Приём на работу состоит из нескольких шагов. Сначала соберите документы и направьте на медосмотр, если требуется. Ознакомьте его с локальными актами, заключите договор, издайте приказ и внесите запись в трудовую книжку. После этого отправьте отчёт ЕФС-1 в Социальный фонд России. Избежать ошибок поможет пошаговая инструкция приёма на работу сотрудника, где каждый этап прописан заранее.
Может ли сотрудник трудиться неофициально
Некоторые предприниматели считают, что можно договориться с человеком без оформления и не платить налоги. Это и есть неофициальная работа.
Закон это запрещает. Если сотрудник выполняет задачи, ходит в офис или работает удалённо и получает деньги, значит, у него есть трудовые отношения. Их нужно закреплять договором.
Работодатель обязан платить официальную зарплату, удерживать НДФЛ, перечислять взносы и соблюдать требования по охране труда.
Есть исключения: договор подряда или оказания услуг. Они подходят для разовых или непостоянных задач без графика и подчинённости. При этом ГПХ-договоры с самозанятыми рисковые, если человек работает как штатный сотрудник, договор признают трудовым и обяжут уплатить налоги и взносы.
Передайте бухгалтерию специалистам «Моего дела» и забудьте о сроках подачи документов, штрафах и очередях. Мы поможем оптимизировать налоги, сдадим отчётность и проконсультируем по всем вопросам. Просто занимайтесь развитием бизнеса, а всё остальное мы возьмём на себя. Оставить заявку
С кем можно заключать трудовые договоры
Работником может быть любой дееспособный человек, у которого нет запретов и медицинских противопоказаний для рассматриваемой должности.
Чаще это граждане РФ, но нет запрета на приём иностранцев или лиц без гражданства при наличии у них разрешения на работу в России.
Не запрещено привлекать несовершеннолетних с 14 лет на работы, которые не вредят здоровью.
Далее рассмотрим, какими документами оформляется приём на работу в разных ситуациях.
Пакет документов от работника
Перед заключением трудового договора получите пакет документов для трудоустройства на работу от будущего сотрудника. Часть бумаг обязательна по закону для всех, другие зависят от особенностей должности или условий работы.
Основные документы
При приёме сотрудник предоставляет основные документы для трудоустройства. Без них нельзя заключить трудовой договор:
- Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
- СНИЛС. Если у человека его нет, работодатель самостоятельно отправляет заявление в СФР.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. При первом трудоустройстве книжку заводит работодатель.
- Документ об образовании или квалификации, если должность требует специальных знаний или диплома.
- Военный билет или приписное удостоверение для мужчин призывного возраста или военнообязанных.
- Справка об отсутствии судимости, если того требует закон и профиль работы.
Дополнительные документы
Документы, необходимые для трудоустройства по ТК РФ, включают дополнительные справки, лицензии или разрешения — в зависимости от характера работы и статуса сотрудника:
- Медицинская справка или заключение медосмотра. Для профессий с вредными условиями труда, пищевого производства, медицины, работы с детьми и других сфер.
- Сертификаты, лицензии и допуски. Они подтверждают квалификацию и право работать на определённых видах техники или в опасных условиях. Например, у водителей, электриков или монтажников.
- Сведения о предыдущей работе или рекомендательные письма. Их можно не предоставлять, но для ответственных должностей опыт часто важен. Можете попросить рекомендации с прошлого места работы.
- Документы, подтверждающие право на работу в России — для иностранных граждан. Это патент, вид на жительство или разрешение на временное проживание.
Согласие на обработку персональных данных
При приёме сотрудник передает паспорт, СНИЛС, документы об образовании и другие сведения. Всё это — персональные данные, и в ряде случаев их обработка требует письменного согласия по Федеральному закону № 152-ФЗ от 27.07.2006.
Если вы запрашиваете только данные, необходимые по ТК РФ для договора и кадровых документов, согласие не нужно. Но для информации о здоровье, семейном положении, биометрии или передачи третьим лицам согласие обязательно.
С 01.09.2025 его оформляют отдельным документом — на бумаге или в электронном виде. В нём указывают цель обработки, перечень данных, срок хранения, порядок отзыва и реквизиты работодателя. Подписывает сотрудник, при электронном варианте нужна усиленная подпись.
