Автоматизация бизнес-процессов в розничной торговле

Автоматизация бизнес-процессов в розничной торговле

Цель этой статьи – показать, как выглядит бизнес-процесс в розничной торговле, как его можно автоматизировать и почему это выгодно.

Не знаете с чего начать автоматизацию товарного и налогового учёта?

Проконсультируйтесь с экспертами

Узнать подробнее

Для начала разберемся с терминами.

Розничной называют торговлю, при которой продажи осуществляются небольшими количествами, часто поштучно. При этом документооборот с покупателями ведется по упрощенной процедуре и сводится во многих случаях к простому подтверждению оплаты при помощи чека.

Главное отличие оптовых продаж от розницы – цель приобретения товаров. Оптовые закупки осуществляются либо для последующей перепродажи, либо для производства товаров и реализации услуг. В розницу товары покупают для личного пользования.

Но с точки зрения товарооборота, получения прибыли или характера преподнесения информации эти два вида торговли ничем друг от друга не отличаются. Потому и бизнес-процессы этих видов продаж схожи.

Основные отличия:

  1. Бухгалтерский, налоговый учет и нюансы законодательства
  2. Маркетинговые усилия, т.е. работа с мотивацией потребителей

Розничная торговля – тема очень широкая, включающая в себя множество различных аспектов. В этой статье мы рассмотрим бизнес-процесс продажи с точки зрения товарооборота.

Говоря об автоматизации, необходимо выделять несколько ключевых моментов:

  1. Деньги
  2. Товар
  3. Документооборот
  4. Персонал

Можно дополнить этот список взаимоотношениями с поставщиками и покупателями, но эти параметры нельзя назвать основными и универсальными. Они во многом зависят от особенности организации и типа товаров. Не менее важно наличие покупателей в принципе, но этот вопрос относится к сфере рекламы и маркетинга, а потому выходит за рамки обозначенной темы.

С чего начинается товарооборот

Для того, чтобы продать какой-либо товар покупателю, этот товар должен быть в наличии. А для этого он должен откуда-то поступить. В магазин или любую другую точку розничной торговли товар может поступать непосредственно от поставщика или со склада компании. Для бизнес-процесса продажи это не принципиально.

Таким образом, для реализации бизнес-процесса необходимы:

  1. Входящие потоки – товар и покупатель
  2. Регламентация – законодательством и нормативной документацией организации
  3. Исполнители и инструменты: персонал, программное обеспечение и оборудование
  4. Исходящие потоки (результат выполнения бизнес-процесса) – проданный товар и покупатель

Обратите внимание, что посетитель магазина «преобразовывается» в покупателя, а товар – в проданный товар.

В понятие «персонал» входят все категории сотрудников – продавцы, управляющий магазином, кладовщики,курьеры и т. д.

Оборудование и программное обеспечение необходимы для обустройства рабочих мест кассира, кладовщика, курьера –т.е. на всех ключевых этапах процесса продажи. Кроме того, необходимо объединить все это в общую информационную систему, например, ERP, а сводные данные должны поступать руководителю.

Описание бизнес-процесса розничной продажи

Продажа товара – это процесс передачи товара покупателю, т.е. человеку, который оплачивает покупку. Если товар передан без оплаты – это не будет продажей. Аналогично нельзя назвать продажей процесс получения средств без передачи товара. В этом случае средства были переданы не для осуществления покупки, либо процесс продажи не был завершен по каким-то причинам.

Рассмотрим основные этапы бизнес-процесса продажи подробнее.

Хотите улучшить процесс торговли? Ведем учёт и контролируем остатки за вас.

от 1666 рублей в месяц

Оставить заявку

Получение товара на склад

Поставщик привозит товар, кладовщик его принимает на основе определенной документации.

Сохранение товара в целостности

Необходимо обеспечить качественное хранение с сохранением товарного вида и потребительских свойств товара. Хранение может осуществляться как на складе, так и на витринах магазина.

Доставка товара покупателю

Этот этап необходим, даже если речь идет о розничной торговой точке. В этом случае продавец приносит товар с полки или со склада и собирает заказ покупателя. Такая работа также может считаться доставкой.

