Проверки трудовой инспекции проходят не только в крупных компаниях — они касаются и малого бизнеса. Рассказываем, как устроена ГИТ, что она проверяет, когда приходит и как подготовиться к визиту без стресса.
Что нужно запомнить
- Трудовая инспекция следит за тем, чтобы работодатели соблюдали трудовое законодательство, включая выплаты, охрану труда и оформление договоров.
- Проверки бывают документарные, выездные, плановые, внеплановые и профилактические. Основания — жалобы работников, данные других ведомств, риски по зарплате или самозанятым.
- Инспекция проверяет трудовые договоры, выплаты, графики работы, охрану труда, увольнение. Оценивается не только документация, но и фактическое соблюдение норм.
- Профилактические визиты носят консультационный характер. Они помогают работодателю понять требования закона и избежать санкций.
- Перед проверкой нужно навести порядок в документах, назначить ответственного, провести инструктаж сотрудников и подготовить подтверждающие бумаги.
- Если найдут нарушения, инспекция выдаст предписание и может оштрафовать. Размер санкций — до 200 000 руб. за серьёзные или повторные нарушения.
- При грубых нарушениях, опасных для жизни, суд может приостановить деятельность компании. Повторная проверка проводится после окончания срока устранения нарушений.
Что такое трудовая инспекция
Трудовая инспекция (Государственная инспекция труда, ГИТ) — это орган, который контролирует соблюдение трудового законодательства работодателями. Она входит в структуру Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) и работает через территориальные подразделения.
Задача инспекции — защищать трудовые права работников. Инспекторы проверяют, как работодатели соблюдают нормы ТК РФ и других актов, регулирующих трудовые отношения.
В зоне контроля — оформление трудовых договоров, своевременная выплата заработной платы, соблюдение продолжительности рабочего времени, условий труда и других обязательных требований. Деятельность ГИТ регулируется ТК РФ, в частности статьями 354-364.
Функции и полномочия трудовой инспекции
Контроль за соблюдением трудового законодательства. ГИТ проверяет, как работодатели исполняют требования ТК РФ и других нормативных актов, регулирующих трудовые отношения.
Обеспечение охраны труда. Инспекция следит за соблюдением правил безопасности, санитарных норм и условий труда на рабочих местах.
Проведение проверок. ГИТ проводит пять видов контрольных мероприятий:
- Документарные проверки - удаленный запрос документов у компании.
- Выездные проверки - сотрудники ГИТ выезжают на место работы.
- Плановые проверки — по утверждённому ежегодному графику.
- Внеплановые проверки — при поступлении жалоб или сведений о возможных нарушениях.
- Профилактические визиты — для предупреждения нарушений.
Рассмотрение обращений работников. Инспекция рассматривает жалобы работников о нарушении их трудовых прав. По результатам может проводить проверку и применять меры реагирования — ст. 356 ТК РФ.
Участие в разрешении трудовых споров. ГИТ вправе участвовать в разрешении индивидуальных и коллективных трудовых споров, в том числе как посредник или консультант.
Применение мер административного воздействия. Если инспекция выявляет нарушение, она может:
- выдать предписание об устранении;
- наложить административный штраф;
- приостановить деятельность работодателя до устранения нарушений в случае угрозы жизни и здоровью работников.
Виды проверок трудовой инспекции
Государственная инспекция труда проводит документарные, выездные, плановые, внеплановые проверки и профилактические визиты. Каждый из видов имеет особенности и проводится в определённых случаях.
Документарные проверки
Регулируются ст. 72 закона № 248-ФЗ, проводятся удаленно. Работодатель (компания или ИП) направляет запрошенные документы в инспекцию по электронной почте, обычной почтой, курьером или лично. Срок предоставления документов — 10 рабочих дней. Достаточно заверенных копий с подписью руководителя, ИП или доверенного лица. Если предоставленных документов окажется недостаточно для полной оценки, может быть назначена выездная проверка.
Выездные проверки
Регулируются ст. 73 закона № 248-ФЗ, производятся с выездом на место. Так ГИТ получила жалобу о невыдаче сотрудникам респираторов на предприятии по производству красок. Приедут проверяющие, чтобы оценить условия работы и задать вопросы сотрудникам.
