Раньше для электронного закрытия работ и услуг было достаточно обменяться подписанными сканами актов через ЭДО. Документ загрузили, подписали с двух сторон — операция считалась оформленной. С 2026 года старые форматы электронных актов выводятся из оборота. Для фиксации передачи товаров, работ и услуг применяется универсальный передаточный документ. Ниже разберём, что именно изменилось, кого это касается и как перейти на УПД без лишних рисков.
Главное
- С 1 января 2026 года утверждённые электронные форматы актов и ТОРГ-12 прекращают действовать при работе через формализованный ЭДО.
- Для передачи товаров, работ и услуг в электронном виде в большинстве случаев используется универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03.
- Изменения касаются только формализованных электронных документов и не затрагивают бумажные акты и накладные.
- УПД может одновременно выполнять функцию первичного документа и счёта-фактуры, если операция облагается НДС.
- При использовании старых электронных форматов после 1 января 2026 года возникает риск непризнания документов при налоговой проверке.
- Электронный УПД обязателен не во всех случаях: его можно не применять, если для документа существует отдельный утверждённый электронный формат (например, КС-2).
- Неформализованные электронные акты и накладные в 2026 году допускаются, но при проверках их нужно распечатывать и передавать скан с ЭЦП.
- Для товаров, подлежащих прослеживаемости, отгрузка оформляется только электронными формализованными документами.
- Для безопасного перехода на УПД рекомендуется проверить договоры, учётную политику, настройки ЭДО и обучить сотрудников.
УПД вместо актов в 2026 году: что изменилось в правилах
С 2026 года в электронном документообороте произошли важные изменения. Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ отменил старые электронные форматы ТОРГ-12 и актов. Теперь, если документы передаются через ЭДО, для этого используют один универсальный документ — УПД.
Речь идёт исключительно об утверждённых электронных форматах — изменения не затрагивают бумажные документы.
Если после 1 января 2026 года продолжать использовать старые электронные форматы документов, есть риск, что при налоговой проверке такие документы не примут и не засчитают как подтверждение операции.
Почему электронные акты в прежнем виде больше не принимаются
ФНС постепенно переходит на электронные документы строгого формата — в виде специальных XML-файлов. Такие документы удобны для налоговой, потому что их можно автоматически проверять, загружать в программы и анализировать без ручной обработки.
Обычные файлы, например сканы актов или документы в произвольном виде, даже если они подписаны электронной подписью, не дают такой возможности. Поэтому ранее утверждённые форматы электронных актов и накладных были выведены из оборота.
При этом электронные документы в целом не запрещены. Важно понимать, в каком формате они оформлены: от этого зависит, примет ли их налоговая без вопросов или возникнут риски при проверке.
Что такое УПД
Универсальный передаточный документ (УПД) — это многофункциональная форма, с помощью которой оформляют передачу товаров, выполнение работ или оказание услуг. Один УПД позволяет закрыть операцию, для которой раньше требовалось несколько разных документов.
В зависимости от ситуации УПД заменяет акт, накладную и счёт-фактуру. Вместо нескольких документов с одинаковыми данными стороны оформляют один, который подходит и для бухгалтерского учёта, и для налоговых целей, включая НДС.
В сервисе «Моё дело» можно скачать актуальные форматы УПД:
Кто может не использовать электронный УПД
Применять электронный УПД обязаны не все. Его можно не использовать в тех случаях, когда для конкретного документа уже существует отдельный утверждённый электронный формат.
Например, в строительстве при работе через ЭДО можно обмениваться:
- актом приёмки выполненных работ по форме КС-2, электронный формат которого утверждён приказом ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@;
- счётом-фактурой, утверждённой Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Если стороны привыкли обмениваться бумажными документами, они могут продолжать работать так же, как и раньше. Никаких дополнительных требований или ограничений для бумажных документов из-за новых правил не вводится.
Однако, если организация решает перейти на электронный документооборот, для передачи товаров, работ или услуг потребуется использовать документы в утверждённых электронных форматах. В большинстве случаев таким универсальным документом становится УПД.
Можно ли в 2026 году использовать акты и ТОРГ-12
Да, но с оговорками. Изменения касаются не запрета самих документов, а прекращения действия утверждённых электронных форматов.
Бумажные документы
При бумажном документообороте компании по-прежнему могут оформлять:
- акт выполненных работ;
- товарную накладную ТОРГ-12.
