обязательно ограничиваться тем, что предусматривает ТК РФ. Например, кроме премий, можно компенсировать обучающие курсы или занятия спортом. Главное, чтобы не было противоречий с законом.
Ответственность за нарушения
Важно указать, что именно считается нарушением, и прописать меры ответственности с учётом тяжести проступка. К примеру, нельзя сразу уволить человека за единственное незначительное опоздание. Крайняя мера допустима, если сотрудник серьёзно нарушает дисциплину — систематически приходит поздно или прогуливает, заявился на работу в нетрезвом состоянии, причинил вред к кому-то из других работников.
Также нельзя применять меры, не предусмотренные статьёй 192 ТК РФ. Например, вводить систему штрафов — это прямое нарушение. В качестве дисциплинарных мер руководство может сделать замечание, оформить выговор или уволить.
Прочие разделы
Любой бизнес вправе расширить стандартную структуру ПВТР, чтобы они в полной мере отражали специфику работы и предусматривали все возможные споры. Можно указать правила обращения с инструментами, техникой, формой, если это предоставляется работодателем. Прописать основы обращения с персональными данными. Добавить любые разделы и нормы, если они не ухудшают положение работников по сравнению с законодательством.
Как составить правила внутреннего трудового распорядка
- Разработать проект. Форму можно составить произвольно или взять за образец любой из доступных шаблонов, если он предусматривает все необходимые разделы. Стандартные пункты можно не прописывать детально, а дать ссылку на соответствующие статьи ТК РФ.
- Согласовать проект с профсоюзом, если он есть.
- Утвердить документ. Руководитель может выпустить приказ о принятии ПВТР или поставить гриф «Утверждаю» непосредственно на документе с правилами.
- Ознакомить с текстом правил сотрудников под подпись.
Вновь трудоустроенных знакомят с правилами до того, как они подпишут трудовой договор.
Типичные ошибки при введении ПВТР
Вот несколько распространённых ошибок работодателей, которые впоследствии часто приводят к конфликтам:
- Некорректное информирование. Недостаточно просто разместить правила на сайте или доске объявлений. Нужно ознакомить каждого сотрудника лично, убедиться, что он все прочитал и понял.
- Несоответствие действующим нормам ТК РФ и других законов. Внутренние акты не должны ухудшать положение сотрудников в сравнении с правами и обязанностями, которые им гарантирует законодательство.
- Отношение к ПВТР как к формальности. Документ должен отражать реальное положение дел в компании и использоваться на деле. Если что-то в процессах кардинально меняется — например, часть штата переводят на удалёнку, хотя до этого все работали только в офисе — соответствующие изменения нужно внести и в правила.
- Сложный язык и отсутствие конкретики. Это часто вытекающее из предыдущего пункта явление, когда документ оформляют просто, чтобы был. Составлять текст стоит понятно, конкретно, без «воды» и двусмысленных формулировок. В деловом стиле, но не слишком формально.
Также ошибки допускают, когда вносят в документ изменения. Здесь стоит следовать примерно тому же порядку, в котором документ вводили в действие: составить проект новой редакции, согласовать с профсоюзом, если он есть, утвердить со стороны руководства и ознакомить каждого сотрудника под подпись.
Часто задаваемые вопросы
Да, если в компании есть профсоюз, его в первую очередь знакомят с правилами внутреннего распорядка. Только потом руководитель утверждает документ, знакомит его с сотрудниками и вводит в действие.
Да. Иногда условия работы меняются, и это должно находить отражение в ПВТР. Порядок тут такой же, как если бы документ принимали впервые. Руководство оформляет новую редакцию, отправляет на ознакомление профсоюзов, утверждает и показывает персоналу.
Правила не должны нарушать права сотрудников, гарантированные им Трудовым законодательством. При составлении разделов стоит опираться непосредственно на ТК РФ или руководствоваться Приказом Роструда от 11.11.2022 №253. В приложении к нему есть краткое руководство по составлению правил — комментарии о каждом из обязательных разделов и статьи кодекса, которые нужно принять во внимание.
