Современный рынок — постоянно меняющаяся среда, в которой бизнес регулярно сталкивается с новыми вызовами. Иногда для решения задач необходим комплексный подход, и один из них — системный анализ. Рассказываем, зачем он нужен и как применяется.
Метод системного анализа: что важно знать
- Системный анализ — это поиск оптимального решения бизнес-проблемы с учётом условий компании, её ограничений, взаимосвязи всех процессов. Проблема не рассматривается как отдельный объект анализа, а выступает частью системы.
- Строгого алгоритма системного анализа нет. Есть общие этапы и инструменты, которые каждый бизнес адаптирует под себя.
- Самый распространённый метод системного анализа — моделирование. Для этого используют различные инструменты визуализации, например, диаграммы, блок-схемы, нотации.
Что представляет собой системный анализ для бизнеса
Системный анализ в бизнесе — это всестороннее, комплексное изучение бизнес-систем, их структуры, взаимодействия различных элементов. Некоторые рассматривают его как подход к управлению, организационную философию. Суть в том, чтобы взглянуть на проблему всесторонне. Не просто найти ответ на вопрос, а предположить, как то или иное решение повлияет на другие процессы, как результат отразится на структуре.
Чтобы реализовать успешный анализ, необходимо хорошо понимать взаимосвязь процессов, знать, как они работают и что влияет на эффективность, открыто признавать слабые места системы.
Например, интернет-магазин столкнулся с ростом объема заказов, что привело к задержкам и недовольству клиентов. Руководство хочет ускорить обработку заказов, снизить количество ошибок и улучшить качество сервиса. Системный подход необходим, чтобы взглянуть на работу системы целиком — от поступления товара на склад до доставки клиенту.
Бизнес проанализировал логистику, работу менеджеров, работников склада, курьеров. Нашёл слабые места. Длительные задержки возникали при подтверждении заказа и обработке на складе. Некоторые задачи дублировались. Предположили, что автоматизация отдельных этапов ускорила бы весь процесс.
Отталкиваясь от общей картины, бизнес внедрил систему автоматического обновления статусов и проверки наличия товаров. Также специалисты пересмотрели и упростили логистические маршруты. В результате заказы стали обрабатывать быстрее, количество ошибок снизилось.
Основные принципы системного анализа
- Целостность подхода. Бизнес воспринимается как система взаимосвязанных элементов, а каждый отдельный процесс — часть структуры. При решении проблемы всегда учитывается взаимное влияние элементов друг на друга.
- Детализация. Сложные процессы при анализе разбиваются на более простые составляющие. Структурированность позволяет рассмотреть отдельно каждый этап процесса.
- Визуализация. Это метод моделирования — операции необходимо представить с помощью различных графических, логических или математических инструментов. Это помогает упростить восприятие процессов, спрогнозировать поведение всей системы при внедрении новых решений.
- Обобщение. Системный подход предполагает параллельно детализировать и вместе с тем обобщать, чтобы не упускать общую картину. Выявляются не только локальные недостатки, но и проблемы в целом.
- Ориентированность на результат. Метод предполагает следование конкретной цели или ответ на чёткий вопрос.
Какими бы инструментами не пользовался бизнес, анализ обязательно предполагает объективность. «Замыленный» взгляд людей, которые давно находятся внутри системы, иногда упускает существенные недоработки — люди привыкают не замечать проблемы, которая может влиять на другие процессы. Поэтому полезно приглашать специалистов со стороны. Если вам нужен полноценный системный анализ, обратитесь за консультацией к экспертам «Моё дело». Они проведут тщательный аудит системы вашего бизнеса и представят комплексное решение проблемы.
Этапы системного анализа
Строго установленного алгоритма нет. Мы представим общие этапы, которые каждый бизнес может менять или дорабатывать, чтобы адаптировать для своей структуры.
Определение проблемы
С самого начала определяется проблема. Аналитик должен понимать, какие процессы не работают и нуждаются в улучшении. Кстати, «проблема» здесь воспринимается условно. Задачу вполне можно определить как прогноз. Например, если бизнес хочет внедрить новый продукт, изменить дизайн приложения, открыть новое направление. В этом случае целью будет ответ на вопрос — как решение отразится на других процессах системы, к каким результатам может привести, какие риски нужно учесть.
Постановка цели
Проблему (или вопрос) необходимо чётко описать, чтобы сформулировать конкретную цель. Для формулировки цели часто используют метод SMART, согласно которому, цель должна быть конкретна, измерима, выполнима на практике, релевантна и ограничена в сроках достижения.
Критерии для постановки цели по методу SMART
Так цели будут понятными, реалистичными и ориентированными на результат.
Сбор данных
Описав проблему и определив цель, аналитики приступают к сбору любой информации, которая поможет заглянуть в суть бизнес-процессов и понять взаимосвязь между ними.