При отзыве согласия обработку прекращают, кроме случаев, когда хранение данных предписано другими законами.
Хотите вести бухгалтерию сами — без ошибок и стресса? Сервис «Моё дело» рассчитает налоги, напомнит о сроках и поможет отправить отчётность онлайн. Попробовать бесплатно
Пошаговый алгоритм приёма на работу
Подготовили пошаговый приём на работу в 2025 году: какие документы собрать, какие действия выполнить и как всё зафиксировать. По шагам разберём порядок оформления документов при приёме на работу, чтобы вы не пропустили обязательные требования.
Шаг 1. Собеседование и оценка кандидата
Приём на работу начинается до подписания договора. Сначала подготовьте вакансию: укажите должность, обязанности, навыки и образование. Подумайте, какие документы нужны на собеседование, чтобы заранее понимать требования к кандидату.
Продумайте условия: место работы, график, оплату, испытательный срок, командировки. На встрече обсудите эти детали и уточните, что важно для кандидата.
С чёткими ожиданиями и списком документов на собеседование проще оценить кандидата и перейти к следующему этапу оформления.
Шаг 2. Проверка благонадёжности кандидата
После собеседования убедитесь, что кандидат подходит по документам. Проверьте паспорт: подлинность, срок действия и совпадение данных с анкетой. Для работы с детьми, в медицине или охране запросите справку об отсутствии судимости.
Если это иностранец, проверьте патент, разрешение или вид на жительство, а также срок действия и регион.
Для должностей с транспортом нужны водительские права нужной категории, медсправка и проверка нарушений.
Шаг 3. Медосмотр и инструктажи по охране труда
Первый шаг — медосмотр. Он обязателен для работников с вредными условиями, продуктами, детьми, медициной и транспортом.
Далее проводят инструктажи по охране труда: вводный с общими правилами и первичный на рабочем месте с разбором рисков и техники безопасности.
Если есть вредные факторы, проводят спецоценку условий труда. По её результатам назначают доплаты, сокращённый график или средства защиты.
Все результаты фиксируют: в личной карточке отмечают инструктаж и прикладывают заключение медосмотра.
Шаг 4. Ознакомление с локальными нормативными актами
Перед подписанием трудового договора сотрудника знакомят с внутренними правилами компании. Эти документы определяют порядок работы и поведение на рабочем месте.
Покажите правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В них указано, во сколько начинается и заканчивается рабочий день, сколько длится перерыв, как оформляется отпуск и в каких случаях применяются дисциплинарные меры.
С какими документами должен ознакомиться работник при приёме на работу, кроме ПВТР:
- положение об отпусках и графике работы;
- положение о премировании и других выплатах;
- должностная инструкция;
- инструкция по противопожарной безопасности;
- регламент по доступу к помещениям и оборудованию, если действует в компании.
Зафиксируйте факт ознакомления. Для этого сотрудник ставит подпись на каждом документе или на отдельном листе ознакомления. Если используете цифровой документооборот, подпись должна быть усиленной квалифицированной.
Шаг 5. Заключение трудового договора
После проверки документов и инструктажей заключают трудовой договор. В соглашении указывают место работы, дату начала, должность, зарплату, график и условия труда. Поэтому важно заранее понимать, какие документы необходимы для заключения трудового договора, и проверить их у сотрудника.
При необходимости прописывают испытательный срок, порядок премий, правила отпусков и командировок.
Договор составляют в письменной форме. Электронный вариант возможен при наличии усиленных подписей. Для законности нужен каждый документ, который предъявляется при заключении трудового договора.
Подписывают договор до выхода на работу. Составляют два экземпляра с подписями обеих сторон. Без подписей договор считается незаключённым.
Шаг 6. Издание приказа о приёме на работу
После подписания договора оформляют приказ о приёме на работу. Он подтверждает официальный выход сотрудника и нужен для кадрового и бухгалтерского учёта.
В приказе указывают фамилию, должность, дату начала работы, зарплату и условия договора. Если есть испытательный срок, его также фиксируют. Данные приказа должны полностью совпадать с договором.
