Итак, давайте разберемся, какие же необходимы документы для осуществления сделок, и как их оформлять.
Набор документов для сделки будет зависеть от способа торговли.
Розничная торговля
Здесь самое главное – документ, подтверждающий оплату: кассовый или товарный чек, приходный кассовый ордер, бланк строгой отчетности.
Товарный чек обязателен только когда реализуются автомототехника, номерные агрегаты, автоприцепы, оружие, мебель. Еще он нужен для некоторых видов товаров, если из кассового чека непонятно, за что именно платили. Но если у торговца на ЕНВД или ПСН покупатель попросил товарный чек – его нужно выдать в любом случае.
Договор при розничной торговле теоретически нужен, но в обычных розничных магазинах он может быть и в устной форме. Взяли у покупателя деньги, вручили ему чек – считайте, что договор заключен. Письменный договор нужен, если отпускаете товар в рассрочку или торгуете дистанционно.
При доставке товара за отдельную плату оформляется акт.
Розничная торговля в Интернете
В этом случае нужны:
- кассовый чек;
- товарный чек или накладная.
Если вы пользуетесь услугами курьерской службы с кассовым сопровождением, то вам кассовый аппарат не нужен – чек покупателю выдаст курьерская служба, а вам от нее поступит отчет агента.
Заключать отдельный договор с каждым покупателем интернет-магазина не нужно, но обязательно должен быть на сайте общий для всех договор-оферта.
Оптовая торговля товарами
Оформляются:
- договор;
- товарная накладная или УПД – универсальный передаточный документ, который совмещает в себе накладную (акт) и счет-фактуру;
- транспортная накладная;
- счет-фактура.
Оказание услуг
Нужен договор, счет-фактура (для ОСНО) и акт, или универсальный передаточный документ.
Если с вами расплачиваются наличными или картой, выдается кассовый чек. Для бытовых услуг вместо чека можно выдавать бланки строгой отчетности. Пока выдавать БСО можно по старинке, но с июля 2019 года (а в некоторых случаях с июля 2018 года) – только с помощью аппаратов, аналогичным онлайн-кассам.
Если расчеты безналичные, то подтверждающим документом будет выписка по счету.
А всегда ли нужен договор
Если покопаться в Гражданском Кодексе, то мы увидим, что не всегда. Например, в случае с поставками доказательством договорных отношений могут служить и другие документы, например, счета на оплату, акты сверок. Вот только с договором все же спокойнее. Случись что, волокиты будет гораздо меньше, ведь все условия прописаны в договоре, да и в суде будет легче доказать свою правоту. Не хотите экстрима – заключайте договоры.
К агентскому договору должен прилагаться отчет агента, к договору комиссии – реестр проданных товаров.
Санкции за отсутствие документов
Документы, подтверждающие сделку, нужны налоговой инспекции для налогового контроля. Если у вас их не окажется – будьте готовы к штрафу в 200 рублей за каждый документ. Более того, это грозит отказом в вычетах и доначислением налогов.
Как долго хранить документы
Не торопитесь освобождать шкафы от папок. Документы для расчета налогов храните 4 года, для бух.отчетности – 5 лет, по заработной плате – 75 лет.
И помните - в сервисе "Моё дело" документы оформляются автоматически, что экономит ваше время и страхует от ошибок.
