До первого найма предприниматель считает налоги бизнеса и контролирует в основном собственные платежи. После оформления сотрудника появляются кадровый учёт, зарплата, НДФЛ, страховые взносы и регулярная отчётность в ФНС и СФР.
Первый сотрудник — это не только новая строка расходов. У бизнеса появляется постоянный новый процесс: кадровое событие → документы → начисление → выплата → НДФЛ → взносы → уведомления → отчётность → хранение документов.
Сегодня разберём, что именно меняется и что с этим делать.
Какие обязанности появляются после найма первого сотрудника
С первым работником предприниматель одновременно становится:
- работодателем;
- налоговым агентом по НДФЛ;
- плательщиком страховых взносов;
- страхователем в СФР;
- ответственным за кадровые документы, рабочее время, отпуска, больничные и охрану труда.
Поэтому учёт приходится вести сразу по нескольким направлениям.
Кадровый учёт: оформить сотрудника и фиксировать изменения
Приём сотрудника оформляют трудовым договором. Отдельный приказ о приёме сейчас не обязателен: работодатель вправе его издать, но основным документом остаётся трудовой договор.
После оформления сотрудника нужно учитывать кадровые события:
- переводы;
- изменение условий труда;
- отпуск;
- увольнение;
- другие события, которые влияют на трудовые отношения.
Работодатель также ведёт документы по рабочему времени и знакомит сотрудника с локальными актами, которые связаны с его работой.
Для микропредприятий действует упрощение. Они могут полностью или частично отказаться от отдельных локальных нормативных актов, например правил внутреннего трудового распорядка или положения об оплате труда. Тогда необходимые условия нужно включить непосредственно в трудовой договор, составленный на основе типовой формы.
Важно: это право микропредприятия, а не автоматическое освобождение от кадровых документов.
Расчёт зарплаты становится ежемесячной задачей
После найма недостаточно раз в месяц перечислить сотруднику фиксированную сумму. Перед каждой выплатой нужно определить, сколько работник заработал.
В расчёте учитывают:
- отработанное время;
- отпуск;
- больничный;
- премии;
- сверхурочную работу;
- другие предусмотренные выплаты и удержания.
Зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца. При выплате сотруднику нужно выдавать расчётный листок. В нём показывают начисления, удержания и итоговую сумму к выплате.
Поэтому даже при фиксированном окладе сумма может меняться от месяца к месяцу.
Работодатель удерживает НДФЛ из дохода сотрудника
С зарплаты и других облагаемых выплат работодатель рассчитывает и удерживает налог на доходы физических лиц.
Для сотрудников — резидентов РФ применяется прогрессивная шкала НДФЛ. Ставка зависит от годовой налоговой базы сотрудника:
- 13% — с части дохода до 2,4 млн ₽;
- 15% — с части дохода от 2,4 млн до 5 млн ₽;
- 18% — с части дохода от 5 млн до 20 млн ₽;
- 20% — с части дохода от 20 млн до 50 млн ₽;
- 22% — с части дохода свыше 50 млн ₽.
Повышенная ставка применяется не ко всему доходу сотрудника, а только к сумме сверх соответствующего порога.
НДФЛ не становится дополнительным расходом работодателя. Налог удерживают из дохода сотрудника и перечисляют государству.
Страховые взносы работодатель платит за свой счёт
Со страховыми взносами правило другое: их не удерживают из зарплаты. Работодатель начисляет взносы сверху и платит из своих денег.
Для основной категории работодателей в 2026 году общий тариф до применения льгот составляет:
- 30% — с выплат работнику в пределах годовой базы 2 979 000 ₽;
- 15,1% — с суммы сверх этой базы.
Для отдельных субъектов малого и среднего бизнеса и некоторых отраслей могут действовать пониженные тарифы.
Отдельно нужно платить взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний — взносы на травматизм. Их ставка зависит от класса профессионального риска и составляет от 0,2 до 8,5%.
Получается, зарплата сотрудника — только часть расходов работодателя. При планировании найма нужно сразу учитывать страховые взносы и другие выплаты.
Что нужно сделать при первом найме
До того как сотрудник приступит к работе, нужно определить и зафиксировать условия трудовых отношений.
В документах указывают:
- должность и обязанности;
- место работы;
- режим работы;
- зарплату;
- даты выплаты зарплаты;
- испытательный срок, если он установлен;
- правила премирования;
- условия дистанционной работы, если сотрудник работает удалённо;
- правила обработки персональных данных;
- условия охраны труда.
До подписания трудового договора сотрудника знакомят с локальными документами, которые непосредственно связаны с его работой.
