С 2025 года снова меняются правила уплаты НДФЛ для наёмных сотрудников, в том числе и удалённых работников, которые трудятся за границей. Платить будут по пяти разным ставкам в зависимости от размера полученного дохода. В отношении страховых взносов изменения не столь существенные. Подробности — в статье.
Правила по НДФЛ, действовавшие в 2023 году
Всё зависело от того, является ли сотрудник резидентом РФ и где по договору находится рабочее место.
Рабочее место удалённого сотрудника по трудовому договору определено на территории России. С доходов налоговых резидентов РФ работодатель в общем случае удерживал НДФЛ по ставке 13%, с доходов свыше 5 млн руб. в год — 15%.
С доходов нерезидентов, которые трудились на территории РФ, работодатель в общем случае удерживал НДФЛ по ставке 30%, вне зависимости от суммы (п. 3 ст. 224 НК РФ).
Рабочее место по договору находится за границей. В таком случае считалось, что доход получен от источников за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). При этом не важно, что деньги перечислял российский работодатель. Сотрудник должен был сам заплатить НДФЛ по ставке 13% или 15%, в зависимости от суммы (пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Налоговые нерезиденты РФ не должны были платить НДФЛ с доходов, полученных за пределами РФ (п. 2 ст. 209 НК РФ). Таким образом, если удалённый сотрудник российской компании — нерезидент РФ и трудился за границей, то его доход в 2023 году не облагался российскими налогами.
В общем случае налоговый резидент РФ — это человек, который провёл на территории Российской Федерации более 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд. Подробнее об определении статуса налогового резидента расскажем ниже.
Как платят НДФЛ удалённые сотрудники с 2024 года
По трудовым договорам
С 1 января 2024 года все выплаты по трудовым договорам от российских компаний, а также от российских филиалов иностранных организаций считаются полученными на территории РФ (п. 21 ст. 2 закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ).
Следовательно, все доходы удалённых сотрудников, которые заключили с такими работодателями трудовые договоры, облагаются НДФЛ по ставке 13% или 15%, в зависимости от суммы. НДФЛ дистанционного работника удерживает работодатель.
При этом, если сотрудник перестаёт быть налоговым резидентом РФ, повышенная ставка НДФЛ 30% к нему не применяется (п. 35 ст. 2 закона № 389-ФЗ).
По договорам ГПХ
Для таких договоров порядок по сравнению с 2023 годом не изменился. Резидент РФ, который работает на российского работодателя из-за границы, сам платит НДФЛ по договору ГПХ по ставке 13% или 15%. Нерезидент в этой ситуации не платит НДФЛ вовсе.
Нужно учесть, что с 01.01.2024 г. от обложения НДФЛ освободили возмещение затрат удалёнщика за использование оборудования, программно-технических средств, а также средств защиты информации, будь они его в собственности или в аренде (п. 1 ст. 217 НК РФ):
- в размере, предусмотренном для сотрудников трудовым договором или колдоговором, иным внутренним документом, но с учётом предела в 35 руб. за каждый день удалённой работы;
- в размере затрат, которые документально подтверждены удалённым работником.
Как будут платить НДФЛ удалённые сотрудники с 2025 года
Существенные изменения по НДФЛ произойдут с 1 января 2025 года.
Будут считаться полученными в РФ любые доходы, если работы или услуги оказаны с помощью российских интернет–ресурсов, комплексов программно-аппаратных средств в РФ или программного обеспечения (ПО), технические средства которого размещены в РФ, и выполняется хотя бы одно из следующих условий (п. 21 ст. 2 и п. 10 ст. 13 закона № 389-ФЗ):
- исполнитель — налоговый резидент РФ;
- доходы получены на счёт, открытый в российском банке;
- источник выплаты — российская организация, ИП, адвокат, нотариус или российский филиал иностранной организации.
Вероятно, в большинстве случаев российские работодатели взаимодействуют с удалёнными сотрудниками с помощью отечественного ПО или российских интернет-ресурсов.
Таким образом, с 2025 года для большинства удалёнщиков, проживающих за рубежом, порядок уплаты НДФЛ по трудовым договорам и договорам ГПХ станет одинаковым. При этом для удалёнщиков не будет важен их статус — резидент или нерезидент (абз. 10 п. 3 и п. 3.1 ст. 224 НК РФ).
В иных ситуациях доходы от работ или услуг будут считаться полученными от источников, находящихся за пределами России. И в данном случае не будет иметь значения место фактического выполнения работ или оказания услуг (пп. 6.1 п. 3 ст. 208 НК РФ). Здесь имеется в виду ситуация, при которой доход нерезиденту платит зарубежная компания.
