Вопрос:
У компании возникла необходимость купить смартфон для тестирования разрабатываемого ПО. Нужная модель продавалась только в розничном магазине, только за наличные, и из документов они выдавали только чек без номера. С целью покупки этого смартфона и осуществления других хозяйственных расходов 28.05.2015 компания перевела средства на корпоративную карту. Затем 05.06.2015 компания сняла деньги с карты в банкомате. 06.06.2015 компания совершила покупку смартфона. А банк выписал ордер на снятие денег со счёта только 08.06.2015. На какую дату нужно создавать авансовый отчёт? На 05.06, когда были получены деньги? Но тогда придётся указать ложную дату подтверждающего документа, ведь ордер от 08.06, а разными эти даты система поставить не даёт. Или на 08.06, когда был выписан ордер? Но тогда покупка в отчёте будет следовать раньше, чем выдача денег, и раньше самой даты отчёта. Нормально ли это? Как поступить в такой ситуации?
Ответ:
Авансовый отчет Вы можете создать такой датой, какой удобно Вам. Так как составление АО именно по дате оплаты или списания денег с корпоративной карты законом не предусмотрено. Авансовый отчет сотрудник обязан составить не позднее 3 рабочих дней с даты, на которую ему были выданы деньги под отчет. Сроки регламентируются только приказом руководителя ООО.
А вот дату выдачи денег под отчет нужно оформить датой, когда сотрудник обналичил деньги с карты.
Отражение в сервисе должно таким.
1. В случае, когда счет корпоративной карты отличен от номера р/сч, то предварительное его надо добавить в разделе Реквизиты – Расчетный чета.
На дату 28.05.2015 отразите перевод денег с расчетного счета на карту в разделе Деньги как Движение - с расчетного счета на расчетный счет .
Если счет карты от р/сч не отличается, то эти операции надо пропустить.
2. На дату снятия работником с карты наличных 05.06.2015 (именно эта дата считается датой выдачи денег под отчет) отразите в Деньгах:
- сначала Движение денег с расчетного счета в кассу ;
- затем списание на выплаты подотчетным лицам - наличными. Выберите его как сотрудника, укажите сумму. Сохраните.
3. Далее подотчетное лицо должно отчитаться. То есть необходимо составить авансовый отчет, привязав его к расходному ордеру по выдаче денег под отчет . К авансовому отчету прилагаются чеки, подтверждающие совершенные расходы (подробнее о документах Вы можете посмотреть в наших видео-новостях). Сохраните.
Эту операцию оптимально оформить от 08.06.2015.
Актуально на дату 01.07.2015 г.