Товар сгорел или погиб на складе: как списать убыток и уменьшить налоги

Пожар, затопление, авария или другие обстоятельства непреодолимой силы могут за несколько часов уничтожить товар на миллионы рублей. При этом товар может находиться не только на собственном складе, но и у перевозчика, ответственного хранителя или маркетплейса.

Самого факта происшествия недостаточно, чтобы уменьшить налоги. Бизнес должен подтвердить:

Если документов не хватит, налоговая может исключить стоимость товара из расходов. Кроме того, инспекторы вправе потребовать объяснить, куда делся товар и почему при его выбытии не начислили НДС.

Ниже — порядок действий после чрезвычайной ситуации, правила списания товара и налоговые последствия для бизнеса на ОСНО и УСН.

Что сделать сразу после происшествия

Не списывайте товар в учётной программе сразу после пожара или затопления. Сначала зафиксируйте происшествие, определите размер ущерба и соберите подтверждающие документы.

Порядок действий зависит от того, где лежал товар: на собственном складе, в арендованном помещении, у перевозчика или маркетплейса. Но основные шаги одинаковые.

Шаг 1. Получите документы о происшествии

Обратитесь в службу, которая зафиксировала пожар, аварию или затопление.

В зависимости от ситуации понадобятся:

Фото и видео тоже сохраните, но используйте их только как дополнительные доказательства. Самих фотографий обычно недостаточно, чтобы подтвердить убыток для налогового учёта.

Шаг 2. Уведомите страховую компанию и контрагентов

Сообщите о происшествии:

Проверьте сроки уведомления в договорах. Если пропустить срок, страховая компания или контрагент могут отказать в выплате либо уменьшить её.

Не выбрасывайте повреждённый товар до осмотра представителем страховой компании. Исключение — случаи, когда хранить имущество опасно для людей или окружающей среды. Тогда зафиксируйте его состояние на фото и видео и оформите документы об утилизации.

Шаг 3. Проведите инвентаризацию

После пожара, аварии, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств организация должна провести инвентаризацию.

Начните её, как только доступ к складу станет безопасным.

Руководитель издаёт приказ и назначает комиссию. Комиссия проверяет:

ИП могут не вести бухгалтерский учёт, но инвентаризация нужна и им. Без неё будет сложно подтвердить расходы по УСН или профессиональный вычет по НДФЛ.

Если товар находился на складе маркетплейса

Предприниматель не сможет сам пересчитать товар на складе маркетплейса. Поэтому инвентаризацию проводят по документам.

Запросите и сохраните:

Сопоставьте данные маркетплейса со своим учётом. Из общего количества переданного товара вычтите проданные, возвращённые и ранее списанные позиции. Так вы получите количество товара, которое находилось на складе на дату происшествия.

Также сохраните документы о покупке товара. Налоговая может проверить не только факт его гибели, но и право собственности.

По импортному товару дополнительно понадобятся:

Если документов о покупке нет, учесть стоимость погибшего товара в расходах не получится.

Какие документы оформить после инвентаризации

Соберите единый комплект документов:

В акте о списании укажите:

Из документов должна быть понятна вся цепочка: бизнес купил товар, передал его на конкретный склад, товар находился там во время происшествия и был уничтожен или повреждён.

Как списать товар в бухгалтерском учёте

Товары относятся к запасам. Их стоимость определяют по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы».

После инвентаризации стоимость погибшего товара отражают на счёте 94:

Дебет 94 — Кредит 41

Проводка показывает недостачу или потерю товара.

Когда причина происшествия подтверждена и виновного лица нет, стоимость товара включают в прочие расходы:

Дебет 91-2 — Кредит 94

Если товар сначала признали погибшим, а затем нашли, например на другом складе или в пути, запись исправляют и возвращают товар на счёт 41.

Если страховая компания или маркетплейс признали долг по компенсации:

Дебет 76 — Кредит 91-1

После поступления денег:

Дебет 51 — Кредит 76

Конкретную аналитику организация устанавливает в рабочем плане счетов и учётной политике.

Нужно ли начислять НДС при списании

Нет, если товар действительно погиб и это подтверждено документами.

Пожар, затопление или авария не считаются реализацией. Бизнес не передаёт товар покупателю и не получает за него оплату. Поэтому объекта обложения НДС нет.

Но нужно доказать, что товар уничтожен, а не продан, подарен или использован для личных нужд. Одного внутреннего акта о списании может быть недостаточно.

Приложите к нему документы о происшествии и результаты инвентаризации.

Нужно ли восстанавливать входной НДС

В общем случае — нет.

Перечень ситуаций, когда ранее принятый к вычету НДС нужно восстановить, приведён в пункте 3 статьи 170 НК РФ. Гибели товара из-за пожара, аварии или другой чрезвычайной ситуации в этом перечне нет.

Поэтому входной НДС можно не восстанавливать, если одновременно выполнены два условия:

Для бизнеса на УСН, который применяет пониженные ставки НДС без права на вычет, вопрос восстановления входного налога не возникает. Если компания или ИП на УСН применяют обычные ставки и вычеты, действуют общие правила.

