С 2024 года меняются правила уплаты НДФЛ для удалённых работников, которые трудятся за границей. Платить будут все и по одинаковой ставке. Подробности — в статье.
Правила, действующие в 2023 году
Всё зависит от того, является ли сотрудник резидентом РФ и где по договору находится рабочее место.
Рабочее место удалённого сотрудника по трудовому договору определено на территории России. С доходов налоговых резидентов РФ работодатель в общем случае удерживает НДФЛ по ставке 13%, с доходов свыше 5 млн руб. в год — 15%.
С доходов нерезидентов, которые трудятся на территории РФ, работодатель в общем случае должен удерживать НДФЛ по ставке 30%, вне зависимости от суммы (п. 3 ст. 224 НК РФ).
Рабочее место по договору находится за границей. В таком случае читается, что доход получен от источников за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). При этом не важно, что деньги перечисляет российский работодатель. Сотрудник должен сам заплатить НДФЛ по ставке 13% или 15%, в зависимости от суммы (пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Налоговые нерезиденты РФ не должны платить НДФЛ с доходов, полученных за пределами РФ (п. 2 ст. 209 НК РФ). Таким образом, если удалённый сотрудник российской компании — нерезидент РФ и трудится за границей, то его доход в 2023 году не облагается российскими налогами.
В общем случае налоговый резидент РФ — это человек, который провёл на территории Российской Федерации более 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд. Подробнее об определении статуса налогового резидента расскажем ниже.
Как будут платить НДФЛ удалённые сотрудники с 2024 года
По трудовым договорам
С 1 января 2024 года все выплаты по трудовым договорам от российских компаний, а также от российских филиалов иностранных организаций будут считаться полученными на территории РФ (п. 21 ст. 2 закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ).
Следовательно, все доходы удалённых сотрудников, которые заключили с такими работодателями трудовые договоры, будут облагаться НДФЛ по ставке 13% или 15%, в зависимости от суммы. Налог будет удерживать работодатель.
При этом, если сотрудник перестанет быть налоговым резидентом РФ, повышенная ставка НДФЛ 30% к нему применяться не будет (п. 35 ст. 2 закона № 389-ФЗ).
Среди работодателей в новом законе не упомянуты ИП, адвокаты и нотариусы. Возможно, что до начала 2024 года появятся разъяснения по этому поводу или будут внесены изменения в закон.
По договорам ГПХ
Для таких договоров порядок по сравнению с 2023 годом не изменится. Резидент РФ, который работает на российского работодателя из-за границы, будет сам платить НДФЛ по договору ГПХ по ставке 13% или 15%. Нерезидент в этой ситуации не будет платить НДФЛ вовсе.
Но изменения будут с 1 января 2025 года.
Будут считаться полученными в РФ любые доходы, если работы или услуги оказаны с помощью российских интернет–ресурсов или программного обеспечения (ПО), технические средства которого размещены в РФ, и выполняется хотя бы одно из следующих условий (п. 21 ст. 2 и п. 10 ст. 13 закона № 389-ФЗ):
- исполнитель — налоговый резидент РФ;
- доходы получены на счёт, открытый в российском банке;
- источник выплаты — российская организация, ИП, адвокат, нотариус или российский филиал иностранной организации.
Вероятно, в большинстве случаев российские работодатели взаимодействуют с удалёнными сотрудниками с помощью отечественного ПО или российских интернет-ресурсов.
Таким образом, с 2025 года для большинства удалёнщиков, проживающих за рубежом, порядок уплаты НДФЛ по трудовым договорам и договорам ГПХ станет одинаковым.
Напомним, что Минтруд советует заключать с зарубежными удалёнщиками договоры гражданско-правового характера (ГПХ) и не рекомендует заключать трудовые договоры. Дело в том, что у работодателя таких сотрудников нет возможности обеспечить соблюдение норм ТК РФ, которые распространяются и на удалённых работников (письмо от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755).
Как определить статус налогового резидента РФ
Основной критерий — длительность пребывания в РФ. Если сотрудник находился на российской территории более 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд — он налоговый резидент, а если меньше — нерезидент (п. 2 ст. 207 НК РФ). При этом гражданство сотрудника значения не имеет (письмо Минфина РФ от 05.05.2015 № 03-04-05/25727).
Но есть особые случаи, предусмотренные статьей 207 НК РФ. Например, поездки для лечения или обучения на срок до 6 месяцев не прерывают пребывание в РФ для определения статуса налогового резидента. Также не прерывают пребывание в РФ выезды для исполнения трудовых обязанностей на морских нефтяных и газовых месторождениях.
Перечень документов, которые подтверждают статус налогового резидента РФ, в НК РФ не установлен. По мнению ФНС, основные подтверждающие документы — это копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (письмо от 10.06.2015 № ОА-3-17-2276@).
Проблема в том, что такое подтверждение возможно получить не всегда. Например, в Белоруссию или Казахстан можно въезжать по внутреннему российскому паспорту, где отметки о пересечении границы не предусмотрены.
В подобных случаях можно использовать дополнительные подтверждающие документы. Например, это могут быть документы о регистрации по месту жительства или пребывания, табеля учёта рабочего времени, миграционные карты (письмо ФНС РФ от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584@).
Также сотрудник может запросить в ФНС справку, подтверждающую статус налогового резидента и предоставить её работодателю. Может, но не обязан. За определение статуса налогового резидента и правильность удержания НДФЛ отвечает работодатель. Минфин рекомендует в сомнительных случаях, если сотрудник не предоставил подтверждающие документы, при начислении НДФЛ исходить из того, что он является нерезидентом (письмо от 12.08.2013 № 03-04-06/32676).
