Не все потери видно в банковской выписке как отдельный расход. Часть денег зависает в переплатах, часть — у контрагентов, а иногда бизнес платит больше налогов просто потому, что вовремя не получил документ или не проверил расчёт.
Ниже — 7 участков учёта, где стоит искать такие потери.
1. На ЕНС лежит переплата
Положительное сальдо единого налогового счёта означает, что денег на ЕНС больше, чем текущих налоговых обязательств.
Это не потеря: переплату можно оставить в счёт будущих платежей или вернуть на банковский счёт по заявлению. Такое право предусмотрено ст. 79 НК РФ.
Но если компания не сверяет ЕНС, она может месяцами не замечать, что часть оборотных денег находится в бюджете.
Пример. На ЕНС осталось 180 000 ₽ после уточнения налоговой декларации. Компания об этом не знает и перед следующим сроком ещё раз перечисляет всю сумму ЕНП. Переплата растёт, а на расчётном счёте денег становится меньше.
Что проверить: сальдо ЕНС и историю операций. Если есть устойчивое положительное сальдо, разберитесь, из чего оно возникло и нужно ли оставлять всю сумму на счёте.
2. Деньги заплатили, а расход завис без документов
Выписка банка подтверждает перевод денег, но не всегда подтверждает сам расход.
Компания оплатила подрядчику 200 000 ₽. Работа выполнена, но акт или УПД так и не подписали. В бухгалтерии платёж есть, а полного комплекта документов нет.
Для налога на прибыль расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. ФНС напоминает, что факты хозяйственной жизни оформляют первичными документами.
Для вычета входного НДС тоже нужны основания: товары, работы или услуги должны быть приняты на учёт, а у покупателя должны быть первичные документы и счёт-фактура в предусмотренных законом случаях.
Получается, компания уже потратила деньги, но не может использовать расход или вычет так, как рассчитывала.
Что проверить: список неподписанных актов, накладных, УПД и счетов-фактур. Отдельно посмотрите документы, которые месяцами лежат в ЭДО со статусом «ожидает подписи».
3. В уведомлении одна сумма, в учёте — другая
Деньги могут лежать на ЕНС, но проблема появится из-за самого начисления.
ФНС среди частых ошибок в уведомлениях называет неправильный период, КБК, ОКТМО и сумму. Повторное уведомление по тому же обязательству заменяет предыдущее, поэтому указывать в нём нужно правильную полную сумму, а не только разницу.
Например, бухгалтер должен был указать 15 000 ₽, а указал 150 000 ₽. Платёж в бюджет прошёл, но налоговый учёт компании и данные ФНС уже расходятся.
Дальше приходится искать причину, исправлять уведомление и проверять сальдо ЕНС.
Что проверить: сопоставьте начисления в программе, отправленные уведомления и данные ЕНС. Особенно — НДФЛ и страховые взносы, где уведомления подаются регулярно.
4. Поставщику заплатили дважды, а возврат никто не контролирует
Такие ошибки редко выглядят крупными в моменте.
Один счёт оплатил бухгалтер, второй раз — руководитель из интернет-банка. Или поставщик выставил исправленный счёт, а в оплату ушли оба. Переплата остаётся на расчётах с контрагентом.
Другой вариант — поставщик согласился вернуть деньги, но перевод так и не пришёл.
Если сверяться только перед годовой отчётностью, несколько таких сумм могут месяцами оставаться вне оборота.
Что проверить: авансы и переплаты поставщикам, расчёты по закрытым договорам, суммы без встречной поставки или акта. Запросите акты сверки у основных контрагентов.
5. Покупатель должен деньги, но долг уже перестали замечать
С дебиторской задолженностью похожая ситуация.
Счёт выставили. Товар отгрузили. Срок оплаты прошёл. Менеджер несколько раз написал клиенту и переключился на другие задачи.
В отчётности продажа уже есть, а денег на счёте нет.
Чем больше клиентов и договоров, тем легче потерять из поля зрения небольшие задолженности: 30 000 ₽ здесь, 70 000 ₽ там. Вместе они превращаются в заметную сумму.
Что проверить: разложите дебиторскую задолженность по срокам:
- срок оплаты ещё не наступил;
- просрочка до 30 дней;
- 30–90 дней;
- больше 90 дней.
Отдельно посмотрите долги, по которым давно не было ни оплаты, ни переписки с покупателем.
6. Зарплата считается «как в прошлом месяце»
Оклад сотрудника может не меняться, но расчёт зарплаты — меняется.
В течение месяца появляются отпуск, больничный, премия, переработка, удержание, увольнение или новая выплата. Если бухгалтерия узнаёт об этом после перечисления зарплаты, приходится пересчитывать сумму.
Часть ошибок работает против сотрудника, часть — против компании.
Например, сотруднику дважды начислили премию. Деньги уже выплачены, НДФЛ рассчитан с завышенной суммы, а бухгалтер обнаружил ошибку после закрытия месяца. Теперь нужно разбираться не только с переплатой человеку, но и с налоговым учётом.
Что проверить: сравните кадровые события с начислениями. Отпуска, больничные, премии, сверхурочные и увольнения должны попадать в расчёт до выплаты денег.
7. Бизнес платит по старой схеме, хотя условия уже изменились
Учёт часто настраивают один раз: налоговый режим, ставки, правила расчёта, шаблоны операций. Потом бизнес меняется, а настройки остаются прежними.
Например:
- вырос доход и изменились обязанности по НДС;
- появился первый сотрудник;
- компания получила право на льготный тариф;
- компания не знает о льготах в регионе или для отрасли;
- изменился состав деятельности;
- часть расходов начали учитывать по-другому;
- программа продолжает считать по старым настройкам.
В результате налог может оказаться завышен или занижен.
Занижение обычно замечают быстрее — приходит требование или появляется задолженность. Переплату можно не увидеть долго.
Что проверить: сравните текущие параметры бизнеса с настройками учётной системы: режим, ставки, численность, льготы, НДС и правила расчёта зарплаты, изучите региональные законы для получения льгот.
Как понять, есть ли потери именно у вас
Не начинайте с полной ревизии бухгалтерии. Возьмите несколько контрольных точек:
| Что посмотреть | Что искать |
|---|---|
| ЕНС | необъяснимую переплату или задолженность |
| Контрагенты | старые авансы, дебиторку, двойные платежи |
| Первичка | операции без подписанных документов |
| НДС | вычеты, которые не заявили из-за документов |
| Зарплата | перерасчёты и выплаты, которые не совпадают с кадровыми событиями |
| Уведомления | расхождения с начислениями |
| Настройки учёта | устаревшие ставки, режимы и параметры |
| Льготы | возможности применения льготных ставок, тарифов и применения региональных законов |
Не каждая найденная сумма — реальный убыток. Например, переплата на ЕНС остаётся деньгами компании, а дебиторка может быть оплачена завтра. Задача проверки — найти суммы, которыми бизнес сейчас не распоряжается или которые платит без необходимости.
Проверьте риски в учёте
Ошибки в бухгалтерии не всегда начинаются со штрафа. Чаще сначала появляется небольшое расхождение: неподписанный акт, лишний платёж, забытая переплата или неверная сумма в расчёте.
Мы собрали такие ситуации в лид-магните «Оцени риски в учёте». Пройдите по чек-листу и посмотрите, где у бизнеса могут зависать деньги, документы или обязательства.
Если проверка покажет много расхождений, не обязательно разбирать их самостоятельно. Бухгалтеры «Моего дела» могут проверить учёт, найти проблемные участки и помочь привести данные в порядок.