Вот основные источники данных:
| Источник сведения | Метод сбора данных |
|---|---|
| Документация | Изучение документов, в которых содержится информация об интересующих процессах: финансовые отчёты, руководства, спецификации и т.д. |
| Анкетирование | Опросы, направленные на выявление слабых мест, проблем с качеством продукта, его доставкой, неудобств пользования системой и т.д. Такие анкеты предлагается пройти пользователям или покупателям |
| Наблюдение | Отстранённое наблюдение за тем, как работает система, как с ней взаимодействуют сотрудники |
| Интервью | Разговор с сотрудниками, непосредственно вовлечёнными в изучаемые процессы |
Моделирование
Это основной метод, который используется в системном анализе. Для начала необходимо определить границы задачи, очертить конкретный процесс или его часть, который аналитик будет моделировать. Чтобы полноценно визуализировать процесс, используются разные инструменты.
Например, нотацию BPMN (Business Process Model and Notation). Процессы представляются в виде схем, элементы и их взаимосвязь описываются условными обозначениями: стрелками, геометрическими формами.
Пример создания нотации (авторство: Inikainika. Собственная работа, CC BY-SA 4.0)
Это упрощает визуальное восприятие, позволяет взглянуть на систему в целом, определить маршрут отдельных процессов. Есть и другие нотации, например, IDEF, EPC.
Также часто используются блок-схемы — графические диаграммы, которые позволяют просто и наглядно отследить последовательность выполнения процессов.
Пример блок-схемы
Блок-схемы можно начертить от руки, в специальных программах и инструментах-конструкторах, например, Programforyou, Miro и др.
Другие методы, которые часто применяются для моделирования процессов:
| Метод моделирования | Как используется |
|---|---|
| UML-диаграммы | Помогают описать, кто взаимодействует с системой, какие действия выполняются, как информация передается между участниками. |
| Диаграммы связей | Это графики, на которых отражено, как разные элементы системы или объекта связаны между собой. Они похожи на дорожную карту: стрелки указывают, кто с кем и как взаимодействует. |
| Теория игр | Помогает понять, как разные участники бизнес-процессов принимают решения, чтобы достичь своих целей.
Своего рода игра, где каждый участник выбирает шаги, чтобы выиграть или получить максимум выгоды. Развивает прогнозирование — задача в том, чтобы предсказать, какой выбор сделают участники в ответ на действия других. |
| Кастерный анализ | Помогает понять, как один или несколько факторов влияют на результат или поведение системы.
В анализе отталкиваются от предположения, что произойдёт, если изменить какую-то переменную или условие процесса. |
| Методы системной динамики | Используют для моделирования и анализа сложных систем, где много взаимодействующих элементов, например, бизнес-процессов, экономики или экосистем.
Предполагает создание виртуальной модели, которая показывает, как разные части системы влияют друг на друга со временем |
Однако, не все аналитики много визуализируют. Например, разработчики больше работают с кодом. Для анализа и моделирования они чаще применяют базы данных, панели визуализации и различные инструменты для работы с ними.
Нет единого списка обязательных инструментов для моделирования бизнес-процессов. Аналитик сам определяет методы сбора и обработки информации, прогнозирования и проверки гипотез.
Цель этого этапа — получить общее и конкретное понимание того, как работают процессы в текущем моменте, выявить ограничения и проблемы, а также выработать план действий на основе результата.
Альтернативные решения
Оптимальное решение проще выбрать, если у бизнеса есть несколько альтернативных вариантов. Аналитики критически оценивают выбранный план действий, предполагают возможные риски и последствия, а затем генерируют другие способы достижения цели.
При оценке решений можно руководствоваться общими критериями:
| Критерий | Описание |
|---|---|
| Стоимость | Подсчёт, во сколько обойдётся выбранный план действий, в который включают прямые и косвенные расходы |
| Эффективность | Вероятность, с которой бизнес достигнет поставленной цели, если будет руководствоваться данным решением |
| Удобство | Оценка простоты решения, его эксплуатации на практике, адаптируемости в команде |
| Влияние на сопутствующие процессы | Анализ, насколько решение совместимо с другими элементами структуры бизнеса, как оно повлияет на работу. |
| Риски | Учёт возможных проблем, препятствий, негативных последствий выбранного решения |
На данном этапе участники анализа прибегают к активным бреймштормам и SWOT-анализу. Проводят его так: разделяют информацию на четыре части —
- сильные стороны (Strengths) — что у вас идёт хорошо, что дает преимущество;
- слабые стороны (Weaknesses) — что стоит улучшить или чего не хватает;
- возможности (Opportunities) — внешние шансы для роста или развития;
- угрозы (Threats) — внешние риски или проблемы.
Это помогает понять, куда нужно направить усилия, чтобы бизнес рос, и как избежать опасных ситуаций.
Внедрение и анализ результатов
Работа не заканчивается на достижении цели. Сформулировав план действий, его последовательно внедряют в работу.
Аналитики какое-то время регулярно оценивают прогресс, наблюдают за тем, как меняются показатели, как выбранное решение отразилось на сопутствующих процессах и общем результате. Чтобы оценка была объективной, важно определить конкретные показатели, качественные и количественные. Проще говоря, KPI, по которым можно измерить прогресс.
