Согласование платежей бесит. Счета каждый раз умудряются присылать «невовремя»: то во время переговоров, то пока размышляешь над стратегией, то во время ужина. И согласовывать их обычно тоже неудобно. Бухгалтеры и менеджеры обычно просто присылают PDF-ку со счётом и спрашивают «Оплачиваем?». Нужно прерваться, на бегу открыть файл, разобраться в платеже (и дай бог это будет что-то, что обсуждалось недавно) и вынести решение.
Такой подход не только раздражает — вдобавок он отбирает деньги и создаёт лишнюю опасность. Рассказываем, сколько на самом деле стоит привычка одобрения через чат — и что можно с этим сделать.
Иллюзия скорости и цена хаоса
Согласование через мессенджеры может показаться бесплатным и быстрым. Телефон всегда под рукой, а написать «плати» — дело секунды. На самом деле у этого удобства есть скрытый ценник.
У вас крадут внимание. Сотрудник пересылает вам письмо или кидает файл в чат — и вот телефон выдаёт очередное уведомление.
У вас крадут время на поиск контекста. Что это за поставщик? Мы уже работали с ними? Почему сумма в счёте именно такая? Нередко начинаются «раскопки»: ищете старые письма в почте, листаете историю переписки в телеграме.
У вас крадут время на проверку финансов. Приходится открыть. приложения своих банков, чтобы в уме сложить остатки и понять, хватит ли денег.
Всё это — когнитивный удар, уничтожающий фокус. На полное восстановление концентрации после «быстрого вопроса» уходит до 20 минут. Если таких счетов хотя бы 5 в день, то приходится работать не над стратегией, а над операционным финансовым контролем.
Такой подход неудобен и для сотрудников
Вот сотруднику нужно оплатить счёт, чтобы поставщик успел отгрузить товар до выходных. Он кидает его в чат. И если вы промолчали — пока не прочитали сообщение, отвлеклись, зашли в лифт — то сотрудник нервничает. Он не знает, откуда молчание. Вы не видели? Вы против? Вы забыли?
Приходится «пинговать», плодить микроконфликты и стресс. В худшем случае менеджер и вовсе не успевает дописаться, отгрузка срывается, работа «встаёт», нужно перезаключать договор. Результат — ещё одна задержка отправки, дополнительный простой. И всё — из-за недостаточного контроля.
Неавтоматизированный процесс согласования платежей вредит и работе, и команде, и результатам бизнеса.
Такой подход создаёт риски для потерь
Легко продублировать платёж. Предположим, менеджер привык к тому, что для согласования платежей в компании нужно несколько раз напомнить о себе. Он ставит дополнительное сообщение в отложку. Если не вглядываться в сообщения и быстро согласовывать оплаты, можно оба раза поставить «Ок» — а потом мучиться с возвращением лишней оплаты.
Легко лишиться скидок и получить пени. Многие поставщики дают скидку 3–5% за раннюю оплату. А просрочка платежа из-за «зависшего» сообщения ведет к штрафам. Чем хаотичнее система оплат, тем проще потерять деньги на поставках.
Легко оказаться мишенью для мошенников. PDF-счёт в почте легко подделать или прислать реквизиты другого контрагента. Если почту или телеграм-аккаунт сотрудника взломали — легко заплатить мошенникам.
Такой подход ворует деньги напрямую у вас
Если час вашей работы приносит хотя бы 5000 рублей, то 15 минут на поиск контекста и проверку банков по одному счёту уже заставят вас потерять больше 1000 рублей. 60 счетов в месяц — это уже 75000 рублей потерь. Чтобы уменьшить эти потери, нужно ускорить согласование платежей.
Альтернатива — системный контроль
Единые приложения для согласования помогают в разы упростить процесс и страхуют от потери денег.
Вот как это происходит в приложении «Моё дело: бизнес и финансы».
Менеджер загружает счёт — а дальше в дело вступает робот. Система распознавания сама «вытаскивает» ИНН, сумму и дату, проверяет контрагента на благонадежность и ищет дубликаты.
Если счёт уже был в системе и задвоился — робот об этом предупредит.
У вас появляется вся нужная информация для принятия решения. Вы увидите остатки по всем счетам с разных банков в одной строке благодаря «Мультибанку» или отчёту ДДС.
Если вы планируете платежи в приложении, то система легко спрогнозирует кассовый разрыв, учитывая будущие поступления и остатки на счетах.
В компаниях, где одобрение платежа проходит в несколько этапов, можно выставить соответствующие настройки по маршруту документа и уведомлению ответственных. Система согласования платежей не будет дёргать вас, пока заявка не пройдёт через нужные шаги.
Все вопросы согласующие могут задать прямо в карточке заявки — и тут же получить ответы.
Вы видите всю цепочку согласования платежей. Дальше вам остаётся только нажать «одобрить» или «отказать», когда придёт уведомление.
При этом всё то время, что идёт согласование, инициатор видит реальный статус заявки и не овтлекает людей, пока согласование не станет критично. Ему больше не нужны напоминания.
И всё это намного эффективнее, чем попытка написать инструкции или регламенты, которые люди будут соблюдать до поры до времени. Как «сроки прижмут» — о распоряжениях все забудут. А вот нарушить процессы в настроенном приложении никто не сможет.
Можно согласовывать счета «пакетами». Если выделить 10–15 минут в конце дня, можно одним махом согласовать полдюжины счетов. Автоматизация согласования платежей в разы ускоряет работу с заявками для руководителя.
Легче строить диалог в случае отказов. Система переводит общение из личного в профессиональное. Нажать кнопку «Отклонить» с комментарием «превышен бюджет» психологически легче, чем писать текстовый отказ в личку.
Не полагайтесь на нерабочие методы
Проблема «дедовского» подхода не в том, что он старый, а в том, что он разрозненный. Внимание, данные и деньги разбросаны между почтой, Telegram и банковскими приложениями. Приходится вечно тушить пожары и «догонять» уходящие платежи.
Современный подход собирает всё в одной точке. С «Моё дело: бизнес и финансы» вы сможете получить полный контекст по платежу, быстрее согласовать платежи и при этом обезопасить себя от потерь.
Попробовать «Моё дело: бизнес и финансы» и навести порядок в согласованиях