Термин «доставка товара»обобщает действия от сбора нужных товаров в торговой точке (до момента передачи из рук в руки) до адресной доставки из интернет-магазина.

Передача товара покупателю

На этом этапе товар переходит из собственности магазина в собственность покупателю. Сопровождается этот этап оплатой, выдачей чека, заполнением гарантийных талонов или предоставлением других документов, подтверждающих покупку в соответствии с требованиями законодательства.

На этом товарооборот в розничной торговле завершается.

В рознице процесс продажи проще и быстрее, чем в оптовой торговле. Продавец получает намного меньше сведений от покупателя, нет необходимости заключать договора, выставлять счета, отправлять спецификации. Но и возможностей послепродажной работы, т.е. маркетинга, в рознице меньше.

Товарооборот и документация

Каждый этап бизнес-процесса сопровождается определенными документами:

  1. Прием товара осуществляется на основе приходной накладной.
  2. Сохранение в целостности подтверждается периодическими инвентаризациями, на основе которых проводится списание брака или недостачи, оприходование излишков и другие корректировки, связанные обычно с пересортицей, завершением срока годности товара или человеческим фактором.
  3. Доставка товара покупателю документируется в случае реальной работы курьера маршрутным листом курьера и, возможно, другими сопроводительными документами.
  4. Документ-основание для передачи товара покупателю в рознице – чек.

На этом документооборот можно считать завершенным. Все движения товаров зафиксированы, остатки по мере необходимости корректируются, продажа подтверждается.

Переходим к автоматизации

Описанные бизнес-процессы многим хорошо знакомы. Они сравнительно просты и применяются на практике годами, в том числе, в ручном режиме. Возникает вопрос, а нужна ли автоматизация и зачем нужно описывать бизнес-процесс?

Автоматизация поможет повысить качество работы и увеличить прибыль торгового предприятия благодаря тому, что:

  1. Документы создаются намного быстрее и без ошибок
  2. Покупатель получает корректную и точную информацию
  3. Снижается в разы число возможных ошибок в маршрутных листах курьеров
  4. Продавец всегда может узнать точные остатки, что экономит время на поиски отсутствующего товара или возврат средств в случае ошибочной продажи через интернет

Все это позволяет:

  • Заметно ускорить обслуживание покупателей, т.е. повысить количество продаж на одного продавца без потери качества
  • Снизить число возвратов или других спорных ситуаций
  • Повысить точность и скорость курьерской доставки

Как результат – снижение затрат на персонал, повышение качества хранения товара и возрастающая лояльность клиентов, так как обслуживание становится быстрым и качественным.

Не успеваете отслеживать торговые процессы?

За 10 минут научим контролировать продажи, остатки и закупки онлайн 24/7.

Узнать подробнее

Резюмируя сказанное

Не забывайте: ваша основная цель – продажи.

Автоматизация в рознице необходима ровно настолько, насколько она будет выгодной. При выборе и внедрении новых информационных систем или закупке какого-то оборудования задайте себе главный вопрос: поможет ли это оборудование или программа в повышении качества обслуживания покупателей?

Покупателей интересует возможность быстро купить товар надлежащего качества и также быстро получить необходимые сопроводительные документы, в первую очередь, чек. Все остальное – внутреннее дело торгового предприятия.

Вы можете доставлять товар на крутых современных автомобилях или силами студентов с проездными на метро. Если скорость доставки высокая, а качество и целостность товара сохранены,остальное покупателю не интересно.

Вы можете использовать для инвентаризации дорогостоящие сканеры, считывающие штрих-коды. Но если у вас небольшой склад, и внедрение этого оборудования мало влияет на срок проведения инвентаризации, стоят ли того затраты? При инвентаризации важно качество подсчета и скорость работы, ведь пока вы «считаете склад», торговля приостанавливается.

Потому призываю обходиться без «фанатизма». Автоматизация в рознице – очень полезна и необходима. Но ровно до тех пор, пока она повышает качество работы и, что немаловажно, окупает вложения.

Прагматичного вам ума и успешных продаж!

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее
В избранное
Спасибо за Вашу заявку!