Как учесть потери при расчёте налога на прибыль

Потери от пожара, аварии, стихийного бедствия и другой чрезвычайной ситуации относятся к внереализационным расходам.

В расходы можно включить:

Стоимость товара для перепродажи определяют по правилам статьи 320 НК РФ.

Учитывайте убыток после того, как:

Например, потери от пожара можно подтвердить актом о пожаре, справкой противопожарной службы, протоколом осмотра и результатами инвентаризации. Для аварии или затопления комплект документов будет другим.

Как учесть убыток на УСН «Доходы минус расходы»

До 2026 года перечень расходов при УСН был закрытым. Поэтому стоимость товара, погибшего при пожаре или другой чрезвычайной ситуации, обычно нельзя было вычесть из доходов (списать себестоимость на УСН нельзя раньше факта реализации).

С 1 января 2026 года правила изменились. В статье 346.16 НК РФ появился подпункт 45, который позволяет учитывать другие расходы по правилам главы 25 НК РФ.

Это значит, что бизнес на УСН «Доходы минус расходы» может учесть потери от чрезвычайной ситуации, если они:

Потери учитывают как внереализационные расходы по подпункту 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Новые правила применяются к расходам с 2026 года. Убыток, который возник раньше, нельзя перенести в прошлый период и пересчитать по новым правилам.

Даже если расходы уменьшили налоговую базу до нуля или получился убыток, проверьте минимальный налог. По итогам года он составляет 1% от доходов.

Что делать на УСН «Доходы»

На УСН с объектом «Доходы» стоимость погибшего товара налог не уменьшает.

Причина не в недостатке документов. При этом объекте налогообложения расходы вообще не учитываются.

При этом компенсацию от страховой компании, маркетплейса, владельца склада или другого контрагента в общем случае придётся включить в доходы.

Как учесть потери ИП на ОСНО

ИП на общей системе может включить подтверждённые потери в профессиональный налоговый вычет по НДФЛ.

Расходы должны:

Состав расходов определяют по правилам главы 25 НК РФ. Поэтому ИП может учесть стоимость товара, погибшего при пожаре, аварии, затоплении или другой чрезвычайной ситуации.

Когда применяется вычет 20% от доходов

Если ИП не может подтвердить расходы документами, он вправе применить профессиональный вычет в размере 20% от предпринимательских доходов.

Это не дополнительный вычет за погибший товар. Предприниматель выбирает один вариант:

Использовать оба варианта одновременно нельзя.

Если страховая компания или маркетплейс возместили ущерб

Стоимость погибшего товара и полученную компенсацию учитывают отдельно.

Нельзя просто вычесть компенсацию из убытка и показать только разницу.

Например, товар стоил 1 000 000 рублей, а маркетплейс выплатил 700 000 рублей. В налоговом учёте отражают:

В результате налоговая база уменьшается на 300 000 рублей, но доход и расход должны быть оформлены как две отдельные операции.

Компенсация при расчёте налога на прибыль

Страховое возмещение и компенсацию от контрагента включают во внереализационные доходы.

При методе начисления доход признают:

Обязанность выплатить деньги может подтверждать:

При кассовом методе доход отражают в день получения денег.

Компенсация при УСН

На УСН доход признают кассовым методом.

Компенсацию нужно учесть:

Например, маркетплейс может не перечислить компенсацию на расчётный счёт, а зачесть её в счёт комиссии, логистики или хранения. Такой зачёт тоже считается доходом.

Поэтому проверяйте не только банковскую выписку, но и отчёты маркетплейса и документы о взаимозачёте.

Нужно ли платить НДС с компенсации

Страховое возмещение НДС не облагается.

Компенсация от маркетплейса за погибший товар также обычно не облагается НДС, если это именно возмещение ущерба, а не оплата товара.

Но название выплаты в документах не определяет налоговые последствия. Важно её содержание.

Если выплата компенсирует стоимость утраченного имущества и не связана с реализацией, объекта обложения НДС нет. Если она фактически заменяет оплату проданного товара, налоговая может признать её частью выручки.

Поэтому в документах нужно прямо указать:

Пример расчёта

На складе сгорел товар стоимостью 1 200 000 рублей без НДС. Страховая компания выплатила 800 000 рублей.

Организация на ОСНО

Организация отражает:

В результате налоговая база уменьшается на 400 000 рублей.

Входной НДС восстанавливать не нужно, если гибель товара подтверждена документами.

УСН «Доходы минус расходы»

Бизнес учитывает:

Налоговая база уменьшается на 400 000 рублей. По итогам года нужно также рассчитать минимальный налог.

УСН «Доходы»

Стоимость погибшего товара налог не уменьшает.

Компенсация в размере 800 000 рублей включается в доходы.

Чек-лист: что должно быть перед списанием

Проверьте, что вы собрали:

Чем понятнее документы связывают товар, склад, происшествие и размер ущерба, тем ниже риск спора с налоговой.

Главное — не ограничиваться одной проводкой или актом о списании. Сначала подтвердите факт гибели товара и размер потерь, затем отдельно отразите расход и полученную компенсацию.