Эти документы остаются первичными и не отменяются.
Электронный документооборот
При использовании формализованного электронного документооборота:
- ранее утверждённые электронные форматы актов и ТОРГ-12 больше не применяются;
- в качестве официально признанного формализованного электронного документа используется УПД в формате 5.03.
При этом организация вправе оформлять первичные документы и в иных формах при соблюдении требований к первичке, однако такие документы не относятся к утверждённым формализованным форматам ФНС и могут нести дополнительные налоговые риски.
Как правильно заполнить УПД
УПД состоит из нескольких блоков. Ниже — пояснение, какие строки нужно заполнять обязательно, а какие — только при необходимости.
Обязательные поля УПД
Дата документа. Укажите день, когда оформляете и подписываете УПД.
Продавец (исполнитель). Это компания или ИП, которые передают товар либо оказывают услугу. В этом разделе указывают:
- наименование;
- ИНН;
- КПП (если есть);
- адрес.
Покупатель (заказчик). Организация или ИП, которые принимают товар или заказывают услугу. Заполняются те же данные: наименование, ИНН, КПП и адрес.
Наименование товара или услуги. Прописывается, что именно продаётся или какая услуга оказывается.
Количество. Указывается объём переданных товаров или количество оказанных услуг.
Цена. Стоимость одной единицы товара или одной услуги.
НДС. Отражается ставка налога, применяемая по операции.
Сумма к оплате. Общая стоимость товаров или услуг с учётом всех показателей.
Идентификатор государственного контракта. Заполняется только в том случае, если поставка осуществляется в рамках госконтракта.
Код страны происхождения. Указывается, если товар произведён за пределами России.
Статус УПД. Показывает, какую функцию выполняет документ: только первичного документа или одновременно первички и счёта-фактуры.
Основание передачи. Здесь указывается договор или иной документ, на основании которого осуществляется сделка.
Поля, которые заполняют при необходимости
Порядковый номер документа. Указывается, если в организации ведётся сквозная нумерация документов.
Код льготы. Заполняется, если по товару или услуге применяется налоговая льгота. Для товаров используют соответствующие классификаторы, для услуг — свои справочники.
Сведения о перевозке и грузе. Заполняются, если доставку выполняет сторонняя транспортная компания. В этом случае указывают данные транспортного документа и автомобиля.
Дополнительная информация об отгрузке. Можно указать любые важные сведения о передаче товара или выполнении работ.
Сведения о приёмке. Здесь фиксируют информацию о получении товара или услуги, включая возможные замечания или претензии.
Наименование экономического субъекта. Используется, если организация или ИП работают без печати — название дублируется в этом разделе.
УПД относится к первичным документам, поэтому его необходимо хранить не менее 5 лет. Сколько нужно хранить другие документы читайте в статье — «[Сроки хранения документов в организации в 2026 году](https://www.moedelo.org/club/article-knowledge/sroki-hraneniya-dokumentov-organizatsii-2020 "Сроки хранения документов в организации в 2026 году")».
Можно ли обмениваться неформализованными документами через ЭДО в 2026 году
Да, можно. В 2026 году организации и ИП вправе продолжать использовать неформализованные акты выполненных работ, акты оказанных услуг и товарные накладные ТОРГ-12. ФНС прямо указывает, что такие документы продолжают действовать и могут применяться в учёте.
Неформализованные документы подтверждают хозяйственные операции для бухгалтерского и налогового учёта. Однако при проверках или по требованию ФНС их сложнее передавать в налоговую.
Сейчас предусмотрено два варианта передачи:
- На бумаге. Документ нужно распечатать, заверить и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью.
- В виде скан-копий. Документы можно представить как скан-образы, но они обязательно должны быть заверены электронной подписью.
Формализованные документы удобнее: их можно выгрузить в электронном виде из системы ЭДО и сразу направить в ФНС без дополнительной обработки.
Есть важное исключение. Если речь идёт о товарах, подлежащих прослеживаемости, их отгрузку необходимо оформлять только электронными формализованными документами. Использовать самостоятельно разработанные формы или неформализованные документы в этом случае нельзя.
Как перейти на УПД: пошаговый алгоритм для бизнеса
Шаг 1. Проверьте договоры с контрагентами
Откройте действующие договоры и проверьте:
- предусмотрен ли обмен первичными документами в электронном виде;
- указано ли, какие документы используются для закрытия сделок;
- согласовано ли применение электронного документооборота.
