Бухгалтерия у многих ассоциируется с отчётами и штрафами, но на деле это инструмент управления бизнесом. По данным учёта видно, где компания зарабатывает, а где теряет деньги. Разбираемся, что такое бухгалтерия, зачем она нужна бизнесу и как она устроена на практике.
Важно знать
- Бухгалтерия — это учёт денег, имущества и операций компании. По этим данным видно финансовое состояние бизнеса. Учёт регулируется Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
- Бухгалтерские данные используют не только внутри компании. Они нужны банкам, инвесторам, контрагентам и государственным органам для оценки надёжности и контроля.
- За организацию учёта отвечает директор. Ведение учёта обычно поручают главному бухгалтеру или бухгалтерской службе.
- Структура бухгалтерии зависит от масштаба бизнеса: в небольших компаниях учёт ведут без разделения, в средних и крупных — по участкам.
- Все операции подтверждают документами. На их основе формируют ОСВ, бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах.
Что такое бухгалтерия
Бухгалтерия — это учёт имущества, капитала и обязательств бизнеса. Она показывает, сколько компания заработала, какие у неё есть расходы, долги и активы, и помогает понять финансовое состояние компании.
Работа бухгалтерии регулируется законом. Основной документ — Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Он определяет, какие операции учитывать и какую отчётность сдавать.
Информация бухгалтерии нужна разным пользователям:
- Внутренние пользователи — руководитель, учредители, собственники, финансовые специалисты. Они используют отчётность для контроля доходов и расходов и принятия управленческих решений.
- Внешние пользователи с финансовым интересом — банки, инвесторы, кредиторы. Им данные бухгалтерии нужны для оценки финансовой устойчивости компании перед кредитованием или вложением средств.
- Контрагенты — поставщики и покупатели. По отчётности они оценивают надёжность компании и решают, стоит ли сотрудничать.
- Государственные органы — ФНС и Росстат. Они используют бухгалтерские данные для налогового контроля и статистического учёта.
Роль бухгалтера и бухгалтерии
Бухгалтерия учитывает деньги, имущество, капитал, обязательства и операции компании. За организацию бухгалтерского учёта отвечает генеральный директор, но он может передать эту функцию главному бухгалтеру.
Главный бухгалтер утверждает правила ведения учёта и учётную политику компании. Он контролирует оформление операций первичными документами — накладными, актами, счетами. Также он отвечает за бухгалтерскую отчётность и сдачу налоговых деклараций.
В средних и крупных компаниях работой бухгалтеров часто руководит начальник бухгалтерии. Он распределяет задачи между специалистами, следит за сроками и взаимодействует с другими отделами — продажами, складом, кадрами и юристами.
Бухгалтерия работает с документами из других подразделений. Для этого используют график документооборота, где указано, какие документы нужны, кто их передаёт и в какие сроки. Это снижает риск задержек отчётности и ошибок в учёте.
Структура бухгалтерии
В компаниях используют одну из трёх моделей бухгалтерии. Выбор зависит от размера бизнеса и объёма операций.
Линейная структура. Подходит для малого бизнеса. Все бухгалтеры подчиняются главному бухгалтеру. Он распределяет задачи, проверяет работу и отвечает за результат.
Вертикальная структура. Применяется в средних и некоторых крупных компаниях. У главного бухгалтера есть заместители или начальники участков — по зарплате, материалам и другим направлениям. Они координируют работу бухгалтеров.
Функциональная структура. Используется в крупных компаниях и холдингах с филиалами. В каждом подразделении работает своя бухгалтерия. Головная бухгалтерия собирает данные по всем филиалам, устанавливает единые правила учёта и контролирует их соблюдение.
При вертикальной и функциональной моделях бухгалтерию делят по участкам учёта:
- Зарплата и персонал — расчёт зарплаты, отпускных и больничных, НДФЛ и страховые взносы, отчётность 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1.
- Материальный учёт — учёт товаров, материалов, основных средств, склад и инвентаризации.
- Банк и касса — операции по счетам и кассе, платежи, контроль движения денег, сверка с банками.
- Расчёты с контрагентами — учёт задолженностей, контроль счетов, актов и накладных.
- Производственный учёт — расчёт себестоимости, учёт и распределение затрат.
- Налоги — расчёт налогов, декларации и работа с требованиями ФНС.
Бухгалтерия работает вместе с юристами. Юристы проверяют договоры, а бухгалтерия оценивает их финансовые и налоговые последствия и подтверждает расчёты документами.
Принципы бухгалтерского учёта
Бухгалтерский учёт — это правила, по которым компания отражает свои операции. Они определяют, когда учитывать доходы и расходы, как оценивать имущество и как показывать данные в отчётности.
Учёт строится на базовых принципах:
- Имущественная обособленность. Имущество и долги компании учитывают отдельно от имущества собственников и других организаций.
- Непрерывность деятельности. Учёт ведут исходя из того, что компания продолжит работу.
- Последовательность учётной политики. Одни и те же способы учёта применяют из периода в период, чтобы данные можно было сравнивать.
- Принцип начисления. Доходы и расходы отражают в том периоде, к которому они относятся, а не по дате оплаты. Например, выручку по отгрузке декабря показывают в декабре, даже если деньги пришли позже.
