Больше 60% россиян хотят работать удалённо или использовать «гибрид». Если вы можете взять сотрудника на удалёнку — вам будет проще его найти. Рассказываем, как оформить такого сотрудника правильно.
Главное про работу на удалёнке
- Удалёнка и дистанционная работа — это одно и то же. В ТК РФ выделено 4 вида удалёнки: постоянная, временная, периодическая и по инициативе работодателя.
- Документами при трудоустройстве можно обменяться лично, по почте или через интернет. Если обменивайтесь документами по почте, заверьте копии и отправьте заказным письмом с уведомлением о получении. Если обменивайтесь документами через интернет, нужно подключить КЭДО и заказать ЭЦП в налоговой.
- В трудовом договоре с удалёнщиком пропишите рабочее время, зарплату, технику и программы, которые предоставит или оплатит компания, правила взаимодействия с начальством и условия расторжения договора.
- С иностранцами и релокантами заключайте договор ГПХ. После возвращения релоканта можно оформить трудовой договор.
Какой бывает удалённая работа
Чтобы работа считалась удалённой, сотрудник должен работать за пределами территории работодателя и общаться с ним через интернет.
Дистанционная работа и удалёнка — это одно и то же. А вот надомная работа от дистанционной отличается: по закону, надомная работа — это когда человек выполняет свои обязанности дома, но использует материалы и инструменты, которые предоставляет работодатель.
| Надомная работа | Удалёнка (дистанционная работа) |
|---|---|
| Швея шьёт одежду на дому, но ткань и нитки ей даёт компания. Общение с работодателем происходит при личной встрече. | Программист работает удалённо, использует предоставленный компьютер и свой личный телефон. Общение с работодателем происходит через интернет. |
В Трудовом кодексе описано 4 вида удалёнки.
- Постоянная удалёнка. Человек всегда выполняет свои обязанности за пределами офиса: с момента начала и до окончания трудового договора.
- Временная удалёнка. Сотрудник выполняет свои обязанности за пределами офиса. Но не навсегда, а до полугода.
- Периодическая удалёнка. Человек часть времени работает из дома, а часть — в офисе.
- Временная удалёнка по желанию начальства. Этот формат используют только в особых случаях. Например, так было во время пандемии в 2020 году. По закону, работодателям не нужно согласие сотрудников на такой перевод, а длиться удалёнка будет до тех пор, пока ситуация не изменится.
Как подписать договор, если новый работник далеко
Когда компания или ИП нанимает работника, он должен подписать трудовой договор и локальные акты. А ещё — предоставить копии документов для трудоустройства.
Есть три способа обменяться документами: лично, по почте, через интернет.
По почте документами обмениваются заказными письмами с уведомлением о вручении. Сотрудник отправляет пакет заверенных копий документов, а работодатель — трудовой договор в двух экземплярах, должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и локальные акты. После сотрудник отправляет подписанный пакет документов обратно.
Основание: часть 3 статьи 312.2 ТК РФ.
Через интернет документами обмениваться проще, но для этого нужна ЭЦП — электронная цифровая подпись. Ещё потребуется специальная программа для кадрового электронного документооборота (КЭДО). Например, «СБИС» или «Астрал.ЭДО».
Сотрудник отправляет и подписывает свой пакет копий документов через КЭДО, а работодатель — свой. С помощью ЭЦП новый работник должен подписать высланный ему пакет документов.
Что указать в трудовом договоре с удалённым сотрудником
Пропишите, сколько часов в день или неделю человек будет занят. Укажите, в какое время он должен быть на связи и выполнять задачи — это будет считаться его рабочим временем. Вот пример формулировки:
Продолжительность рабочей недели: 40 часов. Рабочее время: понедельник–пятница, с 9:00 до 18:00 по Московскому времени, с часовым перерывом на обед. Сотрудник обязан быть на связи в указанный период через мессенджер Telegram и отвечать на сообщения в течение 30 минут.
Укажите зарплату сотрудника. Учтите, что удалёнщики не должны получать меньше из-за того, что работают дистанционно. Основание: статья 312.5 ТК РФ.
Укажите, какие программы и технику будет использовать работник и кто их предоставляет. Если удалёнщику нужно компенсировать затраты, например, на интернет или телефон, закрепите порядок возмещения этих расходов. Вот пример формулировки:
Работник использует собственный компьютер, но работодатель предоставляет доступ к CRM-системе. Компания компенсирует затраты на интернет в размере 1000 рублей ежемесячно. Расходы на мобильную связь возмещаются при предъявлении чеков, но не более 500 рублей в месяц.
