База знаний 27 декабря’22

Сроки хранения документов в организации в 2021 году

Компании и ИП должны хранить документы, касающиеся налогового, бухгалтерского и кадрового учета. Сегодня подробно разберем этот вопрос и расскажем про сроки хранения и штрафы за нарушения.

Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения утвержден Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019. Кроме того, ведомство подготовило новые правила хранения, комплектования и учета документов в приказе N 77 от 31.07.2023. Они вступили в силу с 17 сентября 2023 года.  Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налогам, бухгалтерии и кадрам.

Поможем вам держать в порядке всю документацию
Передайте нам бухгалтерию на аутсорсинг: мы храним все документы наших клиентов, а скачать их можно в любой момент. Наши специалисты по бухгалтерии сразу оформят документы правильно и организуют грамотное хранение.
Узнать подробнее
Аутсорсинг

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации Вид документов Сроки хранения Основание
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет п. 317 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 5 лет п. 313 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН 5 лет п. 318 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) п. 308 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Бухгалтерский учет Документы о недостачах, растратах и хищениях 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу п. 287 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 лет

При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
п. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 3 года п. 383 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 1 год п. 377 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности 5 лет п. 409 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 5 лет п. 402 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве 45 лет

по месту составления — постоянно, но не менее 10 лет — при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах

в других организациях — 5 лет
п. 425 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Кадровый учет Графики отпусков 3 года п. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Сроки хранения документов

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации Вид документов Срок хранения
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 лет

При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 лет

При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:

а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора
а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно

б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - постоянно

б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 лет

При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве

а) по месту составления;
б) в других организациях
а) 45 лет;
связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно

б) 5 лет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Сроки хранения налоговых документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  • документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год;
  • документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет.

Санкции за нарушение порядка хранения документов

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения документов предусмотрены штрафы. Компания заплатит от 5 тыс. до 10 тыс. руб., а ее руководитель — от 3 тыс. до 5 тыс. руб.

Если нарушили порядок архивирования учредительных, регистрационных документов или договоров по крупным сделкам, то штраф составит до 300 тыс. руб. Такое наказание предусматривает статья 13.25 КоАП РФ.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Узнать подробнее
Аутсорсинг

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.