Такие вводимые нормы недостаточно конкретизированы, а потому могут возникнуть споры в части отнесения каких-то работ или услуг к указанным выше, а также определения источника доходов — в России или за рубежом. Предположительно, новые нормы будут применять, когда российская компания будет платить вознаграждение удалёнщику за границей России. К примеру, если человек будет работать за рубежом (через интернет), а сервер будет находиться в России, то будет считаться, что он получает доход от источника в РФ. Соответственно, компания будет являться налоговым агентом по НДФЛ.
Напомним, что Минтруд советует заключать с зарубежными удалёнщиками договоры гражданско-правового характера (ГПХ) и не рекомендует заключать трудовые договоры. Дело в том, что у работодателя таких сотрудников нет возможности обеспечить соблюдение норм ТК РФ, которые распространяются и на удалённых работников (письмо от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755). Однако нужно учесть, что всё же отсутствует прямой запрет на оформление трудового договора на дистанционку с иностранным гражданином, который проживает за рубежом. А потому допустимо заключение трудового договора с таким сотрудником (постановление АС Северо-Кавказского округа № Ф08-10403/2020 от 24.12.2020 по делу № А20-4914/2019).
Согласно п. 1.1 ст. 226 НК РФ, иностранные компании с 2025 года станут налоговыми агентами по НДФЛ, когда они будут выплачивать доходы удалённым работникам и при этом работы или услуги будут оказаны ими с помощью российских интернет–ресурсов, комплексов программно-аппаратных средств в РФ или программного обеспечения (ПО), технические средства которого размещены в РФ.
Для этого зарубежная компания должна будет встать на учёт в ИФНС, направив заявление и документы, список которых будет утверждён ФНС РФ (п. 4.10 ст. 83 НК РФ). Заявление на постановку на учёт нужно будет подать не позже 30 календарных дней с момента утверждения этого списка и не позже даты первой выплаты дохода удалёнщику, в отношении которого компания становится налоговым агентом. Также такая зарубежная организация должна будет сдавать расчёт 6-НДФЛ в обычные сроки.
Зарубежная компания не всегда будет налоговым агентом по НДФЛ при дистанционной работе. Когда она выплачивает вознаграждение удалёнщику через российские организации, которые предоставляют организационные, информационные, технические и иные возможности, именно эти организации будут считаться налоговыми агентами по НДФЛ.
При этом налоговыми агентами не являются банки и субъекты национальной платёжной системы, а также операторы связи при проведении переводов денег в виде вознаграждения.
Кроме того, важное изменение по НДФЛ удалённого сотрудника с 2025 года — ввод пятиступенчатой шкалы расчёта налога на основании закона № 176-ФЗ от 12.07.2024. Размеры ставок будут зависеть от величины доходов, полученных с начала календарного года (новая ред. п. 1 ст. 224 НК РФ):
- 13% — при доходах до 2,4 млн. руб. включительно;
- 15% — при доходах от 2,4 до 5 млн. руб. включительно;
- 18% — при доходах от 5 до 20 млн. руб. включительно;
- 20% — при доходах от 20 до 50 млн. руб. включительно;
- 22% — при доходах больше 50 млн. руб.
Указанные ставки НДФЛ с дистанционных работников в 2025 году будут применяться к доходам, выплаченным как налоговым резидентам, так и работникам, у которых нет статуса налогового резидента, в т.ч. иностранным работникам (новая ред. п. 3.1 ст. 224 НК РФ).
Когда в одном календарном году размер дохода превысил одно или несколько указанных значений, применяются две или больше ставок НДФЛ. К примеру, в 2025 году удалённому сотруднику выплачено 6 млн. руб. Следовательно, к доходу 2,4 млн. руб. будет применена ставка 13%, к 2,6 млн. руб. — 15%, а к 1 млн. руб. — 18%.
Также нужно учесть, что с 2025 года будут введены новые размеры и виды вычетов по НДФЛ:
- стандартный вычет на второго ребёнка станет 2 800 руб. (вместо 1 400 руб.);
- стандартный вычет на третьего и каждого последующего ребёнка станет 6 000 руб. (вместо 3 000 руб.);
- предельная величина доходов, которая позволяет применять стандартные вычеты на детей, станет 450 тыс. руб. (вместо 350 тыс. руб.);
- будет действовать новый стандартный вычет — за сдачу норм ГТО (18 тыс. руб. в год).
Как определить статус налогового резидента РФ
Основной критерий — длительность пребывания в РФ. Если сотрудник находился на российской территории более 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд — он налоговый резидент, а если меньше — нерезидент (п. 2 ст. 207 НК РФ). При этом гражданство сотрудника значения не имеет (письмо Минфина РФ от 05.05.2015 № 03-04-05/25727).
Но есть особые случаи, предусмотренные статьей 207 НК РФ. Например, поездки для лечения или обучения на срок до 6 месяцев не прерывают пребывание в РФ для определения статуса налогового резидента. Также не прерывают пребывание в РФ выезды для исполнения трудовых обязанностей на морских нефтяных и газовых месторождениях.