Опишите, как сотрудник будет взаимодействовать с начальством и как часто он будет отчитываться о выполненных задачах. Например, для обсуждения текущих задач будут еженедельные созвоны в пятницу в 16:00 по видеосвязи в Zoom, а срочные вопросы будут решаться через мессенджер Telegram.
Укажите место подписания договора. Чаще всего оно совпадает с адресом компании. По желанию сотрудника, работодатель обязан отправить оригинальную версию договора по почте в течение трёх дней.
Пропишите условия, при которых договор будет расторгнут. Обычно указывают, что договор может быть расторгнут по инициативе любой из сторон, если она предупреждает за две недели. В случае с удалённым сотрудником можно указать, что вы имеете право расторгнуть договор без выплаты компенсации, если сотрудник более двухдней не выходит на связь со дня обращения к нему работодателя.
Читайте также: Как уволить сотрудника на удалёнке.
Как оформить сотрудника на удалёнку: пошаговая инструкция
Отличия от стандартного процесса будут лишь в условиях договора и способе подписания документов. Разберём этот процесс пошагово.
Шаг 1. Сотрудник присылает пакет документов. Если есть возможность, приносит лично. По почте заверенные копии документов отправляют заказным письмом с уведомлением, через интернет — с использованием специальных программ электронного документооборота и электронной подписью.
Шаг 2. Работодатель прописывает условия дистанционной занятости. Зафиксируйте в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему условия удалённой работы.
Шаг 3. Компания издаёт приказ о приёме на работу. Издайте приказпо форме Т-1 (унифицированная форма) или в свободной форме, но с обязательным указанием:
- ФИО сотрудника.
- Должности.
- Уточнения об удалённом формате работы.
- Даты начала работы.
Подпишите приказ— это может сделать только руководитель компании или ИП.
Шаг 4. Документы отправляют на подпись новому сотруднику. Отправьте сотруднику по почте или через КЭДО трудовой договор, дополнительное соглашение, приказ о приёме на работу и локальные нормативные акты — например, положение об оплате труда или должностную инструкцию. Если сотрудник находится в том же городе, что и вы, он может приехать и подписать документы лично.
Шаг 5. Данные нового сотрудника вносят в трудовую книжку — бумажную или электронную. Если у сотрудника бумажная трудовая, все записи в неё придётся вносить вручную. Если трудовая электронная — нужно вести документацию в цифровом виде.
Читайте также: Внимание на удаленщиков: как платить НДФЛ и взносы с 2025 года
Как работать с человеком, который живёт за границей
Если сотрудник — иностранец, нанять его не получится. За границей не работают российские законы о труде. Но с таким удалёнщиком можно будет работать по ГПХ. Основания: Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245 и 17-3/В-292.
Если сотрудник — релокант, Минтруд рекомендует заключать с ним договор ГПХ, но прямого запрета на сотрудничество в с релокантами по трудовому договору в Трудовом Кодексе нет. Основание: Письмо Министерства труда №14-2/ООГ-5755 от 09.09.2022.
Если сотрудник уже работает у вас по трудовому договору и хочет уехать в другую страну, Минтруд рекомендует выполнить три шага, чтобы продолжить сотрудничество:
- Расторгните трудовой договор в день выезда за границу на общих основаниях. Например, согласно пункту 9 статьи 77 ТК РФ.
- Заключите договор ГПХ на время проживания за рубежом. По ГПХ у человека нет отпуска и больничных, но он и не обязан оставаться на связи в течении рабочего дня — только отчитываться о работе.
- Когда сотрудник вернётся в Россию, можно снова заключить с ним трудовой договор.
Оформлять бывшего работника как самозанятого нельзя — по закону, работодатель имеет право это сделать не раньше, чем через 2 года.
Читайте также: Адаптация удалённых сотрудников.
Кто не сможет работать на российские компании из других стран
Пока других официальных ограничений нет. Обычно крупные компании сами вводят ограничения на работу из других стран — но юристы спорят о том, насколько это законно.
Сейчас правительство хочет запретить IT-специалистам работать на российские компании за рубежом. Но не всем, а только тем, кто трудится в сферах критической информационной инфраструктуры и в государственных информационных системах. Об этом сказано в проекте постановления № 297029-8.