К данным учёта предъявляют требования:
- Полнота и своевременность. В учёте отражают все операции без пропусков и задержек.
- Осмотрительность. При неопределённости не завышают прибыль и активы.
- Приоритет содержания над формой. Операции учитывают по экономическому смыслу, а не только по документам.
- Достоверность. Все показатели подтверждены первичными документами и согласуются между отчётами.
Основа бухучёта — двойная запись. Каждую операцию отражают по двум счетам: по дебету одного и кредиту другого. Для этого используют План счетов бухгалтерского учёта, утверждённый приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н. Он делит счета на группы:
- Активные — деньги, товары, оборудование.
- Пассивные — капитал, кредиты, прибыль.
- Активно-пассивные — расчёты с контрагентами.
На основе Плана счетов компания формирует рабочий план счетов и закрепляет его в учётной политике.
Документы и отчётность
Каждая операция в бизнесе оформляется документом — накладной, актом, чеком или кассовым ордером. Бухгалтер проверяет документ и отражает операцию в учёте проводкой по принципу двойной записи. Например, покупку компьютера за наличные записывают так: дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» — кредит 50 «Касса». Все проводки заносят в учётные регистры — таблицы или электронные формы за период.
После отражения операций за месяц, квартал или год формируют оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ). Это сводный отчёт по всем счетам, где видны остатки на начало периода, обороты и остатки на конец. ОСВ используют для проверки учёта. По двойной записи сумма дебетовых оборотов должна совпадать с суммой кредитовых. Несовпадение означает ошибку в учёте.
На основе ОСВ составляют бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах. Эти формы показывают имущество, обязательства и итог работы компании за период.
Чтобы данные учёта совпадали с фактическим состоянием, проводят инвентаризацию. Имущество и обязательства сверяют с данными учёта. Например, товары на складе пересчитывают и сравнивают с остатками в программе. Расхождения отражают в учёте проводками.
Бухгалтерия для бизнеса
Бухгалтерский учёт напрямую связан с налогами. По налогу на прибыль, НДС и налогу на имущество налоговую базу считают по данным бухгалтерских счетов. Например, налог на имущество организаций рассчитывают от остаточной стоимости основных средств.
На упрощённой системе налогообложения учёт проще. Доходы и расходы отражают в Книге учёта доходов и расходов (КУДиР), а затем переносят данные в налоговую декларацию.
Бухгалтерскую отчётность используют при работе с банками и инвесторами. По балансу, отчёту о финансовых результатах и движении денежных средств видно активы, долги и прибыль компании. На основе этих данных банки принимают решения о кредитах, а инвесторы оценивают риски.
Для учёта обычно используют программы — например, «1С:Бухгалтерию» или «1С:Управление нашей фирмой». Они автоматизируют большую часть рутинных операций.
Что даёт автоматизация учёта:
- Проводки и налоги. Программа формирует записи и рассчитывает налоги по введённым документам.
- Сроки и отчётность. Система отслеживает даты платежей и сдачи отчётов, декларации отправляют прямо из программы.
- ЭДО и ЕНС. Поддерживается обмен УПД и счетами-фактурами и работа с Единым налоговым счётом, через который с 2023 г. платят налоги одним платежом.
- Управленческие отчёты. Формируются отчёты о прибыли, движении денег и задолженностях для собственника бизнеса.
Итоги: ведение бухгалтерии
Внутренний контроль — это правила и процедуры учёта внутри компании. Он включает учётную политику, график документооборота, распределение обязанностей и регулярные сверки с контрагентами и банками.
Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учёта часто выбирают малый и средний бизнес. Учёт ведут внешние специалисты, а ответственность за ошибки ложится на подрядчика, что снижает финансовые риски.
При выборе аутсорсера оценивают опыт, репутацию и условия договора. Подрядчик должен учитывать текущие изменения: новые ФСБУ, применение УПД, требования по НДС для компаний на УСН и другие действующие правила.
Часто задаваемые вопросы
Бухгалтерия для ИП — это учёт доходов, расходов, имущества и обязательств. По этим данным считают налоги, сдают отчётность и оценивают финансовый результат. Объём учёта зависит от режима налогообложения: на УСН и ПСН он проще, чем на общей системе. Даже без полноценного бухучёта ИП ведет учёт операций и хранит документы.
За организацию учёта отвечает генеральный директор. Он может вести учёт сам, передать его главному бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Ответственность за ошибки и нарушения перед государством несёт ООО. Порядок учёта и ответственность сторон закрепляют в учётной политике и договорах.
Проводки делают по принципу двойной записи: каждую операцию отражают по дебету одного счёта и кредиту другого. Основанием служит первичный документ — акт, накладная, чек или платёжное поручение. Для учёта используют План счетов и рабочий план счетов, утверждённый в учётной политике.
Главный бухгалтер требуется при большом объёме операций, сложных налогах или нескольких участках учёта. В малом бизнесе эти функции часто выполняет один бухгалтер, директор или аутсорсер. Обязанности держать главного бухгалтера в штате нет, ответственность за учёт остаётся за руководителем.
