Вопрос:
Можно ли хранить закрывающие документы - акты выполненных работ, накладные в виде скана с цветной печатью и подписью и полученных по электронной почте документов? Какие документы мы имеем право не хранить в бумажном виде, а какие - хранить только в бумажном?
Ответ:
Формально фирма обязана хранить в бумажном виде все документы о своей деятельности как минимум за последние 4 года. Это следует из того, что ИФНС может в любой момент запросить те или иные документы, касающиеся Вашей деятельности за 3 последние года, не считая текущего, а Вы в свою очередь должны их будете предоставить. В то же время возможность хранить документы в виде сохраненных копий в компьютере вообще не предусмотрена законодательством.
Особенно внимательно следует относиться к документам, подтверждающим расходы, т.е. это акты и накладные от поставщиков, договоры на покупку товаров или услуг, документы об оплате. Их необходимо сохранять именно в бумажном виде, т.к. в них стоят подписи и печати Ваших контрагентов. Копии или сканы не являются заменой таким документов в оригинале.
Хранить в электронном виде можно те документы, которые Вы в любой момент можете самостоятельно распечатать и должным образом оформить, т.е. те бумаги, в которых подпись и печать сторонних лиц не требуется. К таковым относится, например, КУДИР или кассовая книга. Оформлять их также нужно в бумажном виде, однако сделать это Вы можете довольно оперативно, если подобная необходимость возникнет.
Актуально на дату 27.06.2015 г.