Оценка должна быть регулярной. Можно подводить промежуточные итоги после каждого квартала, полугодия или раз в год — в зависимости от масштаба цели. Специалисты собирают информацию, сравнивают текущие показатели с желаемыми, документируют результаты. Если что-то идёт не по плану, вносят корректировки. Аналитики могут просто внести изменения в проект или обратиться к альтернативным решениям, которые уже были сформулированы при изначальном анализе.
Анализ и здесь должен быть системным — важно оценивать в том числе показатели других процессов, связанных с объектом, продолжать видеть картину в целом.
Примеры применения системного анализа
Трудно обозначить ограниченный перечень сфер, в которых будет полезен системный анализ. Это гибкий и адаптируемый к разным задачам метод.
Например:
- Оптимизация процессов. Комплексное изучение бизнеса — или отдельных его элементов — помогает увидеть проблемные участки и отсеять лишнее. Например, дублирование задач или операции, которые можно убрать из алгоритма и при этом сократить производственный цикл. Анализ помогает оптимизировать логистику, упростить маршруты движения товаров и материалов, сэкономить время на некоторых задачах.
- Разработка новых продуктов и корректировка уже существующих. Внесение изменений в процессы, будь то новый продукт или изменение в программном обеспечении, может отразиться на других операциях. Системный анализ позволяет предусмотреть возможные сценарии и риски.
- Управление персоналом. Комплексный взгляд на структуру компании и протекающие в ней процессы помогают определить потребность в кадрах, проанализировать и улучшить систему мотивации, оптимизировать штатное расписание, более эффективно управлять командой.
- Исследования и маркетинг. Анализ помогает очертить целевую аудиторию бизнеса, оценить текущие рыночные тенденции, разработать эффективную систему продвижения.
- Управление возможными рисками. Моделирование подразумевает прогнозы возможных рисков. Так ещё на этапе анализа специалисты готовят стратегию по минимизации последствий, а также запасные решения на случай, если худшее сбудется.
Преимущества и ограничения системного анализа в бизнесе
Среди однозначных преимуществ системного анализа — повышение эффективности-бизнес процессов. Он позволяет выявить узкие места, избыточные операции и неэффективные решения, что способствует оптимизации работы и снижению затрат. При этом анализ подразумевает управление рисками — финансовыми, репутационными, организационными.
Кроме того, анализ помогает детально проанализировать работу команды изнутри, как отдельную экосистему. Такой подход помогает принимать более эффективные управленческие решения.
Другие преимущества системного анализа зависят от того, с какой целью его используют. В изучении рынка он позволит лучше понять требования и потребности целевой аудитории. При внедрении внутри команды помогает улучшить деловую коммуникацию, упростить систему взаимодействия между отделами и сотрудниками.
Правда, системный анализ не всегда даёт нужный результат. Причина часто в ограничениях, с которыми сталкивается бизнес. Например:
- Сложность работы с информацией. При моделировании аналитики часто работают с большим объёмом данных, без достаточных ресурсов и технологий это отнимает много времени и сил.
- Неточность данных. Ошибки, пропуски или искажения информации могут привести к неправильным выводам и моделям.
- Незащищённость от изменений. Рыночные или технологические изменения могут сделать модели и прогнозы устаревшими вскоре после их разработки.
- Сложность моделирования человеческого поведения и нестандартных ситуаций. Многие бизнес-процессы включают психологические и социальные аспекты, которые трудно достоверно предугадать.
- Риск переоценки моделей. Модели — это упрощения реальности и не всегда могут точно предсказать все ситуации
Однако большинство недостатков минимизируются, если доверить задачу достаточно квалифицированным специалистам. Если вам нужна объективная оценка от профессионалов, готовых поручиться за результат — обратитесь в «Моё дело».
Часто задаваемые вопросы
Системный анализ сам по себе — инструмент для исследования, моделирования, прогнозов и управления рисками. Его можно использовать и в крупных холдингах, и в небольшом бизнесе. Его активно применяют, чтобы комплексно взглянуть на происходящее в компании, разобраться во взаимосвязи процессов, критически оценить производимые операции. Анализ можно применять и для внешней оценки, например, чтобы понять, что сейчас происходит на рынке, проанализировать спрос на новые продукты и разработки. Прогноз и оценка рисков, заложенных в саму методологию анализа, будет полезна любому бизнесу на любом этапе.
Распространённые ошибки часто возникают ещё на этапе подготовки к анализу, при сборе информации. Неправильно собранные данные или ошибки в самих материалах, неточность данных, их недостоверность — многое из этого в итоге приводит к ошибочной или неполной картине. Также ошибка — неправильно определить объём будущей работы и заложить на это недостаточно ресурсов. Качественный системный анализ может отнимать много времени и сил. В иных случаях аналитики могут неправильно оценить модель, которую конструируют на основе изученных данных. Однако большинство ошибок решается подбором квалифицированных и опытных экспертов, понимающих специфику.