Документ подписывает руководитель, после чего документ о приёме на работу регистрируют. Затем сотрудник знакомится с ним и ставит подпись.
Хотя закон допускает приём без приказа, на практике он защищает работодателя при проверках и спорах.
Шаг 7. Внесение записи в трудовую книжку и личную карточку Т-2
После приказа о приёме оформляют документы при приёме на работу: запись в трудовой книжке и личную карточку Т-2.
Если у сотрудника бумажная книжка, в неё вносят дату, должность и основание приёма. Все сведения должны совпадать с договором и приказом.
Карточку Т-2 заводят на каждого сотрудника. В ней фиксируют данные о приёме, образовании, должности, окладе, отпусках и переводах.
При выборе электронной книжки сведения передают в СФР, но карточку Т-2 все равно оформляют. Эти документы на работу подтверждают факт официального трудоустройства и помогают вести учёт.
Шаг 8. Сообщение в Социальный фонд, военкомат и МВД
После оформления документов работодатель уведомляет государственные органы о приёме сотрудника.
В СФР подают форму ЕФС-1 не позже следующего рабочего дня после трудоустройства. Без неё фонд не учтёт сотрудника для расчёта пенсий и пособий.
Если сотрудник состоит на воинском учёте, сведения направляют в военкомат. Это касается мужчин призывного возраста и военнообязанных. Срок — 5 дней после заключения договора.
При приёме иностранца уведомляют МВД в течение трёх рабочих дней. С 01.09.2025 действует новая форма по приказу МВД РФ № 552 от 06.08.2025. Если иностранец работает в нескольких регионах, сообщают в каждый орган отдельно.
Особенности оформления отдельных категорий сотрудников
Приём несовершеннолетних
При приёме подростка действуют особые правила. Работать можно с 16 лет, а с 14 — только в свободное от учёбы время и при лёгкой работе. Несовершеннолетним запрещено трудиться ночью, на тяжёлых и вредных работах.
Для 14–16 лет требуется согласие родителей, а в отдельных случаях — разрешение органов опеки. Перед началом работы подросток проходит медосмотр и инструктаж по охране труда.
Рабочее время ограничено: 14–16 лет — до 24 часов в неделю, 16–18 лет — до 35. Во время учёбы нормы сокращаются.
Оформление проходит как у взрослых: трудовой договор, личная карточка и запись в трудовой книжке.
Приём иностранных граждан
При найме иностранного сотрудника нужно проверить его статус и документы. Закон требует разрешение на работу и законные основания для пребывания.
Право на работу подтверждают патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство или статус беженца. У сотрудника должна быть миграционная карта и регистрация.
Документы, выданные за рубежом, переводят на русский и заверяют нотариально. В некоторых случаях нужен апостиль.
После приёма уведомите МВД в течение трёх рабочих дней. Если иностранец работает в нескольких регионах, уведомляют каждый. Соблюдайте условия патента или разрешения по должности, региону и сроку.
Приём бывших госслужащих
При приёме бывшего госслужащего действуют особые правила. Если кандидат занимал должность с контрольными или надзорными функциями, два года после увольнения он не может работать в организациях, которые проверял или регулировал.
Работодатель обязан уведомить прежнего работодателя о его трудоустройстве в течение 10 рабочих дней после заключения договора. В уведомлении указывают данные сотрудника, дату приёма и должность.
При наличии допуска к гостайне возможны дополнительные проверки или согласования.
Стаж госслужбы может давать льготы — досрочную пенсию или дополнительные отпуска. Для их учёта нужны подтверждающие документы.
Приём совместителей
Если у кандидата уже есть основная работа, его оформляют как совместителя.
Совместительство — это дополнительный трудовой договор с отдельным графиком. Работать можно постоянно, но не полный день: не более четырёх часов в день и половины месячной нормы.
Для оформления заключают отдельный договор, где указывают график, должность, оплату и условия. Разрешение с основной работы не требуется, но учёт рабочего времени обязателен.
Для совместителя, как и для других сотрудников, работодатель проводит инструктажи, ведёт кадровые документы и платит налоги.
