Раньше для электронного закрытия работ и услуг было достаточно обменяться подписанными сканами актов через ЭДО. Документ загрузили, подписали с двух сторон — операция считалась оформленной. С 2026 года старые форматы электронных актов выводятся из оборота. Для фиксации передачи товаров, работ и услуг применяется универсальный передаточный документ. Ниже разберём, что именно изменилось, кого это касается и как перейти на УПД без лишних рисков.
Главное
- С 1 января 2026 года утверждённые электронные форматы актов и ТОРГ-12 прекращают действовать при работе через формализованный ЭДО.
- Для передачи товаров, работ и услуг в электронном виде в большинстве случаев используется универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03.
- Изменения касаются только формализованных электронных документов и не затрагивают бумажные акты и накладные.
- УПД может одновременно выполнять функцию первичного документа и счёта-фактуры, если операция облагается НДС.
- При использовании старых электронных форматов после 1 января 2026 года возникает риск непризнания документов при налоговой проверке.
- Электронный УПД обязателен не во всех случаях: его можно не применять, если для документа существует отдельный утверждённый электронный формат (например, КС-2).
- Неформализованные электронные акты и накладные в 2026 году допускаются, но при проверках их нужно распечатывать и передавать скан с ЭЦП.
- Для товаров, подлежащих прослеживаемости, отгрузка оформляется только электронными формализованными документами.
- Для безопасного перехода на УПД рекомендуется проверить договоры, учётную политику, настройки ЭДО и обучить сотрудников.
УПД вместо актов в 2026 году: что изменилось в правилах
С 2026 года в электронном документообороте произошли важные изменения. Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ отменил старые электронные форматы ТОРГ-12 и актов. Теперь, если документы передаются через ЭДО, для этого используют один универсальный документ — УПД.
Речь идёт исключительно об утверждённых электронных форматах — изменения не затрагивают бумажные документы.
Если после 1 января 2026 года продолжать использовать старые электронные форматы документов, есть риск, что при налоговой проверке такие документы не примут и не засчитают как подтверждение операции.
Почему электронные акты в прежнем виде больше не принимаются
ФНС постепенно переходит на электронные документы строгого формата — в виде специальных XML-файлов. Такие документы удобны для налоговой, потому что их можно автоматически проверять, загружать в программы и анализировать без ручной обработки.
Обычные файлы, например сканы актов или документы в произвольном виде, даже если они подписаны электронной подписью, не дают такой возможности. Поэтому ранее утверждённые форматы электронных актов и накладных были выведены из оборота.
При этом электронные документы в целом не запрещены. Важно понимать, в каком формате они оформлены: от этого зависит, примет ли их налоговая без вопросов или возникнут риски при проверке.
Что такое УПД
Универсальный передаточный документ (УПД) — это многофункциональная форма, с помощью которой оформляют передачу товаров, выполнение работ или оказание услуг. Один УПД позволяет закрыть операцию, для которой раньше требовалось несколько разных документов.
В зависимости от ситуации УПД заменяет акт, накладную и счёт-фактуру. Вместо нескольких документов с одинаковыми данными стороны оформляют один, который подходит и для бухгалтерского учёта, и для налоговых целей, включая НДС.
В сервисе «Моё дело» можно скачать актуальные форматы УПД:
Кто может не использовать электронный УПД
Применять электронный УПД обязаны не все. Его можно не использовать в тех случаях, когда для конкретного документа уже существует отдельный утверждённый электронный формат.
Например, в строительстве при работе через ЭДО можно обмениваться:
- актом приёмки выполненных работ по форме КС-2, электронный формат которого утверждён приказом ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@;
- счётом-фактурой, утверждённой Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Если стороны привыкли обмениваться бумажными документами, они могут продолжать работать так же, как и раньше. Никаких дополнительных требований или ограничений для бумажных документов из-за новых правил не вводится.
Однако, если организация решает перейти на электронный документооборот, для передачи товаров, работ или услуг потребуется использовать документы в утверждённых электронных форматах. В большинстве случаев таким универсальным документом становится УПД.
Можно ли в 2026 году использовать акты и ТОРГ-12
Да, но с оговорками. Изменения касаются не запрета самих документов, а прекращения действия утверждённых электронных форматов.
Бумажные документы
При бумажном документообороте компании по-прежнему могут оформлять:
- акт выполненных работ;
- товарную накладную ТОРГ-12.
Эти документы остаются первичными и не отменяются.
Электронный документооборот
При использовании формализованного электронного документооборота:
- ранее утверждённые электронные форматы актов и ТОРГ-12 больше не применяются;
- в качестве официально признанного формализованного электронного документа используется УПД в формате 5.03.
При этом организация вправе оформлять первичные документы и в иных формах при соблюдении требований к первичке, однако такие документы не относятся к утверждённым формализованным форматам ФНС и могут нести дополнительные налоговые риски.
Как правильно заполнить УПД
УПД состоит из нескольких блоков. Ниже — пояснение, какие строки нужно заполнять обязательно, а какие — только при необходимости.
Обязательные поля УПД
Дата документа. Укажите день, когда оформляете и подписываете УПД.
Продавец (исполнитель). Это компания или ИП, которые передают товар либо оказывают услугу. В этом разделе указывают:
- наименование;
- ИНН;
- КПП (если есть);
- адрес.
Покупатель (заказчик). Организация или ИП, которые принимают товар или заказывают услугу. Заполняются те же данные: наименование, ИНН, КПП и адрес.