Документарные и выездные проверки могут проходить в плановом и внеплановом режимах.
Плановые проверки
Плановая проверка — это регулярная инспекция, которую ГИТ проводит по утверждённому графику. Цель проверки — оценить, как работодатель соблюдает трудовое законодательство и обеспечивает охрану труда.
Периодичность проверок зависит от категории риска, присвоенной организации. Она отражает вероятность нарушения трудовых норм и возможные последствия для работников.
Проверки проводятся — постановление Правительства РФ № 1230 от 21.07.2021:
- раз в 2 года — при высоком риске;
- раз в 3 года — при значительном;
- раз в 5 лет — при среднем;
- раз в 6 лет — при умеренном;
- не проводятся — при низком.
Категория риска устанавливается ежегодно до 1 июля — на следующий календарный год.
Категории риска публикуют на сайте Роструда, в разделе «Планы проверок». Можно подать запрос в территориальное подразделение ГИТ — по заявлению отвечают в течение 15 рабочих дней.
Сводный план проверок публикуется на сайте Генеральной прокуратуры РФ. Введите ИНН или наименование организации в поисковую строку и проверьте результаты поиска.
До 2030 года введен мораторий на плановые проверки. Плановые проверки остались только в отношении компаний с категориями чрезвычайно высокого и высокого риска (например, опасные производства).
Внеплановые проверки
Внеплановая проверка — это проверка, которую ГИТ проводит вне графика. Её цель — оперативно отреагировать на возможные нарушения трудового законодательства.
Перед проведением проверки ГИТ обязана согласовать её с органами прокуратуры, за исключением случаев, когда речь идёт об угрозе жизни или здоровью работников. О проведении проверки работодателя уведомляют не менее чем за 24 часа до начала.
Профилактические визиты
Профилактический визит — это взаимодействие между ГИТ и работодателем для предотвращения нарушений трудового законодательства. В отличие от проверок, визит носит информационно-консультационный характер и не влечёт административных последствий.
Визит может проходить очно — с выездом инспектора в организацию, или дистанционно — через видеосвязь или мобильное приложение «Инспектор». Продолжительность визита не превышает 8 часов — п. 33 Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230.
По итогам визита инспектор не составляет протокол и не выносит предписание. Работодатель получает рекомендации по устранению недостатков. Если выявлены серьёзные нарушения, создающие угрозу жизни и здоровью работников, инспектор вправе инициировать внеплановую проверку.
Профилактический визит — это бесплатная консультация от инспектора, которая позволяет своевременно устранить риски. Это помогает избежать штрафов и других последствий при последующих проверках.
Что проверяет трудовая инспекция
Оформление трудовых отношений. Инспекция проверяет, заключены ли с работниками трудовые договоры и содержат ли они обязательные условия. В соглашении указывают должность, обязанности, условия труда, режим работы, размер зарплаты и другие сведения — ст. 57 ТК РФ. Отсутствие договора или его неправильное оформление считается нарушением трудового законодательства.
Выплата заработной платы. ГИТ контролирует своевременность и полноту выплат. Зарплата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц и не ниже установленного федерального или регионального МРОТ — статьи 136 и 133 ТК РФ. Задержки, частичные выплаты или выплата «в конверте» — нарушение закона.
Рабочее время и отпуск. Инспекция проверяет соблюдение норм продолжительности рабочего времени и предоставления отпусков. Работодатель обязан вести учёт рабочего времени (ст. 91 ТК РФ), предоставлять ежегодные отпуска не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) и соблюдать режим труда и отдыха сотрудников.
Охрана труда. Инспекция оценивает выполнение требований охраны труда. Проверяется наличие инструктажей, проведение обязательных медицинских осмотров, обеспечение средствами индивидуальной защиты и выполнение мероприятий по предотвращению производственного травматизма — ст. 212-214 ТК РФ.
Увольнение работников. ГИТ проверяет выполнение процедуры увольнения: наличие оснований, соблюдение сроков уведомления, оформление приказов, расчёт и выдачу документов — ст. 77-84.1 ТК РФ. Нарушения могут привести к восстановлению сотрудника через суд и начислению компенсаций.