У микропредприятия часть этих условий можно перенести в типовой трудовой договор.
Когда сообщить о приёме сотрудника в СФР
После оформления первого сотрудника нужно направить в СФР раздел 1 подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
При приёме сведения подают не позднее следующего рабочего дня после оформления кадрового события. Такой же короткий срок действует при увольнении.
При переводе и некоторых других кадровых событиях сведения обычно передают до 25-го числа следующего месяца.
Поэтому отчётность работодателя начинается практически сразу после первого найма.
Нужно ли ИП отдельно регистрироваться в СФР
После найма первого работника ИП не нужно самостоятельно подавать заявление на регистрацию в качестве страхователя.
СФР регистрирует предпринимателя автоматически после получения сведений о первом сотруднике. Информацию фонд получает из ЕФС-1 от налоговой и из ЕГРИП.
Это нужно учитывать в материалах и инструкциях: старое правило о самостоятельной регистрации после первого найма больше применять не нужно.
Что появляется в охране труда
С первым сотрудником возникают и обязанности по охране труда.
Работодателю нужно организовать необходимые инструктажи и обучение безопасной работе. Сотрудника нельзя допускать к самостоятельной работе, пока обязательные процедуры не пройдены.
Первичный инструктаж проводят до начала самостоятельной работы. Для некоторых офисных сотрудников при соблюдении установленных условий возможно освобождение.
Для вновь созданного стационарного рабочего места специальную оценку условий труда обычно проводят в течение 12 месяцев. Для дистанционных и надомных работников СОУТ не проводится.
Как выглядит ежемесячный цикл работодателя
После оформления сотрудника одни и те же действия повторяются каждый месяц.
При каждой выплате нужно:
- Рассчитать доход сотрудника.
- Учесть рабочее время, отпуск, больничный, премии и другие выплаты.
- Рассчитать НДФЛ.
- Удержать налог.
- Перечислить сотруднику сумму на руки.
- Выдать расчётный листок.
- Начислить страховые взносы.
- Подготовить уведомления и отчётность.
- Перечислить НДФЛ и страховые взносы.
К этому добавляются кадровые события, больничные, отпуска и взаимодействие с СФР.
Когда платить НДФЛ и подавать уведомления
По НДФЛ в течение месяца действует 2 расчётных периода.
Если налог удержали с выплат с 1-го по 22-е число, уведомление подают до 25-го числа текущего месяца. НДФЛ перечисляют до 28-го числа.
Если налог удержали с 23-го числа до конца месяца, уведомление подают до 3-го числа следующего месяца. Налог платят до 5-го числа следующего месяца.
Для декабря действует специальный срок — последний рабочий день года.
С 1 сентября 2026 работодатель также может заранее подать уведомление с разбивкой сумм НДФЛ на весь год.
Когда платить страховые взносы
Обычные страховые взносы перечисляют до 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления.
Уведомление об исчисленных страховых взносах подают до 25-го числа следующего месяца за первый и второй месяцы квартала.
За март, июнь, сентябрь и декабрь отдельное уведомление обычно не требуется. Сведения за последний месяц квартала налоговая получает из расчёта по страховым взносам — РСВ.
Взносы на травматизм перечисляют отдельно в СФР — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления.
Какие отчёты появляются после найма сотрудника
После первого найма у бизнеса появляется сразу несколько форм.
| Форма | Что показывает | Когда подавать |
|---|---|---|
| ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.1 | Приём, перевод, увольнение и другие кадровые события | В зависимости от события |
| Персонифицированные сведения | Выплаты конкретному сотруднику за месяц | Ежемесячно, кроме месяцев, которые закрывает РСВ |
| РСВ | Начисленные страховые взносы | Ежеквартально |
| 6-НДФЛ | Доходы сотрудников и НДФЛ | Ежеквартально |
| ЕФС-1, раздел 2 | Взносы на травматизм | Ежеквартально |
| Уведомление об исчисленных суммах | Как распределить деньги с ЕНС | По НДФЛ и страховым взносам в установленные сроки |
Персонифицированные сведения
В них работодатель показывает сведения по каждому сотруднику.
Срок — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным.
Отдельную форму за март, июнь, сентябрь и декабрь можно не сдавать, поскольку аналогичные сведения входят в раздел 3 квартального РСВ.
РСВ
Расчёт по страховым взносам сдаётся ежеквартально.
Срок — не позднее 25-го числа месяца после окончания отчётного квартала.
6-НДФЛ
Расчёт 6-НДФЛ за I кв., полугодие и 9 месяцев подают до 25-го числа месяца после окончания соответствующего периода.