указывает
указывает, что такие документы продолжают действовать и могут применяться в учёте.
Неформализованные документы подтверждают хозяйственные операции для бухгалтерского и налогового учёта. Однако при проверках или по требованию ФНС их сложнее передавать в налоговую.
Сейчас предусмотрено два варианта передачи:
- На бумаге. Документ нужно распечатать, заверить и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью.
- В виде скан-копий. Документы можно представить как скан-образы, но они обязательно должны быть заверены электронной подписью.
Формализованные документы удобнее: их можно выгрузить в электронном виде из системы ЭДО и сразу направить в ФНС без дополнительной обработки.
Есть важное исключение. Если речь идёт о товарах, подлежащих прослеживаемости, их отгрузку необходимо оформлять только электронными формализованными документами. Использовать самостоятельно разработанные формы или неформализованные документы в этом случае нельзя.
Как перейти на УПД: пошаговый алгоритм для бизнеса
Шаг 1. Проверьте договоры с контрагентами
Откройте действующие договоры и проверьте:
- предусмотрен ли обмен первичными документами в электронном виде;
- указано ли, какие документы используются для закрытия сделок;
- согласовано ли применение электронного документооборота.
Если в договоре прямо указаны акты или накладные, при необходимости добавьте условие об использовании УПД. Это не всегда обязательно, но помогает избежать разногласий с контрагентами.
Шаг 2. Внесите изменения в учётную политику
В учётной политике зафиксируйте:
- какие формы первичных документов применяются в организации;
- порядок работы с электронными документами;
- правила хранения электронных документов.
Это позволит формально закрепить использование УПД и снизить риски при проверках. Больше об учётной политике читайте в статье — «Что такое учётная политика в бухгалтерии».
Шаг 3. Проверьте и настройте ЭДО
Убедитесь, что ваш оператор ЭДО:
- поддерживает формат УПД версии 5.03;
- обеспечивает корректный обмен XML-документами;
- позволяет подписывать и хранить электронные документы.
Перед началом работы рекомендуется провести тестовый обмен УПД с ключевыми контрагентами.
Шаг 4. Обучите сотрудников
Проведите инструктаж для бухгалтерии и сотрудников, которые оформляют документы. Обратите внимание на:
- выбор правильного статуса УПД;
- корректное заполнение реквизитов;
- правильное отражение товаров и услуг.
Даже короткое обучение помогает существенно сократить количество ошибок при работе с УПД.
Преимущества перехода на электронный УПД
Документы становится быстрее оформлять. Электронный УПД можно создать и отправить контрагенту прямо из бухгалтерской программы — обычно это занимает несколько кликов. Во многих системах есть автоматическая проверка заполнения, поэтому ошибки можно увидеть ещё до подписания документа.
Меньше вопросов от налоговой. У электронного УПД всегда видно, когда он создан и кто его подписал. Такие документы проще проверить, поэтому ФНС, как правило, относится к ним спокойнее, чем к сканам бумажных актов. Электронные УПД также удобно прикладывать к ответам на требования налоговой.
Документы подписываются быстрее. Контрагент получает УПД почти сразу после отправки. Не нужно ждать почту или курьера несколько дней. В системе ЭДО также видно, подписан документ или ещё нет. Экономия на отправке документов. Электронные документы обходятся дешевле, чем бумажные: не нужны конверты, почтовые услуги и курьерская доставка.
Удобное хранение и поиск. Все УПД хранятся в системе оператора ЭДО. Документы легко найти в любой момент — достаточно иметь доступ к системе, независимо от места нахождения.
Часто задаваемые вопросы
Мы оказываем только услуги. Нужно ли нам переходить на УПД?
Если вы обмениваетесь документами с контрагентами через формализованный электронный документооборот, то да — для закрытия услуг применяется УПД. Прежние утверждённые электронные форматы актов с 2026 года в ЭДО не используются. Именно УПД считается официальным электронным документом для подтверждения оказанных услуг.
Можно ли в 2026 году продолжать подписывать акты выполненных работ через ЭДО?
Подписывать акты в старом утверждённом электронном формате нельзя. Для формализованного электронного обмена используется УПД. Он заменяет электронный акт и выполняет ту же функцию подтверждения выполненных работ.
Что произойдёт, если оставить всё как есть и использовать старые электронные форматы?
В этом случае появляется риск при налоговой проверке. Документы, оформленные в форматах, действие которых прекращено, могут не принять как корректные формализованные первичные документы. Это, в свою очередь, может повлиять на признание расходов или выручки.
Обязательно ли менять договоры при переходе на УПД?
Обязанности автоматически переписывать договоры нет. Однако на практике стоит проверить формулировки. Если в договоре прямо указаны акты или накладные, иногда удобнее дополнить условия упоминанием УПД — это помогает избежать споров с контрагентами и лишних вопросов при закрытии документов.
Можно ли использовать один УПД и для операций с НДС, и без НДС?
Да, можно. Всё зависит от того, как заполнен документ. При правильном выборе статуса и корректных реквизитах один и тот же формат УПД подходит как для операций с НДС, так и для операций без налога.
Разрешено ли применять УПД не по всем операциям подряд?
Если речь идёт о формализованном электронном документообороте, то УПД используется как основной официальный формат для передачи товаров, работ и услуг. В других ситуациях — например, при бумажном документообороте или использовании неформализованных документов — допускаются иные формы первичных документов, при условии что они соответствуют требованиям законодательства.