Перечень документов, которые подтверждают статус налогового резидента РФ, в НК РФ не установлен. По мнению ФНС, основные подтверждающие документы — это копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (письмо от 10.06.2015 № ОА-3-17-2276@).
Проблема в том, что такое подтверждение возможно получить не всегда. Например, в Белоруссию или Казахстан можно въезжать по внутреннему российскому паспорту, где отметки о пересечении границы не предусмотрены.
В подобных случаях можно использовать дополнительные подтверждающие документы. Например, это могут быть документы о регистрации по месту жительства или пребывания, табеля учёта рабочего времени, миграционные карты (письмо ФНС РФ от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584@).
Также сотрудник может запросить в ФНС справку, подтверждающую статус налогового резидента и предоставить её работодателю. Может, но не обязан. За определение статуса налогового резидента и правильность удержания НДФЛ отвечает работодатель. Минфин рекомендует в сомнительных случаях, если сотрудник не предоставил подтверждающие документы, при начислении НДФЛ исходить из того, что он является нерезидентом (письмо от 12.08.2013 № 03-04-06/32676).
Как работодатели платят страховые взносы за удалёнщиков в 2024 году
Граждане России, которые работают по трудовым или ГПХ договорам, являются застрахованными лицами в системе обязательного соцстрахования. В этой связи их доходы облагаются едиными взносами на ОПС, ОМС, ВНиМ, а также взносами «на травматизм» (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998).
Данное правило применяется независимо от того, где находится рабочее место дистанционного сотрудника — в РФ или за границей (письмо Минфина № 03-04-05/27507 от 25.03.2023).
Взносы «на травматизм» начисляются на выплаты по договорам ГПХ только в том случае, если это прямо указано в договоре. В отношении единых взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ такого условия нет, т.е. они начисляются в любом случае.
Особая ситуация — когда удалёнщиком является иностранный гражданин, проживающий в своей стране. На доходы, которые ему выплачиваются, не нужно начислять страховые взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ, поскольку он не является застрахованным лицом по российскому законодательству. А вот если иностранный гражданин проживает или пребывает в России, то эти взносы начисляются (письмо Минфина № 03-04-05/25515 от 31.03.2020).
Что касается взносов «на травматизм», то они начисляются по договорам с иностранными сотрудниками, работающими удалённо даже в своей стране (если указан этот пункт в ГПХ договоре). Исключения отсутствуют в ст. 5 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.
Естественно, это является противоречием, поскольку отечественный работодатель не сможет расследовать несчастный случай, который произошёл в другой стране. Однако таковы нормы российского законодательства.
Единые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ при непревышении предельной базы считаются по общей ставке — 30%. Сверх предельной базы они считаются по ставке 15,1%. В 2024 году предельная база составляет 2 225 000 руб. Кроме того, установлены льготные тарифы по единым страховым взносам для некоторых направлений деятельности, к примеру, IT-компаний, субъектов МСП, социально ориентированных НКО и др.
В отношении страховых взносов «на травматизм» ставка устанавливается в зависимости от класса профессионального риска, к которому относится деятельность работодателя. Всего предусмотрено 32 класса риска, по которым ставки взносов — от 0,2% до 8,5%. К ставке взносов конкретного работодателя может применяться скидка или надбавка, если выполняются определённые условия.
Отдельно нужно обратить внимание на компенсацию удалённому сотруднику, находящемуся за пределами России. Здесь имеется в виду компенсация затрат, которые связаны с использованием работником своего оборудования при выполнении работ или оказании услуг. Она не облагается страховыми взносами в одном из таких размеров:
- На ОПС, ОМС, ВНиМ — в сумме не больше 35 руб. за каждый день работы, а «на травматизм» — в полном объёме. При этом величина компенсации устанавливается колдоговором, трудовым или ГПХ договором, иным внутренним документом.
- На ОПС, ОМС, ВНиМ, «травматизм» — в размере фактически произведённых расходов, которые понесены в интересах работодателя и подтверждены документально.
Информацию об удалёнщиках, находящихся за пределами России, нужно указывать в отчётности по страховым взносам в обычном порядке.
Как работодатели будут платить страховые взносы за удалёнщиков в 2025 году
В 2025 году изменений по страховым взносам немного:
- предельная величина базы повысится на 24% и составит 2 759 000 руб. (в 2024 году — 2 225 000 руб.);
- субъекты МСП будут платить взносы по ставке 30% с зарплаты в пределах 1,5 МРОТ, и только при превышении 1,5 МРОТ ставка взносов будет 15% (в 2024 году используется показатель одного МРОТ);
- НКО и благотворительные учреждения на УСН будут продолжать платить взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ по пониженному тарифу 7,6% (продление до 2026 года).