Приём временных работников
Временных сотрудников нанимают для замены на больничном, сезонных задач или разовых проектов. Для этого заключают срочный трудовой договор с указанием срока и основания.
Условия работы прописываются как для постоянных: должность, обязанности, оплата. Отличия в испытательном сроке: при договоре до двух месяцев он запрещён, до шести — не больше двух недель.
Временные работники обязаны пройти медосмотр, если работа вредная или опасная, и инструктажи по охране труда.
Оформление требует полного пакета документов: договор, приказ о приёме, личная карточка и, при необходимости, запись в трудовой книжке. Без этого договор считают незаключенным.
Ошибки при приёме сотрудников и штрафы
Ошибки при приёме на работу приводят к проверкам, штрафам и даже приостановке деятельности.
Типичные ошибки работодателей
-
Допуск до работы без договора. Сотрудников оформляют до выхода. Если нет, это считается неофициальной работой (ст. 67 ТК РФ).
-
Формальный или неполный договор. Забыли указать рабочее место, график, условия труда или оплату. Суд учтёт только то, что зафиксировано письменно. Перечень обязательных условий закреплён в ст. 57 ТК РФ.
-
Лишние документы. Работодатель не вправе требовать справки или сведения, не предусмотренные законом. При приёме на работу какие документы требуются — перечислено в ст. 65 ТК РФ. Всё вне этого списка — нарушение.
-
Ошибки при найме иностранцев. Иностранный сотрудник должен иметь патент, разрешение на работу или вид на жительство. Работодатели уведомляют МВД в течение трёх рабочих дней после трудоустройства.
-
Проблемы с уведомлениями и учётом. Если не отправите форму ЕФС-1 в СФР в течение следующего рабочего дня, сотрудник не попадёт в базу для расчёта пенсий и пособий. Ошибки в трудовой книжке или карточке Т-2 тоже считают нарушением.
-
Нарушения по охране труда. Отсутствие инструктажа, медосмотра или спецоценки условий труда.
-
Нарушения при работе с персональными данными. Получили персональные данные без предварительного согласия.
Ответственность работодателя
За неофициальный приём штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ: предпринимателей — на 5-10 тыс. руб., организации — на 50-100 тыс. руб. Штраф выписывают за каждого неоформленного сотрудника. Если ошибётесь в трудовом договоре, придётся заплатить до 100 тыс. руб.
Нарушения по персональным данным — ст. 13.11 КоАП РФ: штрафы — 30 000–300 000 руб.
За незаконное трудоустройство иностранцев или нарушение сроков уведомления МВД штрафуют по ст. 18.15 КоАП РФ на сумму до 1 млн руб. Возможна приостановка деятельности до 90 суток.
Если не проведёте инструктаж по технике безопасности, откажетесь от медосмотра или спецоценки условий, оштрафуют по ст. 5.27.1 КоАП РФ на сумму до 130 тыс. руб.
Часто задаваемые вопросы
Для дистанционного приёма соберите документы для оформления сотрудника на работу: паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом и другие сканы. Подпишите трудовой договор и приказ о приёме с использованием УКЭП.
Ознакомьте сотрудника с локальными актами и проведите инструктажи дистанционно, подтвердив подписью или УКЭП. Сообщите о приёме в СФР и при необходимости в МВД.
Да, можно. Прописка в регионе не требуется для оформления сотрудника. Главное — чтобы был действующий паспорт и право легально работать в России. Работодатель не проверяет регистрацию по месту жительства или пребывания, если это не связано с особыми требованиями к должности.
Чтобы оформить сотрудника на неполный рабочий день, укажите это в трудовом договоре. Пропишите продолжительность рабочего времени, график, дни недели и условия оплаты. Оплата рассчитывается пропорционально отработанному времени. Такое оформление возможно как при приёме на работу, так и по соглашению сторон в любой момент.
Если сотрудник не предоставил обязательные документы вовремя, его нельзя принять на работу. Сообщите ему, какие бумаги отсутствуют, и установите разумный срок для предоставления. До получения всех документов допуск к работе — риск получить штрафы и претензии со стороны проверяющих органов.