Будьте готовы, что ГИТ может запросить учредительные документы, трудовые договоры с сотрудниками, личные карточки при их наличии, должностные инструкции, штатное расписание, кадровые приказы, бумажные трудовые книжки, положение об оплате труда, график отпусков, расчетные листки, согласия об обработке персональных данных.
ГИТ проверяет не только наличие документов, но и фактическое соблюдение правил. Поэтому важно не просто оформить всё правильно, но и соблюдать положения трудового законодательства на практике.
Основания для внеплановых проверок
ГИТ проводит внеплановые проверки работодателей при наличии оснований, направленных на выявление и пресечение нарушений трудового законодательства.
Обращения работников. Поводом для проверки может стать коллективное или индивидуальное обращение от работников или их представителей. Особенно если жалоба касается:
- несвоевременной или неполной выплаты заработной платы;
- отсутствия трудовых договоров;
- нарушений режима труда и отдыха;
- несоблюдения требований охраны труда.
Информация от других ведомств. Основанием может быть информация от государственных органов — прокуратуры, ФНС, СФР и других. Например, несоответствие в отчётности по численности персонала, выплатам или страховым отчислениям.
Индикаторы риска по самозанятым. По обновлённым правилам проверку назначают, если работодатель:
- взаимодействует более чем с 35 самозанятыми;
- выплачивает каждому из них свыше 35 000 руб. в месяц;
- для самозанятого доход от одного заказчика составляет 90% и более;
- сотрудничество длится более 3 месяцев.
Эти критерии утверждены на основании приказа Минтруда № 640н от 28.11.2024 и применяются при анализе рисков трудовых отношений.
Низкая зарплата по сравнению с МРОТ. Если в течение каждого месяца предыдущего квартала 60 и более работников получают зарплату ниже МРОТ, при этом они составляют не менее 50% от общего штата.
Резкое снижение фонда оплаты труда. Если в компании с численностью от 15 человек фонд оплаты труда снизился на 80% и более при неизменной численности работников, ГИТ заподозрит нарушения.
Рост числа несчастных случаев. С 15.03.2025 вступили в силу обновлённые индикаторы риска, связанные с травматизмом. Если за квартал текущего года число легких несчастных случаев превышает показатели аналогичного периода прошлого года, это считается основанием для внеплановой проверки.
Особенности профилактических визитов
Цель профилактического визита — разъяснить работодателю требования трудового законодательства, оценить их соблюдение и дать рекомендации по устранению потенциальных рисков. Инспектор может — п. 1 ст. 52 Федерального закона № 248-ФЗ от 31.07.2020:
- разъяснить обязательные требования, применимые к деятельности организации;
- сообщить присвоенную категорию риска и рассказать, как её снизить;
- пояснить, какие виды контроля применяются к организации и с какой периодичностью.
Визиты бывают обязательные и инициативные. Обязательные проводятся в организациях с высокой или значительной категорией риска или на новых предприятиях из отраслей с повышенным травматизмом. Также визит может быть организован по поручению Президента РФ, Правительства РФ или других уполномоченных органов.
Инициативные визиты проводятся по желанию ГИТ или самого работодателя — например, субъекта малого бизнеса, некоммерческой организации или бюджетного учреждения.
Работодатель может отказаться от профилактического визита. Для этого инспекцию уведомляют не позднее, чем за три рабочих дня до назначенной даты.
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции
Проверка трудовой инспекции требует системного подхода. Чтобы избежать штрафов, заранее нужно проверить документы, организовать работу и проинструктировать сотрудников.
1. Проверьте кадровые и организационные документы. Убедитесь, что:
- с каждым сотрудником заключён трудовой договор, содержащий обязательные условия;
- приказы о приёме, переводе и увольнении оформлены корректно и подписаны;
- штатное расписание соответствует фактической структуре компании;
- табель учёта рабочего времени ведётся ежедневно и без ошибок;
- расчётные листки выдаются при каждой выплате заработной платы.
Проверьте, что:
- утверждено положение о системе управления охраной труда;
- инструкции по охране труда есть для всех должностей;
- проведены вводный, первичный и повторный инструктажи, есть протоколы с подписями;
- ведутся журналы регистрации инструктажей;
- документы о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) актуальны и оформлены по правилам.
