Бухгалтерские термины 22 августа’23

Подотчётные лица

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?
Команда специалистов «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.
Узнать подробнее
Аутсорсинг

Подотчётное лицо — это работник организации (или ИП), либо исполнитель, с которым заключен гражданско-правовой договор, имеющий право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности организации (или ИП) (пункт 6.3. Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У).

Кто может брать деньги под отчёт

Любой работник фирмы, с которым заключен трудовой договор, может получать деньги на расходы организации, если есть письменное распоряжение руководителя. Это касается и физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Основное условие — наличие действующего договора. Даже учредитель компании не может брать подотчётные деньги, если он там не оформлен.

ИП не может получать денежные средства под отчёт, так как с самим собой он заключить договор не может. Ему разрешено брать деньги из кассы, если в расходно-кассовом документе он укажет конкретную цель расходования средств. ИП может вообще не вести кассовые документы (п.4.1, п.4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У), и распоряжаться средствами со своего предпринимательского банковского счёта.

Чтобы получать деньги под отчёт, не нужно быть материально-ответственным лицом.

Порядок выдачи денег под отчёт

5 октября 2020 года ЦБ РФ внёс поправки в Указания №3210-У поправки в Указания №3210-У, которые с 2021 года изменили правила выдачи денег под отчёт.

При возникновении потребности в денежных средствах, работник пишет заявление на имя руководителя организации (ИП) в свободной форме, с изложением цели расхода. Сумму и сроки указывать не обязательно. Цель расходования должна быть конкретной (например, на покупку канцтоваров или на компенсацию проезда).

После визы руководителя издаётся приказ о выдаче денег под отчёт. Разрешено делать его на несколько человек, по нескольким заявлениям, а также выдавать одному человеку разные суммы в разные сроки. При этом в приказе нужно отразить ФИО сотрудников, отдельные суммы и сроки по каждому из них.

На основании приказа деньги под отчёт можно получить одним из следующих способов:

  • наличными деньгами из кассы организации;
  • перечислением на банковскую карту заявителя;
  • перечислением на корпоративную карту организации.

Деньги из кассы выдаёт бухгалтер-кассир по расходно-кассовому ордеру (РКО) строго лицу, указанному в ордере. Какие документы он при этом будет запрашивать, не регламентируется. При переводе средств на карты, в назначении платежа нужно указать «Перечисление подотчётных средств» или «Аванс на хозяйственные нужды». Допускается выдавать новые подотчётные суммы даже если старые долги не закрыты.

После оплаты расходов заявитель должен оформить и сдать авансовый отчёт в бухгалтерию в установленные в организации сроки. Трёхдневный обязательный срок для сдачи авансового отчёта упразднён. Авансовый отчёт проверяется бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Чтобы унифицировать работу с подотчётниками и упростить процедуры получения денег и сдачи авансовых отчётов, рекомендуется составить инструкцию для подотчётных лиц и утвердить её приказом по организации.

Инструкция должна содержать информацию по:

  • разрешённым целям расходования подотчётных сумм;
  • максимально допустимой сумме выдачи;
  • порядку получения денежных средств;
  • срокам и порядку предоставления авансовых отчётов;
  • документальному подтверждению расходов;
  • возврату неиспользованной суммы;
  • компенсации собственных средств потраченных подотчётным лицом;
  • проверке и утверждению авансовых отчётов;
Боитесь пропустить даты сдачи отчётности?
Сформируйте в 3 клика ваш персональный налоговый календарь. Система сама напомнит о предстоящих датах сдачи.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Как учитывать подотчётные суммы

Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.

В дебете 71 счёта учитываются суммы:

  • выданные работнику авансом;
  • суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.

В кредите 71 счёта:

  • суммы, по которым работник уже отчитался;
  • возвращённые работником денежные средства.

Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:

  • Дт 71 - Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
  • Дт 71 - Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
  • Дт 20 - Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
  • Дт 20 - Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
  • Дт 44 - Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
  • Дт 10 - Кт 71 — отразили покупку материалов;
  • Дт 60 - Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
  • Дт 71 - Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
  • Дт 50 - Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.

Пример:

Менеджеру по продажам ООО «Гамма» Смирнову С.С. перечислили на банковскую карту 35 тысяч рублей командировочных согласно приказу №17 от 18.01.2022 года. Смирнов С.С. находился в командировке с 19.01.2022 по 25.01.2022 года. За время командировки им потрачено 32,57 тысяч рублей. 01.02.2022 он сдал авансовый отчёт и вернул неиспользованные 2,43 тысяч рублей в кассу.

Операция Дт Кт Сумма, рублей
Перечисление командировочных 71 51 35000
Отразили коммерческие расходы 44 71 32570
Вернул в кассу остаток суммы 50 71 2430
Внесли сумму на расчётный счёт 51 50 2430

Кратко перечислим основные особенности по работе с подотчётными лицами:

  1. работники с заключенными трудовыми договорами и физические лица-исполнители по договорам ГПХ могут получать подотчётные суммы;
  2. деньги должны выдаваться на конкретные цели;
  3. основные документы для выдачи сумм — заявление с визой руководителя и приказ о выделении подотчётной суммы;
  4. денежные средства можно выдавать из кассы организации или перечислять на банковскую карту заявителя или корпоративные карты организации;
  5. до истечения установленного приказом организации срока, работник должен предоставить авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих факт оплаты расходов;
  6. допускается получать новые подотчётные суммы без отчёта по старым;
  7. желательно выпустить локальный документ организации — инструкцию по работе с подотчётными лицами;
  8. операции по подотчётным суммам учитываются на счёте 71. Он корреспондирует со счетами затрат, кассы, расчётного и валютного счетов.
Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Попробовать бесплатно
Интернет-бухгалтерия

Часто задаваемые вопросы

Другие публикации по теме

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.