Летом сотрудники всё чаще просят поработать пару недель с дачи, месяц из другого города или совместить отпуск с удалённой работой из-за границы. Иногда кажется, что достаточно сказать «хорошо» в рабочем чате. Но смена места работы может затронуть трудовые отношения, информационную безопасность и даже налогообложение.
Разбираемся, когда удалёнку нужно оформлять документально, что проверить перед согласованием и в каких случаях работодателю лучше отказать.
Не любая поездка требует изменений в документах
Если сотрудник уже работает дистанционно, обычно ничего менять не нужно. Он может выполнять работу из любого места, если это не запрещено трудовым договором или внутренними правилами компании.
Другая ситуация — офисный сотрудник просит временно перейти на удалённый режим. В этом случае работодатель не обязан соглашаться. Если договорённость достигнута, лучше оформить её письменно: определить срок удалённой работы, режим взаимодействия и порядок обмена документами.
Если сотрудник работает в офисе
Временный переход на дистанционную работу обычно оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору.
В документе укажите:
- период удалённой работы;
- режим взаимодействия;
- рабочее время (если оно меняется);
- способы связи;
- порядок подписания документов;
- кто предоставляет оборудование.
Если удалёнка согласована только в переписке, позже может возникнуть спор: где сотрудник должен был находиться и какие условия действовали.
Дача — это одно, другая страна — совсем другое
Работа из другого региона России обычно вызывает меньше вопросов. При работе за границей рисков становится больше.
Например, работодателю стоит заранее выяснить:
- в какой стране будет находиться сотрудник;
- сколько времени он планирует работать оттуда;
- сможет ли пользоваться корпоративными сервисами;
- не действует ли в стране ограничение на использование VPN или отдельных программ;
- нет ли требований по защите персональных данных;
- нет ли препятствий в части охраны труда, выполнения требований ГОиЧС
Для некоторых компаний проблема возникает ещё раньше — внутренние политики информационной безопасности запрещают подключаться к корпоративным системам из-за рубежа. Поэтому разрешение на удалённую работу за границей лучше согласовывать не только с руководителем, но и с IT-службой.
Не забудьте про безопасность данных
Самая частая ошибка — обсуждать только кадровые документы. На практике больше проблем возникает из-за безопасности.
Перед удалённой работой стоит проверить:
- как сотрудник будет подключаться к корпоративной сети;
- нужен ли VPN;
- можно ли работать через публичный Wi-Fi;
- разрешено ли использовать личный компьютер;
- включено ли шифрование диска;
- настроена ли двухфакторная аутентификация;
- что делать при потере ноутбука.
Если человек работает с персональными данными, коммерческой тайной или финансовой информацией, требования могут быть ещё строже.
Кто оплачивает интернет и оборудование
Трудовой кодекс позволяет использовать оборудование работодателя или личную технику сотрудника.
Если человек работает на собственном ноутбуке, работодатель может выплачивать компенсацию за использование имущества и связанные расходы. Размер и порядок выплаты обычно закрепляют локальными документами или трудовым договором.
Лучше заранее определить:
- кто предоставляет компьютер;
- кто оплачивает интернет и электроэнергию;
- компенсируется ли мобильная связь;
- кто отвечает за ремонт техники.
Что делать с рабочим временем
Удалённая работа не означает свободный график.
Если сотрудник работает по обычному режиму, он должен соблюдать установленное рабочее время.
Если компания использует гибкий график, стоит заранее определить:
- когда сотрудник обязан быть на связи;
- сколько времени даётся на ответ;
- как фиксируется выполнение задач;
- какие каналы связи считаются официальными.
Чем подробнее правила, тем меньше конфликтов.
Можно ли работать из отпуска
Нет. Ежегодный оплачиваемый отпуск — это время отдыха.
Нельзя оформить сотруднику отпуск и одновременно требовать, чтобы он продолжал выполнять работу удалённо.
Если человек хочет работать, отпуск лучше перенести или оформить его позже.
На практике распространена другая схема: сотрудник работает удалённо несколько недель, а затем уходит в полноценный отпуск.
Нужно ли уведомлять государственные органы
Если сотрудник временно работает из другого города России, специальных уведомлений обычно не требуется.
