В каком виде нужно хранить закрывающие документы?

Читать статью

Более 50 000 предпринимателей
выбрали «Моё Дело» и отказались от бухгалтера

Попробовать бесплатно

Интернет-бухгалтерия для собственников бизнеса

Сервис, который сделает все сам, без бухгалтера!

Онлайн-отчетность в ФНС, ФСС, ПФР.

Сервис автоматически сформирует необходимую отчетность и отправит в фонды онлайн.

Отслеживание статуса отчетности.

В любой момент Вы можете проверить, была ли принята отчетность фондами

Напоминания о приближающихся налоговых событиях.

Налоговый календарь сервиса заблаговременно напомнит, что пора платить налоги или сдавать отчетность

Автоматический расчет налогов и взносов.

Сервис сам рассчитывает налоги и взносы с учетом всех изменений законодательства.

Выставление счетов и первичных документов клиентам.

Введите ИНН контрагента и сервис моментально сформирует счет. Закрывающие документы готовятся в 2 клика

Моментальный расчет зарплаты.

Достаточно внести данные по сотрудникам и сервис рассчитает больничные, отпускные и итоговую сумму заработной платы к выплате.

В каком виде нужно хранить закрывающие документы?

Вопрос:

Можно ли хранить закрывающие документы - акты выполненных работ, накладные в виде скана с цветной печатью и подписью и полученных по электронной почте документов? Какие документы мы имеем право не хранить в бумажном виде, а какие - хранить только в бумажном?

Ответ:

Формально фирма обязана хранить в бумажном виде все документы о своей деятельности как минимум за последние 4 года. Это следует из того, что ИФНС может в любой момент запросить те или иные документы, касающиеся Вашей деятельности за 3 последние года, не считая текущего, а Вы в свою очередь должны их будете предоставить. В то же время возможность хранить документы в виде сохраненных копий в компьютере вообще не предусмотрена законодательством.
Особенно внимательно следует относиться к документам, подтверждающим расходы, т.е. это акты и накладные от поставщиков, договоры на покупку товаров или услуг, документы об оплате. Их необходимо сохранять именно в бумажном виде, т.к. в них стоят подписи и печати Ваших контрагентов. Копии или сканы не являются заменой таким документов в оригинале.
Хранить в электронном виде можно те документы, которые Вы в любой момент можете самостоятельно распечатать и должным образом оформить, т.е. те бумаги, в которых подпись и печать сторонних лиц не требуется. К таковым относится, например, КУДИР или кассовая книга. Оформлять их также нужно в бумажном виде, однако сделать это Вы можете довольно оперативно, если подобная необходимость возникнет.

Актуально на дату 27.06.2015 г.

Узнать подробнее про:

- Авансовый отчет
- Бланки отчётности(БО-17)
- БСО
- Документы при оплате аренды
- Документы при оплате аренды
Получить доступ к сервису «Моё дело»
Регистрируясь, Вы подтверждаете своё согласие с договором-офертой.
Спасибо за Вашу заявку!