С 2026 года формализованный электронный документооборот стал обязательным для многих операций, так что игнорировать требования партнёра нельзя. Разберём, что такое УПД в XML и как правильно оформить документ, чтобы сделки проходили без проблем.
Главное про УПД в XML
- УПД в XML — это электронный документ в зашифрованном и защищённом формате, который используют для обмена через систему ЭДО. Такой формат нужен, чтобы системы могли автоматически проверять и обрабатывать документы без ручного ввода данных.
- Формализованный обмен обязателен для некоторых операций — например, при работе с маркированными или прослеживаемыми товарами.
- Если контрагент принимает документы только через ЭДО, обычный PDF или Word не подойдут.
- УПД в XML не нужно создавать вручную: документ формируется автоматически в системе ЭДО или в учётной программе.
- Ваш контрагент может настаивать только на обмене УПД в XML-формате, но это его добровольный выбор. Законодательно (НК РФ, ГК РФ) контрагенты не ограничены в выборе документов для оформления сделок, поэтому такое требование не совсем обосновано. Тем не менее, наиболее осторожные контрагенты не идут на компромисс в виде неформализованных документов.
Что такое УПД в XML
Документ в XML — это зашифрованный набор данных, который используют при формализованном обмене документами в ЭДО. Это значит, что партнёры обмениваются не просто документами в Word или PDF, а защищёнными файлами. Программы видят такие документы в виде кода.
Неформализованные документы — это документы в Word, JPEG, PDF или другом фотоформате. Их программы видят как файлы с текстом или изображением.
В системе ЭДО формализованные и неформализованные документы выглядят одинаково. Но файлы в XML программы видят в виде кода — это значит, что им не нужно распознавать текст и чтение показателей будет более точным.
Почему партнёрам нужен именно XML формат
Некоторые компании обязаны вести именно формализованный документооборот — то есть вся их отчётная документация должны быть в XML-формате. Например:
- если компания работает с прослеживаемыми товарами;
- если бизнес работает с маркированными товарами.
Ещё партнёр может настроить формализованный обмен документами для своего удобства, чтобы избежать ошибок и лишнего внимания со стороны налоговой. Тогда он тоже запросит у вас документы в XML. Чаще всего формализованный ЭДО требуют:
- крупные сети;
- маркетплейсы;
- государственные компании;
- холдинги.
Если контрагент работает через оператора ЭДО и принимает документы только в XML, вам придётся перейти на формализованный обмен, иначе документы просто не примут.
Если ведёте электронный документооборот и используете неформализованные документы (PDF, JPEG или Word), вы тоже можете использовать документы в любых форматах и формах, главное — чтобы в них были все необходимые реквизиты и электронные подписи участников сделки. Получается, вы также можете отправлять ТОРГ-12 или акты в старых форматах, но в неформализованном виде.
Важно! Для налоговой проверки такие документы передают в налоговый орган на бумаге в виде заверенных копий с указанием, что подписание документов произведено ЭЦП. Другой вариант — отсканировать и подписать усиленной электронной подписью (Письмо ФНС России от 09.12.2022 N ЗГ-3-26/13861). Чаще всего именно из-за этого требования контрагенты требуют XML-формат.
Рекомендуем договариваться с контрагентом заранее о формах, форматах и способах обмена документами, чтобы потом не встать перед проблемой при отгрузке.
Читайте также: УПД вместо актов в 2026 году — новые правила, примеры и риски
Как заполнить УПД в XML
Все актуальные форматы УПД в XML уже есть в любом ЭДО — вам останется лишь заполнить документ в системе, а программа сама зашифрует данные. Ещё УПД можно формировать в учётной программе — принцип будет таким же.
Шаг 1. В учётной программе откройте операцию по отражению операции (отгрузка, оказание услуг и т.д.).
Шаг 2. Заполните данные о вашем бизнесе и контрагенте. Система запросит:
- Статус УПД — это «1» для УПД, который содержит первичный документ (накладную, акт) и счёта-фактуру или «2», если УПД у вас выполняет роль только первичного документа и нет НДС.
- ИНН, КПП, адрес — ваш и партнёра.
- Номер договора.
- Валюту расчёта.
- Идентификатор госконтракта, если работаете с госкомпаниями.
Бумажный бланк УПД, реквизиты в «шапке» зашифруются в XML-формате
Шаг 3. Заполните данные о товаре или услугах. Нужно указать:
- Код товара, работы, услуги. Это внутренний код позиции из вашей учётной системы или каталога. Поле используют не всегда, поэтому его можно оставить пустым, если кодов нет.
- № п/п. Порядковый номер строки. Обычно система ставит его автоматически.
- Наименование товара, работы или услуги. Напишите название позиции. Оно должно совпадать или быть наиболее схожим с тем, как товар или услуга указаны в договоре или номенклатуре. Если название длинное или сложное, в УПД можно сократить, сделать ссылку на спецификацию и договор. Главное - чтобы инспектор или контрагент поняли, о чём речь.
- Код товара. Это может быть артикул, внутренний код или код из вашей системы учёта.
- Единица измерения. Например: шт., кг, м, усл.
- Количество. Укажите, сколько товаров отгружается.
- Цена за единицу. Стоимость одной единицы товара или услуги с НДС.
- Стоимость без НДС.
- Ставку НДС. Выберите нужную — 22%, 10%, 5%, 7%, или 0%.
- Сумма НДС. Она рассчитывается автоматически на основе ставки.
- Стоимость с НДС. Это итоговая сумма по строке с учётом налога.
- Страну происхождения товара. Укажите цифровой код страны и её краткое название
- Регистрационный номер декларации или номер партии. Это поле используют, если товар импортный или относится к системе прослеживаемости.
После заполнения система сама преобразует введённые данные в XML-структуру. Вы видите обычный документ, но внутри он уже содержит структурированный файл, который можно отправить через ЭДО.
Как отправить УПД в XML
Если формировали документ в ЭДО, вам останется только выбрать контрагента из списка и отправить ему документ с электронной подписью.
Если УПД сформирован в учётной программе, выгрузите XML или ZIP, затем загрузите его в систему ЭДО. Проверьте данные в предпросмотре, подпишите электронной подписью и отправьте контрагенту. Документ автоматически поступит в его систему ЭДО, даже если он использует другого оператора через роуминг.
Почему ЭДО не принимает УПД в XML
Если документ не отправляется и система показывает сообщение о неверном поле или неправильном формате — проблема в структуре файла. Это значит, что вы неправильно заполнили документ. Чаще всего проблемы возникают в таких случаях:
- не указаны обязательные данные — например, ИНН, КПП, дата или номер документа;
- дата или номер записаны в неправильном формате;
- в полях есть лишние символы: кавычки, спецзнаки, пробелы или переносы строк;
- суммы не совпадают — итог не сходится со строками документа;
- указана неподходящая единица измерения или неверный код из справочника.
В таком случае исправьте документ у себя и отправьте снова.
Если же документ ушёл, но контрагент его отклонил с комментариями вроде «указан другой склад» или «номенклатура не согласована», значит сработала внутренняя проверка у получателя. Чаще всего причина в мелких расхождениях между системами. Например:
- в одной системе цена округляется до трёх знаков, а в другой — только до двух;
- отличаются коды единиц измерения в справочниках;
- не совпадают артикулы или коды товаров, если контрагент работает со своей системой кодирования.
В таком случае аннулируйте документ, уточните требования контрагента и поправьте данные. Затем отправьте документ получателю повторно.