Но при длительной работе из другой страны могут возникнуть дополнительные вопросы:
- налоговое резидентство сотрудника (переезд в другую страну на срок более 183 дней);
- порядок удержания НДФЛ и предоставления вычетов;
- применение международных соглашений;
- выполнение требований валютного законодательства;
- особенности трудового законодательства для дистанционной работы за пределами России.
Такие ситуации лучше оценивать отдельно, особенно если сотрудник планирует находиться за границей несколько месяцев.
Налогообложение дистанционного работника за границей
НДФЛ
Независимо от того, является ли дистанционный работник налоговым резидентом РФ или нет, его доходы по трудовому договору с российской организацией признаются полученными от источников в России. Это означает, что работодатель обязан удерживать НДФЛ из его зарплаты.
Вопреки распространенному мнению, размер ставки для дистанционщиков не зависит от их налогового резидентства. С переездом сотрудника за границу он будет продолжать платить НДФЛ по основной прогрессивной шкале 13-22%.
Но статус налогового резидента всё равно нужно отслеживать.
Главная причина — налоговые вычеты:
- Резиденты имеют право на стандартные, социальные и имущественные вычеты (ст. 218–221 НК РФ).
- Нерезиденты права на эти вычеты не имеют (п. 4 ст. 210 НК РФ).
Поэтому работодателю важно отслеживать статус сотрудника, чтобы не ошибиться с предоставлением вычетов.
Страховые взносы
Выплаты дистанционному работнику облагаются страховыми взносами в обычном порядке (по общим тарифам, в общие сроки).
Компенсация расходов дистанционному сотруднику
Особый момент — компенсация расходов. Если компания возмещает сотруднику затраты на использование личного или арендованного оборудования, программного обеспечения и средств защиты, эти суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но при соблюдении одного из условий:
- Размер компенсации не превышает 35 рублей за каждый день работы (при этом сумма должна быть зафиксирована в коллективном или трудовом договоре). В сумму компенсации входит как амортизация оборудования, так и дополнительные расходы (свет, интернет, ремонт и т.д.).
- Компенсация выплачена в размере фактически подтвержденных документально расходов, понесенных в интересах работодателя.
Рекомендуется утвердить отдельный локальный акт с методикой расчета такой компенсации. Это позволит платить работнику сумму в большем размере без лишнего НДФЛ и взносов.
Когда работодателю лучше отказать
Не всегда удалёнка возможна. Основаниями для отказа могут быть:
- работа требует постоянного присутствия в офисе;
- сотрудник использует оборудование, которое нельзя вывезти;
- внутренние правила запрещают доступ к корпоративным данным из-за рубежа;
- невозможно обеспечить защиту информации;
- удалённая работа помешает производственному процессу.
Работодатель вправе не переводить сотрудника на дистанционный режим только потому, что ему так удобнее летом.
Частые ошибки
Разрешили удалёнку в переписке. Если сотрудник работает в офисе, безопаснее оформить дополнительное соглашение.
Не уточнили, что сотрудник уехал за границу. Это может повлиять на налоги, доступ к корпоративным сервисам и безопасность данных.
Разрешили работать через личный ноутбук без правил. Так возрастает риск утечки информации.
Оставили только один способ связи. Если корпоративный мессенджер перестанет работать, взаимодействие окажется парализованным.
Разрешили работать во время отпуска. Отпуск предназначен для отдыха, а не для дистанционной работы.
Чек-лист перед согласованием удалёнки
Перед тем как разрешить сотруднику работать вне офиса, ответьте на семь вопросов:
- Где он будет находиться?
- На какой срок уезжает?
- Нужно ли менять трудовой договор?
- Сможет ли безопасно подключаться к корпоративным системам?
- На каком оборудовании будет работать?
- Кто оплачивает связь и интернет?
- Не возникнут ли налоговые или юридические риски, если сотрудник находится за границей?
Главное
Если сотрудник просит поработать с дачи несколько недель, вопрос обычно сводится к правильному оформлению дистанционного режима. Если речь идёт о работе из другой страны, проверять нужно уже не только кадровые документы, но и налоги, информационную безопасность и внутренние правила компании.
Хорошее правило для работодателя простое: сначала определить, какие риски создаёт новое место работы, и только потом согласовывать удалённый режим. Это позволит избежать проблем и для бизнеса, и для самого сотрудника.