Если в договоре прямо указаны акты или накладные, при необходимости добавьте условие об использовании УПД. Это не всегда обязательно, но помогает избежать разногласий с контрагентами.
Шаг 2. Внесите изменения в учётную политику
В учётной политике зафиксируйте:
- какие формы первичных документов применяются в организации;
- порядок работы с электронными документами;
- правила хранения электронных документов.
Это позволит формально закрепить использование УПД и снизить риски при проверках. Больше об учётной политике читайте в статье — «Что такое учётная политика в бухгалтерии».
Шаг 3. Проверьте и настройте ЭДО
Убедитесь, что ваш оператор ЭДО:
- поддерживает формат УПД версии 5.03;
- обеспечивает корректный обмен XML-документами;
- позволяет подписывать и хранить электронные документы.
Перед началом работы рекомендуется провести тестовый обмен УПД с ключевыми контрагентами.
Шаг 4. Обучите сотрудников
Проведите инструктаж для бухгалтерии и сотрудников, которые оформляют документы. Обратите внимание на:
- выбор правильного статуса УПД;
- корректное заполнение реквизитов;
- правильное отражение товаров и услуг.
Даже короткое обучение помогает существенно сократить количество ошибок при работе с УПД.
Преимущества перехода на электронный УПД
Документы становится быстрее оформлять. Электронный УПД можно создать и отправить контрагенту прямо из бухгалтерской программы — обычно это занимает несколько кликов. Во многих системах есть автоматическая проверка заполнения, поэтому ошибки можно увидеть ещё до подписания документа.
Меньше вопросов от налоговой. У электронного УПД всегда видно, когда он создан и кто его подписал. Такие документы проще проверить, поэтому ФНС, как правило, относится к ним спокойнее, чем к сканам бумажных актов. Электронные УПД также удобно прикладывать к ответам на требования налоговой.
Документы подписываются быстрее. Контрагент получает УПД почти сразу после отправки. Не нужно ждать почту или курьера несколько дней. В системе ЭДО также видно, подписан документ или ещё нет. Экономия на отправке документов. Электронные документы обходятся дешевле, чем бумажные: не нужны конверты, почтовые услуги и курьерская доставка.
Удобное хранение и поиск. Все УПД хранятся в системе оператора ЭДО. Документы легко найти в любой момент — достаточно иметь доступ к системе, независимо от места нахождения.
Часто задаваемые вопросы
Мы оказываем только услуги. Нужно ли нам переходить на УПД?
Если вы обмениваетесь документами с контрагентами через формализованный электронный документооборот, то да — для закрытия услуг применяется УПД. Прежние утверждённые электронные форматы актов с 2026 года в ЭДО не используются. Именно УПД считается официальным электронным документом для подтверждения оказанных услуг.
Можно ли в 2026 году продолжать подписывать акты выполненных работ через ЭДО?
Подписывать акты в старом утверждённом электронном формате нельзя. Для формализованного электронного обмена используется УПД. Он заменяет электронный акт и выполняет ту же функцию подтверждения выполненных работ.
Что произойдёт, если оставить всё как есть и использовать старые электронные форматы?
В этом случае появляется риск при налоговой проверке. Документы, оформленные в форматах, действие которых прекращено, могут не принять как корректные формализованные первичные документы. Это, в свою очередь, может повлиять на признание расходов или выручки.
Обязательно ли менять договоры при переходе на УПД?
Обязанности автоматически переписывать договоры нет. Однако на практике стоит проверить формулировки. Если в договоре прямо указаны акты или накладные, иногда удобнее дополнить условия упоминанием УПД — это помогает избежать споров с контрагентами и лишних вопросов при закрытии документов.
Можно ли использовать один УПД и для операций с НДС, и без НДС?
Да, можно. Всё зависит от того, как заполнен документ. При правильном выборе статуса и корректных реквизитах один и тот же формат УПД подходит как для операций с НДС, так и для операций без налога.
Разрешено ли применять УПД не по всем операциям подряд?
Если речь идёт о формализованном электронном документообороте, то УПД используется как основной официальный формат для передачи товаров, работ и услуг. В других ситуациях — например, при бумажном документообороте или использовании неформализованных документов — допускаются иные формы первичных документов, при условии что они соответствуют требованиям законодательства.
