Отпуск бухгалтера не переносит сроки уплаты налогов, выплаты зарплаты и сдачи отчётности. Чтобы компания продолжала работать без сбоев, собственнику нужно заранее перед тем, как бухгалтера не будет на рабочем месте, проверить календарь задач, доступы и порядок замещения специалиста.
В статье — чек-лист, который поможет собственнику передать дела и сохранить бухгалтерию в рабочем режиме.
Проверьте, какие задачи выпадают на отпуск бухгалтера
Начните с календаря на весь период отсутствия бухгалтера. Добавьте несколько рабочих дней до отпуска и после возвращения: часть задач лучше закрыть заранее, а на разбор накопившихся документов потребуется время.
В календарь включите:
- сроки сдачи налоговых деклараций и расчётов;
- сроки направления уведомлений об исчисленных налогах и взносах;
- сроки уплаты налогов и страховых взносов;
- выплату зарплаты, отпускных и других сумм сотрудникам;
- платежи поставщикам, арендодателю и банку;
- подписание актов, накладных и счетов-фактур;
- отправку отчётности в Социальный фонд России;
- ответы на требования государственных органов;
- кадровые документы и расчёты с увольняющимися сотрудниками.
Сверить налоговые даты можно с интерактивным календарём ФНС. Он показывает сроки сдачи отчётности и уплаты обязательных платежей для организаций и ИП. Или воспользуйте персональным налоговым календарем от «Моего дела».
Не ограничивайтесь отчётностью. Бухгалтер часто контролирует платежи, первичные документы, банк, электронный документооборот и расчёты с сотрудниками. Эти задачи тоже нужно передать.
Назначьте того, кто заменит бухгалтера
Формулировки «директор посмотрит» или «помощник проверит почту» не определяют ответственность. По каждой задаче нужно указать конкретного исполнителя.
В рабочем списке зафиксируйте:
| Задача | Срок | Ответственный | Кто подменяет | Как подтвердить выполнение |
|---|---|---|---|---|
| Выплатить зарплату | Дата выплаты | Сотрудник | Руководитель | Банковская выписка |
| Отправить отчёт | Срок сдачи | Замещающий бухгалтер | Руководитель | Квитанция о приёме |
| Проверить требования ФНС | Ежедневно | Ответственный сотрудник | Директор | Отметка в журнале |
| Подписать документы в ЭДО | Ежедневно | Уполномоченный сотрудник | Руководитель | Статус подписания |
Разделите подготовку и контроль. Один сотрудник может сформировать платёж или отчёт, другой — проверить сумму, реквизиты и результат отправки.
Если заменить бухгалтера некому, определите задачи, которые можно выполнить до отпуска. Например, заранее подготовить платёжки, рассчитать зарплату и собрать документы для отчётности. Подписывать и отправлять документы нужно в установленный срок.
Проверьте доступы к банку и рабочим сервисам
Замещающий сотрудник не должен обнаружить в день платежа, что у него нет доступа к системе или права подписи. Проверку лучше провести до начала отпуска и выполнить тестовую операцию.
Проверьте доступы к следующим сервисам:
- интернет-банку;
- учётной системе;
- оператору электронного документооборота;
- личному кабинету организации или ИП на сайте ФНС;
- личному кабинету страхователя СФР;
- «Госуслугам»;
- корпоративной электронной почте;
- сервисам для работы с кассой, маркировкой и прослеживаемостью, если компания ими пользуется.
Для каждого сервиса уточните, кто может войти, подготовить документ, подписать его и проверить результат отправки.
Личный кабинет юридического лица ФНС используют для электронного обмена документами с инспекцией. В нём можно проверить состояние единого налогового счёта, неисполненные требования и решения о взыскании.
Не передавайте замещающему сотруднику чужой пароль или носитель электронной подписи. Оформите отдельный доступ и необходимые полномочия. Представитель ИП может работать в личном кабинете по машиночитаемой доверенности и со своей квалифицированной электронной подписью. При электронном обмене с СФР полномочия представителя также подтверждают машиночитаемой доверенностью.
Определите, кто следит за требованиями ФНС
На время отпуска нельзя оставлять без контроля входящие документы. Требование может поступить через оператора электронного документооборота или личный кабинет налогоплательщика.
Назначьте сотрудника, который будет ежедневно проверять:
- требования и уведомления ФНС;
- сообщения СФР;
- входящие документы в ЭДО;
- письма на корпоративной почте;
- сообщения банка;
- обычную почтовую корреспонденцию.
В инструкции укажите, кому передавать каждый документ. Например, требование ФНС — руководителю и замещающему бухгалтеру, претензию контрагента — юристу, запрос банка — сотруднику, который отвечает за расчётный счёт.
Проверять только входящие недостаточно. Ответственный сотрудник должен контролировать квитанции, протоколы и статусы доставки. СФР указывает: если в протоколе проверки отчётности обнаружены ошибки, их нужно исправить и повторно направить сведения в установленный срок.
Зафиксируйте передачу дел
Передача дел — это не устный разговор в последний рабочий день. Составьте документ, который смогут использовать замещающий сотрудник и руководитель.
В документе укажите:
- задачи и сроки на период отпуска;
- подготовленные и неотправленные отчёты;
- налоги, зарплату и другие платежи;
- остаток на едином налоговом счёте;
- неподписанные документы в ЭДО;
- требования и запросы, по которым ещё не подготовлен ответ;
- ожидаемые документы от сотрудников и контрагентов;
- незавершённые расчёты;
- контакты банка, оператора ЭДО и технической поддержки;
- срок действия электронных подписей и доверенностей;
- место хранения инструкций и рабочих файлов.
Напротив каждой задачи поставьте статус: «подготовлено», «ждём документ», «нужно подписать», «отправлено», «принято». Для отправленной отчётности сохраните квитанции, для платежей — банковские документы, для ЭДО — подтверждение подписания.
Подготовьте план на случай сбоя
Даже при подробной передаче дел может не пройти платёж, перестать работать электронная подпись или поступить срочное требование.
Для таких ситуаций заранее определите:
- Кто принимает решение.
- Кто может выполнить задачу вместо основного исполнителя.
- Как быстро нужно сообщить руководителю.
- Куда обращаться за технической помощью.
- В каких случаях можно связаться с бухгалтером во время отпуска.
Не стоит строить план на том, что бухгалтер всё равно ответит в мессенджере. Отпуск должен оставаться отпуском, а компания — работать без постоянного участия отсутствующего сотрудника.
Бухгалтерский аутсорсинг не уходит в отпуск
Риск возникает, когда весь учёт держится на одном человеке. Вместе с бухгалтером временно исчезают знания о сроках, доступах, документах и незавершённых задачах.
Аутсорсинг бухгалтерии «Моё дело» помогает вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт без привязки к одному сотруднику: бухгалтер может уйти в отпуск, но бухгалтерия продолжит работать.
