Смена налогового режима всегда влияет на работу кассовой техники. Ошибка в настройках ККТ после перехода на новую систему может привести к некорректным чекам, блокировке отправки данных в ОФД или штрафам от ФНС. В этой статье — подробное и понятное руководство, которое поможет безопасно и правильно переустановить фискальные параметры и подготовить кассу к работе в новом режиме.
Главное
- При смене режима касса должна показывать новую СНО — это обязательное требование закона (ст. 4.7 54-ФЗ).
- Пробивать чеки по старому режиму — нарушение. Предусмотрены штрафы от ФНС.
- За ошибки в чеке — штраф 1 500–3 000 ₽ для ИП и 5 000–10 000 ₽ для юрлиц. А если чек не пробит или касса не применяется — штраф от 10 000 ₽ для ИП и 30 000 ₽ для юрлиц.
- С 1 марта 2025 года перерегистрация кассы упростилась — при работе через ОФД не нужно писать заявление в налоговую.
- Упрощённый порядок не работает, если ФН сломан, касса была без передачи данных или меняются специальные настройки.
- Обновите параметры кассы до первого чека: поставьте новый режим и проверьте ставки НДС.
- Если ФН не подходит новому режиму или заканчивается срок — его нужно заменить.
- Отчёт об изменении параметров должен уйти в ОФД и получить статус «Принято ФНС».
- На УСН и ПСН можно использовать ФН на 36 месяцев. На ОСН чаще нужен 15-месячный.
- Перед работой проверьте кассу: ФН, прошивку, интернет, тестовый чек и передачу данных.
Что происходит с ККТ при смене режима налогообложения
Когда предприниматель или организация переходит на новый налоговый режим (УСН, ОСН, ПСН), касса должна работать в соответствии с этим режимом. Именно поэтому её параметры нужно обновить заранее.
Что именно меняется:
- в чеке появляется актуальная система налогообложения (это требование статьи 4.7 54-ФЗ);
- может измениться набор доступных ставок НДС;
- для некоторых режимов требуется другой тип или срок действия фискального накопителя;
- ККТ должна сформировать корректный отчёт об изменении параметров;
- ОФД и ФНС должны принимать новые данные без ошибок.
Если касса продолжает работать на старом режиме после его смены — это нарушение, которое может привести к штрафам.
В каких случаях обязательна перерегистрация ККТ
Перерегистрация понадобится, если:
- меняются данные, указанные в карточке регистрации ККТ;
- новый режим требует другого типа фискального накопителя;
- настройки кассы не соответствуют требованиям ФНС.
Например, переход с УСН на ОСН чаще всего требует подачи отчёта о перерегистрации.
Когда перерегистрация не требуется
С 1 марта 2025 года процедуру регистрации и перерегистрации онлайн-ККТ упростили. Если касса работает с обязательной передачей данных через ОФД, заявление в налоговую подавать не нужно — достаточно отправить отчёт об изменении параметров регистрации через ОФД.
Упрощённый порядок не применяется, если: предыдущий фискальный накопитель был сломан, архив невозможно закрыть; касса какое-то время работала без передачи данных или применялась в составе автоматических устройств; требуется изменить признаки ККТ, которые нельзя передать через отчёт: например, торговлю маркированными товарами, работу в игорных заведениях, развозную/разносную торговлю.
Во всех остальных ситуациях перерегистрацию теперь можно выполнить через ОФД, без визита в налоговую и без подачи заявления.
Как переустановить фискальные параметры на кассе: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Проверьте техническую готовность. Перед началом убедитесь, что:
- модель кассы поддерживает смену налогового режима в меню настроек;
- срок действия фискального накопителя не истёк и соответствует требованиям нового режима;
- прошивка ККТ обновлена;
- связь с ОФД и интернетом стабильная.
Если ФН истекает или его тип не подходит для нового режима — сначала нужно заменить накопитель.
Шаг 2. Соблюдайте порядок уведомления ФНС. Перед сменой параметров на кассе убедитесь:
- нужно ли подавать уведомление о смене режима (например, оно обязательно при переходе с ОСН на УСН);
- соблюдены ли сроки уведомления;
- с какого периода будет действовать новый режим.
Касса должна отражать именно тот режим, который официально применяется.
Шаг 3. Измените параметры на кассе. Настройка фискальных параметров может отличаться и зависит от модели устройства. В большинстве случаев, изменить параметры можно так:
- зайдите в раздел «Настройки» → «Фискальные параметры»;
- выберите пункт «Изменение системы налогообложения»;
- установите новый режим;
- включите или отключите ставки НДС;
- сохраните изменения.