Годовой расчёт сдают до 25 февраля следующего года. В него входят справки о доходах сотрудников.
ЕФС-1 по взносам на травматизм
Раздел 2 формы ЕФС-1 сдаётся ежеквартально — до 25-го числа месяца после окончания квартала.
Сколько на самом деле стоит сотрудник: пример
Допустим, сотруднику начислили 60 000 ₽ до вычета НДФЛ.
У работника нет налоговых вычетов, его доход пока облагается по ставке 13%.
Работодатель применяет общий тариф страховых взносов и минимальную ставку взносов на травматизм — 0,2%.
Расчёт получится таким:
| Показатель | Сумма |
|---|---|
| Начисленная зарплата | 60 000 ₽ |
| НДФЛ 13% | 7 800 ₽ |
| Сотрудник получит на руки | 52 200 ₽ |
| Страховые взносы 30% | 18 000 ₽ |
| Взносы на травматизм 0,2% | 120 ₽ |
| Расходы работодателя | 78 120 ₽ |
НДФЛ в размере 7 800 ₽ удерживают из зарплаты сотрудника. Страховые взносы в размере 18 120 ₽ работодатель платит дополнительно.
Поэтому сотрудник с окладом 60 000 ₽ обходится бизнесу как минимум в 78 120 ₽ в месяц до учёта возможных льгот и других расходов.
В эту сумму не входят, например, расходы на рабочее место, обучение, обязательные медосмотры и другие затраты работодателя.
Что меняется, если сотрудник заболел
Больничный тоже влияет на учёт.
Если заболел сам сотрудник, первые 3 дня болезни оплачивает работодатель. Остальные дни оплачивает СФР.
Если больничный оформлен для ухода за членом семьи, пособие обычно выплачивает СФР с первого дня.
После получения информации о закрытом электронном больничном работодателю может потребоваться передать или подтвердить сведения для назначения пособия. На это отводится 3 рабочих дня.
Работодателю нужно:
- получить сведения о больничном;
- рассчитать свою часть пособия;
- правильно учесть выплату при расчёте НДФЛ и страховых взносов;
- передать необходимые сведения в СФР;
- скорректировать начисления и отчётность.
Просто уменьшить обычную зарплату пропорционально дням болезни недостаточно.
Что меняется при отпуске, премии или увольнении
Почти каждое событие с сотрудником одновременно затрагивает несколько участков учёта.
Например, отпуск влияет на:
- кадровые документы;
- расчёт рабочего времени;
- сумму отпускных;
- НДФЛ;
- страховые взносы;
- сроки выплаты.
Премия меняет налоговую базу, НДФЛ и страховые взносы.
При увольнении нужно оформить кадровые документы, рассчитать сотрудника, определить НДФЛ и взносы и вовремя передать сведения в СФР.
Поэтому кадровый и зарплатный учёт нельзя вести отдельно друг от друга. Документ, начисление, налог и отчётность связаны в одну цепочку.
Что проверить перед первым наймом
До подписания трудового договора полезно пройти короткий чек-лист:
- определить реальную стоимость сотрудника для бизнеса;
- подготовить трудовой договор;
- определить даты выплаты зарплаты;
- подготовить необходимые кадровые документы;
- разобраться с охраной труда;
- настроить табель и расчёт зарплаты;
- проверить возможность сдавать ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ;
- добавить в календарь сроки НДФЛ и страховых взносов;
- определить, кто будет вести кадровый и зарплатный учёт.
Первый сотрудник добавляет бизнесу не один отчёт, а новый постоянный участок работы. Нужно оформить человека, каждый месяц рассчитывать выплаты и налоги, платить взносы, отслеживать кадровые события и передавать сведения в ФНС и СФР.
О чём подумать на перспективу
В перспективе нужно обдумать вопрос индексации заработной платы.
- индексация зарплаты — это обязанность всех работодателей, а не право (ст. 130, 134 ТК РФ), и она распространяется на всех сотрудников по трудовым договорам;
- коммерческие организации самостоятельно закрепляют порядок индексации в локальных актах;
- индексацию можно заменять иными способами повышения реального содержания зарплаты (повышение окладов, премии) — главное, чтобы доход работника объективно рос.
- рекомендуется закрепить выбранный механизм в локальном акте и неукоснительно его соблюдать, чтобы избежать трудовых рисков.
Рассчитайте полную стоимость будущего сотрудника, скачайте шаблоны договоров и подготовитьтесь к оформлению работника с помощью микросервиса «Моего дела».
