Подотчётные лица

Подотчётные лица

Подотчётное лицо — это работник организации (или ИП), либо исполнитель, с которым заключен гражданско-правовой договор, имеющий право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности организации (или ИП) (пункт 6.3. Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У).

Кто может брать деньги под отчёт

Любой работник фирмы, с которым заключен трудовой договор, может получать деньги на расходы организации, если есть письменное распоряжение руководителя. Это касается и физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Основное условие — наличие действующего договора. Даже учредитель компании не может брать подотчётные деньги, если он там не оформлен.

ИП не может получать денежные средства под отчёт, так как с самим собой он заключить договор не может. Ему разрешено брать деньги из кассы, если в расходно-кассовом документе он укажет конкретную цель расходования средств. ИП может вообще не вести кассовые документы (п.4.1, п.4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У), и распоряжаться средствами со своего предпринимательского банковского счёта.

Чтобы получать деньги под отчёт, не нужно быть материально-ответственным лицом.

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?

Специалисты сервиса «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Узнать подробнее

Порядок выдачи денег под отчёт

5 октября 2020 года ЦБ РФ внёс поправки в Указания №3210-У поправки в Указания №3210-У, которые с 2021 года изменили правила выдачи денег под отчёт.

При возникновении потребности в денежных средствах, работник пишет заявление на имя руководителя организации (ИП) в свободной форме, с изложением цели расхода. Сумму и сроки указывать не обязательно. Цель расходования должна быть конкретной (например, на покупку канцтоваров или на компенсацию проезда).

После визы руководителя издаётся приказ о выдаче денег под отчёт. Разрешено делать его на несколько человек, по нескольким заявлениям, а также выдавать одному человеку разные суммы в разные сроки. При этом в приказе нужно отразить ФИО сотрудников, отдельные суммы и сроки по каждому из них.

На основании приказа деньги под отчёт можно получить одним из следующих способов:

  • наличными деньгами из кассы организации;
  • перечислением на банковскую карту заявителя;
  • перечислением на корпоративную карту организации.

Деньги из кассы выдаёт бухгалтер-кассир по расходно-кассовому ордеру (РКО) строго лицу, указанному в ордере. Какие документы он при этом будет запрашивать, не регламентируется. При переводе средств на карты, в назначении платежа нужно указать «Перечисление подотчётных средств» или «Аванс на хозяйственные нужды». Допускается выдавать новые подотчётные суммы даже если старые долги не закрыты.

После оплаты расходов заявитель должен оформить и сдать авансовый отчёт в бухгалтерию в установленные в организации сроки. Трёхдневный обязательный срок для сдачи авансового отчёта упразднён. Авансовый отчёт проверяется бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Чтобы унифицировать работу с подотчётниками и упростить процедуры получения денег и сдачи авансовых отчётов, рекомендуется составить инструкцию для подотчётных лиц и утвердить её приказом по организации.

Инструкция должна содержать информацию по:

  • разрешённым целям расходования подотчётных сумм;
  • максимально допустимой сумме выдачи;
  • порядку получения денежных средств;
  • срокам и порядку предоставления авансовых отчётов;
  • документальному подтверждению расходов;
  • возврату неиспользованной суммы;
  • компенсации собственных средств потраченных подотчётным лицом;
  • проверке и утверждению авансовых отчётов;
Боитесь пропустить даты сдачи отчётности?

Сформируйте в 3 клика ваш персональный налоговый календарь. Система сама напомнит о предстоящих датах сдачи.

Создать налоговый календарь

Как учитывать подотчётные суммы

Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.

В дебете 71 счёта учитываются суммы:

  • выданные работнику авансом;
  • суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.

В кредите 71 счёта:

  • суммы, по которым работник уже отчитался;
  • возвращённые работником денежные средства.

Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:

  • Дт 71 - Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
  • Дт 71 - Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
  • Дт 20 - Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
  • Дт 20 - Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
  • Дт 44 - Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
  • Дт 10 - Кт 71 — отразили покупку материалов;
  • Дт 60 - Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
  • Дт 71 - Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
  • Дт 50 - Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.

Пример:

Менеджеру по продажам ООО «Гамма» Смирнову С.С. перечислили на банковскую карту 35 тысяч рублей командировочных согласно приказу №17 от 18.01.2022 года. Смирнов С.С. находился в командировке с 19.01.2022 по 25.01.2022 года. За время командировки им потрачено 32,57 тысяч рублей. 01.02.2022 он сдал авансовый отчёт и вернул неиспользованные 2,43 тысяч рублей в кассу.

Операция Дт Кт Сумма, рублей
Перечисление командировочных 71 51 35000
Отразили коммерческие расходы 44 71 32570
Вернул в кассу остаток суммы 50 71 2430
Внесли сумму на расчётный счёт 51 50 2430

Кратко перечислим основные особенности по работе с подотчётными лицами:

  1. работники с заключенными трудовыми договорами и физические лица-исполнители по договорам ГПХ могут получать подотчётные суммы;
  2. деньги должны выдаваться на конкретные цели;
  3. основные документы для выдачи сумм — заявление с визой руководителя и приказ о выделении подотчётной суммы;
  4. денежные средства можно выдавать из кассы организации или перечислять на банковскую карту заявителя или корпоративные карты организации;
  5. до истечения установленного приказом организации срока, работник должен предоставить авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих факт оплаты расходов;
  6. допускается получать новые подотчётные суммы без отчёта по старым;
  7. желательно выпустить локальный документ организации — инструкцию по работе с подотчётными лицами;
  8. операции по подотчётным суммам учитываются на счёте 71. Он корреспондирует со счетами затрат, кассы, расчётного и валютного счетов.
Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Получить доступ

Часто задаваемые вопросы

В избранное
Спасибо за Вашу заявку!