После этого касса сформирует документ, подтверждающий смену параметров.
Шаг 4. Сформируйте отчёт (если требуется). Отчёт об изменении параметров нужно:
- отправить в ОФД;
- дождаться статуса «Принято ФНС».
Без успешной передачи отчёта касса может работать некорректно. Если отчёт не уходит — это повод для проверки связи или обращения в ОФД.
Шаг 5. Проверьте работу кассы. После обновления:
- пробейте тестовый чек;
- убедитесь, что новая система налогообложения отображается корректно;
- проверьте, что данные передаются в ОФД;
- закройте смену и убедитесь в отсутствии ошибок.
Если есть сбои — обратитесь в техподдержку производителя кассы или ОФД.
Частые ошибки при смене режима и как их избежать
Не выполнена перерегистрация в срок. Если режим уже изменён, но настройки кассы не обновлены, это считается нарушением. За ошибки в чеке могут выписать штраф (ст. 14.5 КоАП РФ).
Неверная настройка режима — это нарушение по ч.4 ст.14.5. Но если из-за неё чек не сформирован или ККТ не применяется — могут применить ч. 2 или ч. 3, где штрафы значительно выше.
| Нарушение | Штраф для ИП | Штраф для юрлиц |
|---|---|---|
| Ошибки в реквизитах чека (в т.ч. неверная СНО, неверный НДС, некорректные данные) | 1 500–3 000 ₽ | 5 000–10 000 ₽ |
| Неприменение ККТ (не выдан чек, отсутствует ККТ) | 1/4 – 1/2 суммы расчёта, но не менее 10 000 ₽ | 3/4 – 1 суммы, но не менее 30 000 ₽ |
| Повторное грубое нарушение | Приостановление деятельности до 90 суток | Приостановление деятельности до 90 суток |
Чек пробили в старом режиме. Это самое частое нарушение. Обязательно обновляйте настройки до первого чека. Требование указывать фактическую систему налогообложения содержится в ст. 4.7 54-ФЗ.
Неверные ставки НДС. При переходе на режим без НДС ставки должны быть отключены, иначе чек будет некорректным. Если вы перешли на ОСН — включите нужные ставки.
Неподходящий фискальный накопитель. Некоторые режимы требуют более длительного срока действия или определённого типа накопителя. Убедитесь, что ФН соответствуюет новому режиму.
Отчёт о перерегистрации не отправлен в ОФД. Часто это возникает из-за проблем со связью. Решение: перезагрузка, повторная отправка, проверка канала.
Устаревшая прошивка. На старых версиях часто возникают ошибки при смене режима.
Как понять, что требуется замена фискального накопителя
Замена ФН требуется, если:
- срок его действия истёк или подходит к концу (основание: п. 6 ст .4.1 54-ФЗ — фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия);
- ФН не соответствует режиму или типу деятельности (например: работа с НДС требует ФН, поддерживающего такие операции);
- меняется категория использования (работа с подакцизными товарами);
- касса при неудачной фискализации сообщает о необходимости замены накопителя.
На УСН, ПСН и ряде услуг на ОСН можно применять ФН на 36 месяцев. На ОСН с товарами и подакцизными группами обычно используется ФН на 15 месяцев.
Как выбрать подходящий ФН
Ориентируйтесь на:
- требуемый режим налогообложения;
- минимальный срок действия по закону;
- совместимость модели ФН с вашей кассой;
- оставшийся срок службы старого накопителя.
Если ФН уже соответствует требованиям — менять его не нужно.
Чек-лист по подготовке ККТ к смене режима
Подготовка минимизирует риски простоев и штрафов. Подготовьте кассу заранее. За 2 недели до перехода:
- Проверьте срок действия фискального накопителя.
- Убедитесь, что прошивка кассы обновлена.
- Ведите журнал действий: сохраняйте отчёты, даты и скриншоты.
- Проведите инструктаж сотрудников.
- Составьте резервный план на случай ошибки: контакт сервисной компании, технического специалиста или ОФД.
Часто задаваемые вопросы
Только если новый режим требует другого типа или срока действия фискального накопителя.
В ряде случаев — да. Достаточно изменить параметры в меню ККТ.
Проверить связь с интернетом и ОФД, перезагрузить кассу, повторить отправку.
Нет. Это нарушение и основание для штрафа.
Пробейте тестовый чек, проверьте реквизиты, отправку в ОФД и закрытие смены.
Да, если новый режим предусматривает другие налоговые ставки.
Обратиться в сервисный центр или в поддержку производителя ККТ.
