Порядок и документальное оформление кассовых документов зависят от того:
– в какой день денежные средства возвращаются покупателю (заказчику) – в день покупки или позднее;
– способа, которым ранее покупатель (заказчик) оплатил покупку, – наличными или с использованием банковской карты.
Возврат денежных средств за реализованные за наличный расчет в течение дня товары (выполненные работы, оказанные услуги) производится из той же контрольно-кассовой техники (ККТ), в которую они поступили, на основании решения руководителя (иного должностного лица). При необходимости (которая определяется по технической документации к ККТ) пробивается чек на сумму сделанного возврата. В конце рабочей смены на все погашенные в течение смены кассовые чеки оформляется один экземпляр акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, предъявленным в эту смену. Вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, он сдается в бухгалтерию организации и хранится в документах за данное число.
Возврат денежных средств позже дня покупки , если ранее оплата поступила наличными денежными средствами производится из главной кассы организации по расходному кассовому ордеру, выписываемому на основании документов, подтверждающих покупку (в частности, кассового чека, товарного чека и т.п.) и аргументирующих возврат товара, отказ от результатов работ (услуг) (в частности, заявления покупателя (заказчика) о возврате товара, актов экспертизы и т.п.). Данные о возврате вносятся в кассовую книгу.
Исключение: индивидуальный предприниматель, при соблюдении определенных условий, вправе не оформлять указанные документы.
Если ранее оплата произведена платежной картой, возвращать покупателю стоимость товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами нельзя. Возврат в этом случае происходит исключительно путем безналичных расчетов с покупателем (заказчиком).
На сумму возврата в общем порядке оформляется один экземпляр акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.