В каком виде нужно хранить закрывающие документы?

Вопрос:

Можно ли хранить закрывающие документы - акты выполненных работ, накладные в виде скана с цветной печатью и подписью и полученных по электронной почте документов? Какие документы мы имеем право не хранить в бумажном виде, а какие - хранить только в бумажном?

Ответ:

Формально фирма обязана хранить в бумажном виде все документы о своей деятельности как минимум за последние 4 года. Это следует из того, что ИФНС может в любой момент запросить те или иные документы, касающиеся Вашей деятельности за 3 последние года, не считая текущего, а Вы в свою очередь должны их будете предоставить. В то же время возможность хранить документы в виде сохраненных копий в компьютере вообще не предусмотрена законодательством.
Особенно внимательно следует относиться к документам, подтверждающим расходы, т.е. это акты и накладные от поставщиков, договоры на покупку товаров или услуг, документы об оплате. Их необходимо сохранять именно в бумажном виде, т.к. в них стоят подписи и печати Ваших контрагентов. Копии или сканы не являются заменой таким документов в оригинале.
Хранить в электронном виде можно те документы, которые Вы в любой момент можете самостоятельно распечатать и должным образом оформить, т.е. те бумаги, в которых подпись и печать сторонних лиц не требуется. К таковым относится, например, КУДИР или кассовая книга. Оформлять их также нужно в бумажном виде, однако сделать это Вы можете довольно оперативно, если подобная необходимость возникнет.

Актуально на дату 27.06.2015 г.

Узнайте подробнее про:

Авансовый отчет
Бланки отчётности(БО-17)
БСО
Документы при оплате аренды
Документы при оплате аренды

Интернет-бухгалтерия «Моё дело».
Не нужно быть бухгалтером, чтобы вести
учет и сдавать отчетность!

Идеально для ООО и ИП на УСН, ЕНВД, Патенте

Всего 833 в месяц
  • Минута на выставление счета!
    Пока клиент не передумал

    Выставляйте счета из сервиса сразу с
    кнопкой оплаты.
    Ваши клиенты смогут совершать
    оплату любым удобным для них
    способом. Мы все предусмотрели!

    Попробовать
  • Сдавайте отчетность не выходя
    из дома

    Сервис автоматически сформирует
    отчет, проверит его и отправит онлайн.
    А узнать, принят ли Ваш отчет, есть ли
    вопросы от инспектора — можно в
    любой момент.

    Попробовать
  • Никто не хочет платить
    налоги, но…

    Мы поможем, по крайней мере, не
    переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы
    и предложит Вам все возможные
    варианты снизить налоги.

    Попробовать
  • Не оставим Вас наедине
    с бухгалтерией

    Не нужно гуглить, задайте свой вопрос
    экспертам «Моего Дела».
    Мы разберем Вашу ситуацию и
    предложим оптимальное решение в
    течение суток.

    Попробовать
  • Сверьтесь с ФНС, пока они сами
    не проявили интереса

    Проверить, нет ли у вас задолженности
    по налогам за прошлые периоды,
    можно прямо из личного кабинета.
    Для сверки больше не нужно посещать
    инспекцию.

    Попробовать
  • Не забудьте про сотрудников

    Взносы, зарплата и другие выплаты
    рассчитываются автоматически.
    Полный пакет необходимых
    документов для оформления
    cотрудников формируется в один клик.

    Попробовать
  • Удобная интеграция с банками

    Мгновенная выгрузка платежных
    поручений для отправки в банк,
    загрузка выписок из банка в сервис.
    Теперь движение денежных средств
    всегда под контролем.

    Попробовать
  • Несем ответственность за свои
    действия

    Мы не ошибаемся, но...
    Для Вашего спокойствия наша
    ответственность застрахована
    на 100 000 000 рублей!

    Попробовать
  • Интеграция с Моё дело.API

    Открытое API позволяет обмениваться
    данными с любым сервисом, который
    Вы используете.

    Попробовать
Спасибо за Вашу заявку!