2. Систематизируйте документы. Подготовьте:
- трудовые договоры и приложения;
- приказы по личному составу;
- штатное расписание;
- табели и отчёты по учёту рабочего времени;
- расчётные листки и ведомости;
- документы по охране труда и СОУТ.
3. Проведите инструктаж для сотрудников. Сотрудники должны понимать:
- кто уполномочен общаться с инспектором;
- где находятся документы;
- как отвечать на вопросы инспектора без лишних комментариев.
4. Назначьте ответственного за взаимодействие с инспектором. Определите сотрудника, который будет сопровождать инспектора, передавать документы и давать пояснения. Это позволит избежать задержек и непонимания.
Подготовка к проверке — это не разовая мера, а часть системной работы. Регулярный внутренний аудит, поддержание порядка в документах и обучение персонала помогут не только пройти проверку, но и снизить риски нарушений.
Последствия выявления нарушений
- Срок проверки не может превышать 10 рабочих дней, за исключением микропредприятий (15-40 часов) и малого бизнеса (до 50 часов).
- Инспекторы должны придерживаться следующих ограничений в своей работе:
- Не запрашивать документы, не относящиеся к проверке.
- Не начинать проверку без представителя работодателя.
- Не распространять информацию о проверке.
- Не превышать установленные сроки проверки.
- Не требовать с компании оплату за проведение проверки.
Если инспектор ГИТ фиксирует нарушение, работодатель получает обязательное предписание. Кроме того, возможны штрафы и другие санкции в соответствии с КоАП РФ.
Предписание об устранении нарушений
Инспектор оформляет акт проверки в двух экземплярах и предписание, где указывает, какие нарушения необходимо устранить и в какие сроки. Предписание обязательно к исполнению. Его невыполнение — основание для повторной проверки и привлечения к ответственности.
Работодатель может пожаловаться на незаконные действия инспектора руководителю инспекции по труду или на Госуслугах.
Административная ответственность
За нарушение трудового законодательства предусмотрены штрафы по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Нарушение трудового законодательства (любые положения ТК РФ):
- должностные лица — от 1000 до 5000 руб.
- ИП — от 1000 до 5000 руб.
- юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб.
Повторные нарушения трудового законодательства:
- должностные лица — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация до 3 лет;
- ИП — от 10 000 до 20 000 руб.
- юридические лица — от 50 000 до 70 000 руб.
Отсутствие трудовых договоров:
- должностные лица — от 10 000 до 20 000 руб.;
- ИП — от 5000 до 10 000 руб.
- юридические лица — от 50 000 до 100 000 руб.
Повторное отсутствие трудовых договоров:
- должностные лица — дисквалификация до 3 лет;
- ИП — от 30 000 до 40 000 руб.
- юридические лица — от 100 000 до 200 000 руб.
Нарушение сроков выплаты зарплаты:
- должностные лица — от 10 000 до 20 000 руб. или предупреждение;
- ИП — от 1000 до 5000 руб.
- юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение сроков выплаты зарплаты:
- должностные лица — от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация до 3 лет;
- ИП — от 10 000 до 30 000 руб.
- юридические лица — от 50 000 до 100 000 руб.
Нарушение требований охраны труда:
- должностные лица — от 2000 до 5000 руб.;
- ИП — от 2000 до 5000 руб.
- юридические лица — от 50 000 до 80 000 руб.
Непроведение СОУТ:
- должностные лица — от 5000 до 10 000 руб. или предупреждение;
- ИП — от 5000 до 10 000 руб.
- юридические лица — от 60 000 до 80 000 руб.
Приостановка деятельности
При выявлении грубых или повторных нарушений в сфере охраны труда, создающих угрозу жизни и здоровью сотрудников, суд может приостановить деятельность организации на срок до 90 суток.
Повторная проверка
После окончания срока, указанного в предписании (если компания не подала ходатайство о продлении срока исполнения предписания), инспектор проводит повторную проверку. Если нарушения не устранены, возможны новые штрафы или другие меры воздействия.
