Вопрос:
Как оформляется командировка? Билеты куплены давно, за наличные физ.лицом. Когда можно компенсировать их стоимость?
Ответ:
После возвращения из командировки, сотрудник должен оформить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех документов по произведенным в командировке расходам. Авансовый отчет нужно сдать в организацию в течение 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из командировки.
Конкретные сроки возмещения расходов сотрудника по командировки прописываются во внутре?них нормативных документов по организации, к примеру в Положении о служебных командировках.
Так как Ваш сотрудник оплатил расходы личными средствами (билеты), то организация их должна возместить на основе документов (квитанции из гостиницы, чеки, билеты), которые нужно предоставить в организацию вместе с авансовым отчетом сотрудника.
1. Вначале сформируйте авансовый отчет. К данному авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы и заявление на возмещение.
2. В разделе Деньги добавьте Списание-Выплата подотчетному лицу, с расчетного счета. В поле Кому выберите сотрудника. Отразите сумму и дату выплаты денег сотруднику. Сохраните.
3. Вернитесь в созданный ранее Авансовый отчет и в поле "Документ на выдачу аванса" выберите платежное поручение по операции из Денег. Сохраните.
Все необходимые документы по командировки Вы можете скачать в разделе Зарплата - Не выходы на работу - Командировки - необходимо добавить командировку сотруднику, указать ее цели, назначение, выдачу аванса (если таковой был), сроки и т.д.
Подробная инструкция по отражению командировки в сервисе для корректного формирования бух. отчетности размещена в нашей справке.
Дополнительно.
К документам, подтверждающим стоимость расходов на проезд, которые должен предоставить Вам сотрудник (в частности, билеты на поезд, самолет) относятся:
– чеки ККТ;
– слипы (чеки), которые выдают электронные терминалы при оплате банковской картой;
– банковские документы, подтверждающие оплату электронного билета банковской картой;
– документы, подтверждающие расходы по приобретению электронного билета, оформленные на бланках строгой отчетности (БСО).
Документы, подтверждающими расходы, связанных с наймом жилья:
– бланки строгой отчетности (БСО);
– квитанции к приходному кассовому ордеру (по форме № КО-1), акты об оказании гостиничных услуг с приложением кассового чека.
Информацию по командировкам и расходам в них можете посмотреть в наших новостях.
Актуально на дату 21.06.2015 г.