Налоговая инспекция вправе запрашивать у ИП и ООО пояснения, документы, а в некоторых случаях и вызывать на беседу. Рассказываем, какие бывают требования, как на них реагировать и что грозит, если проигнорировать письмо от ФНС.
Виды налоговых требований
Налоговые инспекторы могут направлять требования о предоставлении документов налогоплательщиком в следующих случаях:
- При выездной проверке налогоплательщика (ст. 93 НК РФ).
- При камеральной проверке налогоплательщика (ст. 88 НК РФ).
- При выездной или камеральной проверке контрагентов налогоплательщика (встречная проверка) (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
- Вне рамок проверки, если налоговикам требуются данные по конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).
- В рамках налогового мониторинга, если налогоплательщик является его участником (п.3 ст.105.29 НК РФ).
Требование о представлении пояснений
При сдаче РСВ, декларации или другого отчёта ИФНС проводит камеральную проверку — без выезда и уведомлений сверяет данные с имеющейся информацией. При выявлении несоответствий вы получите требование о предоставлении пояснений. В ответе необходимо указать точную информацию, включая реквизиты и наименование документов, которые подтверждают вашу позицию.
Также налоговая может запрашивать пояснения, если:
- в отчётах показаны убытки;
- вы применяете налоговые льготы;
- есть расхождения между налоговой декларацией и бухгалтерской отчётностью;
- в корректирующей или уточненной декларации вы уменьшили налог к уплате и др.
При выездной проверке чаще всего налоговики работают на вашей территории, изучают документы, опрашивают сотрудников. До оформления результатов вам могут передать требование подать пояснения по выявленным нарушениям. Чтобы подготовить ответ, может понадобиться помощь бухгалтера или юриста.
В требовании о пояснениях налоговики указывают:
При необходимости в том же требовании могут потребовать внести исправления в отчёт. Печать на бумажных вариантах не ставят — только подпись сотрудника ИФНС.
Запрос пояснений возможен и вне проверок — например, если зарплаты ниже среднеотраслевых или снизились.
Требование о предоставлении документов или пояснений — это ещё не факт зафиксированного нарушения, а указание на то, что у инспекции имеются вопросы, требующие разъяснения. После ответа на требование вопросы могут быть сняты.
Требование о представлении документов (информации)
Во время камеральной или выездной проверки инспекторы могут запросить у вас несколько дополнительных документов. Вы получите требование, в котором указывают:
- основание, по которому направлено требование — статья НК РФ;
- срок передачи в ИФНС документов;
- какие именно нужны документы или информация.
Точного списка запрашиваемых документов нет — ИФНС может потребовать любые, если они связаны с расчётом и уплатой налогов и относятся к предмету проверки.
В ИФНС обычно передают копии документов, но иногда требуются оригиналы — например, счёт-фактуры. Тогда инспекция оформляет уведомление, а ознакомиться с оригиналами может только на территории налогоплательщика.
Первичные документы запрашивают в рамках проверки деклараций и прочих отчетов в установленные сроки. Поэтому после её окончания — только при назначении дополнительных мероприятий в течение месяца.
Требование может прийти и вне проверки вашей компании — например, при проверке контрагента или по любой сделке. Это встречная проверка.
Если контрагент в другой ИФНС, к требованию приложат копию поручения с перечнем документов и основанием. Если в одной — направят только требование.
Уведомление о вызове в налоговый орган
При камеральной проверке вас могут вызвать в налоговую инспекцию для устных пояснений. В этом случае ИФНС направляет уведомление о вызове в налоговый орган.
В нём должны быть:
- адрес налоговой инспекции и номер кабинета, в который вас вызывают;
- дата явки и режим работы;
- подробное описание цели вызова.
Согласно пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ вызывать для устных пояснений могут по вопросам уплаты налогов, в связи с налоговой проверкой и в других случаях, связанных с налоговым законодательством.
Требование об уплате
Требования об уплате налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа пришлют, если вы пропустили сроки сдачи, ошиблись в реквизитах (например, в ИНН), перечислили в бюджет меньше, чем нужно, не заплатили вообще и т. д.
В таком требовании указывают сумму задолженности и срок, в течение которого её нужно погасить. Если не успеете оплатить, вам могут заблокировать расчётный счёт.
Когда требование считается полученным
Если проверка проходит на территории налогоплательщика, требование вручают лично под роспись. Срок ответа отсчитывается со следующего дня.
В других случаях — п.4 ст.31 НК РФ:
- При отправке заказным письмом требование считается полученным на шестой рабочий день с даты отправки, срок исполнения — с седьмого. Даже если письмо фактически не получено, главное — что сведения о направлении зафиксированы.
- При отправке через ТКС его нужно открыть, подписать и отправить квитанцию о приёме. Дата получения — шестой день со дня отправки требования. Разъяснения по правилам подсчета срока исполнения даны в письме ФНС России от 7 марта 2025 г. № ЕА-4-15/2526@.
Пример
Налогоплательщику 10.02.2025 налоговым органом по ТКС направлено требование о представлении документов (информации) в соответствии с пунктами 1, 3 статьи 93 Кодекса, срок исполнения которого составляет 10 рабочих дней.
10.02.2025 — день направления (указан в подтверждении даты отправки).
11.02.2025 - начинается течение 6-дневного срока (в рабочих днях) на получение документа.
18.02.2025 — 6-й день, дата получения документа по ТКС (с учетом исключения выходных дней).
19.02.2025 — начало течения 10-тидневного срока (в рабочих днях) для исполнения требования.
04.03.2025 — 10-й день, срок исполнения требования.
- При отправке через личный кабинет ИП или юрлица считается полученным в день, следующий за днем размещения в личном кабинете.
Сроки ответа на требования ИФНС
Срок, в течение которого налоговики ждут от вас ответ, указывают в требовании. Например, документы нужно передать в течение:
- 5 рабочих дней — если запрос связан с проведением налоговой проверки у контрагента (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
- 10 рабочих дней — если ИФНС запрашивает документ при налоговой проверке (п. 3 ст. 93.1 НК РФ) или вне рамок проверки, по конкретной сделке с контрагентом (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).
Срок исполнения требования об уплате — 8 рабочих дней, если в нём не указан более длительный срок.
Как отвечать на требования
На любые письменные требования налоговой нужно ответить в указанный срок. На одни можно отвечать в свободной форме, на другие — только по установленной форме.
Подробно о том, как отвечать на требования — читайте в нашей статье «Требования из налоговой: можно ли не отвечать».
Если не успеваете подготовить необходимые документы
Если не успеваете подготовить запрошенные документы, в течение рабочего дня после получения требования отправьте в ИФНС России уведомление о невозможности представления в срок. Укажите причину и дату, до которой планируете передать документы.
В течение двух дней налоговая примет решение — продлить срок или отказать. Инспекция вправе не учитывать ваши доводы и сама определяет, на сколько дней продлить срок.
Налоговая запросила документы, которых нет
Если документы утрачены из-за пожара, наводнения или изъятия, нужно направить уведомление в ИФНС с подтверждающими документами — особенно при большом объёме операций.
Если инспекция ошибочно запрашивает данные по незнакомому контрагенту, тоже стоит уведомить, почему передать документы невозможно. Если требование поступило, ответить нужно не позже следующего рабочего дня.
У вас требуют документы повторно
Если ИФНС повторно запрашивает уже переданные документы, дублировать их не нужно. Достаточно вовремя направить уведомление с объяснением. Повторная передача требуется только при утрате данных или возврате оригиналов.
Налоговая запросила документы за период старше 3 лет
ИФНС может запрашивать документы по партнёрам за любой период, а не только за последние 3 года. Отказ возможен, если истёк срок хранения и документы уничтожены — тогда нужно уведомить инспекцию о причине.
Как подготовить бумажные копии документов
Запрашиваемые копии документов можно передать в налоговую лично или через уполномоченного представителя, отправить через Почту России заказным письмом. Можно отправить сканы — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Бумажные копии нужно предварительно подготовить по правилам ФНС:
- Все документы раскладывают так, чтобы каждая пачка не превышала 150 листов. Исключение — многостраничный документ, его делить не нужно.
- Листы в каждой пачке нумеруют, начиная с «1».
- В пачке делают сбоку по 2–4 прокола и прошивают толстой иглой с прочной нитью. Концы выводят на оборотную сторону последнего листа, завязывают узел и заклеивают прямоугольником из бумаги размером примерно 4–6 см на 4–5 см — это сообщение для заверительной надписи.
- Сшивать документы нужно крепко, но так, чтобы сохранялась читаемость информации для целей контроля и можно было делать копии.
- На бумажной наклейке пишут должность лица, заверяющего документы, личную подпись, фамилию с инициалами, «Пронумеровано, прошнуровано» — количество листов (цифрами и прописью) и дату заверения. При наличии ставится печать.
- Налогоплательщик вправе подтвердить документы, например для вычета, только при соблюдении этих требований.
- Порядок оформления утверждается приказом организации.
Заверять документы для налоговой у нотариуса не надо. Это может сделать сам ИП, руководитель или его уполномоченный представитель.
Документы в ИФНС передают с сопроводительным письмом — укажите дату и номер требования, перечень документов и общее количество листов. Вместо списка можно приложить опись. При личной передаче сделайте второй экземпляр описи и попросите расписаться на нём.
Как ответить на требования о представлении пояснений
Пояснения направляют в произвольной форме через электронный документооборот или на бумаге. Но если требование касается ошибок в декларации по НДС, которую вы обязаны сдавать электронно, пояснения подают только в установленном формате и через ЭДО.
В зависимости от ситуации нужно:
- предоставить уточнённый отчёт — если ошибки занижали налоги или взносы;
- направить пояснения — если недочёты не повлияли на сумму к уплате;
- частично исправить ошибки в уточнёнке и приложить пояснения — если согласны не со всем.
К пояснениям можно добавить подтверждающие документы (п. 4 ст. 88 НК РФ).
Если в требовании не указаны конкретные ошибки, оно считается незаконным. Давать пояснения не обязательно, но лучше письменно уведомить об этом ИФНС.
Что будет, если не ответить на требование налоговой
Игнорирование или просрочка исполнения требования ИФНС считается налоговым нарушением и влечёт штраф:
- 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ );
- 400 руб., если это повторное нарушение в течение 12 месяцев (п. 4 ст. 114 НК РФ);
- 300–500 руб. — для должностного лица (по решению суда).
За непредставление пояснений — штраф 5 тыс. руб. (ст. 129.1 НК РФ), при повторном нарушении — до 20 тыс. руб.
За отказ или просрочку в передаче документов по контрагенту штраф — 10 тыс. руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ), особенно если это подтверждение сделок с поставщиками товаров или услуг.
Игнорирование требований увеличивает риск выездной проверки — это один из критериев, по которым контролирующие органы выбирают организации и ИП для выездных проверок, в том числе в отношении конкретных операций или партнёров.
