Вопрос:
Директор - единственный сотрудник (он же учредитель) организации на УСН хочет снять с расчетного счета сумму в подотчет.
Какую максимальную сумму он может снять и в какой срок он должен ее вернуть?
Ответ:
Прежде всего, нужно определиться с целью, на которую выдаются деньги (из вопроса это не ясно).
Законодательство не ограничивает ни срок, на который могут выдаваться денежные средства под отчет, ни их размер, ни способ выдачи. По установленному правилу работник, получивший наличные денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они были выданы, – в общем случае (например, если денежные средства выданы на хозяйственные нужды работодателя). Если работник направлен в командировку, то отчитаться по подотчетным суммам он должен в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу по возвращении из командировки.
Подотчетному лицу выдаются денежные средства на расходы, связанные с ведением деятельности организации (индивидуального предпринимателя).
При этом деньги под отчет можно выдавать работникам, причем неважно, российский это работник или иностранный. Под работниками в Указании о порядке ведения кассовых операций в данном случае понимаются не только лица, с которыми заключены трудовые договоры, но и исполнители по гражданско-правовым договорам. Поэтому выдавать денежные средства под отчет организация может не только штатным работникам, но и гражданам, которые выполняют работы (оказывают услуги) в рамках договоров гражданско-правового характера, например договора подряда.
Подтверждение: п. 5, 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, ст. 15,16,20 Трудового кодекса РФ,ст. 420 Гражданского кодекса РФ, письмо ЦБ РФ № 29-Р-Р-6/7859 от 2 октября 2014 г.
Оптимальный вариант
Поскольку расчеты с подотчетными лицами связаны не только с порядком ведения кассовых операций, но и с оформлением первичных документов (в частности, авансового отчета), на проведение данной операции накладывает требования и законодательство о бухучете. В частности, информация, содержащаяся в каждом первичном учетном документе, должна позволять идентифицировать лицо (лиц), ответственное за совершение операции. Организацию и исполнителя по гражданско-правовому договору (в отличие от должностного лица по трудовому договору) не связывают иные обязательства, кроме указанных в самом договоре. В связи с этим целесообразно включить в договор с таким исполнителем как подотчетным лицом указание на его обязанность по своевременной передаче документов для отчета за полученные деньги, а также его ответственность за достоверность этих данных ( ст. 8 Гражданского кодекса РФ, ч. 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ).
Выдача денег любому другому гражданину, с которым не заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (например, являющемуся учредителем организации), не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм.
Оптимальный вариант
Если необходимо выдать наличные деньги учредителю на оплату каких-либо расходов организации, с ним можно заключить договор безвозмездного поручения ( ст. 971-972 Гражданского кодекса РФ ). В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить определенные действия в интересах организации, учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства.
Номер и дату договора кассир проставляет в расходном кассовом ордере, оформленном в момент выдачи денег.
Кроме того, выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу ( абз. 3 п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ).
Запрет выдавать под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее выданным ему под отчет суммам, – это единственное законно установленное требование, и касается оно только подотчетных лиц и выдачи им наличных денежных средств.
В остальном же ни один правовой акт, в том числе Указание о порядке ведения кассовых операций , не ограничивает ни срок, на который могут выдаваться денежные средства под отчет, ни их размер, ни способ выдачи.
Поэтому в целях контроля использования подотчетных средств целесообразно приказом (распоряжением) руководителя (индивидуального предпринимателя) установить список подотчетных лиц, а также порядок (включая способ) выдачи наличных денег под отчет (см. Приказ о выдаче подотчетных сумм). В данном приказе также следует предусмотреть максимальные суммы и сроки выдачи подотчетных сумм. Лишь при направлении в командировку работника срок, на который ему выдаются деньги под отчет, ограничивается периодом командировки ( абз. 2 п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций , п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Но в любом случае срок и конкретная сумма подотчетного аванса, как правило, определяются в общем порядке руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) на основании заявления работника (служебной записки), составленного в произвольной форме (см. Служебную записку с просьбой выдать денежные средства под отчет на покупку канцтоваров ).
Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций .
Организация вправе выдавать деньги на срок, который указан в заявлении подотчетного лица. Исключение – выдача наличных средств под отчет на командировочные расходы.
Денежные средства под отчет нужно выдавать на срок, который указан в заявлении (служебной записке) работника на выдачу денег под отчет (см., например, Служебную записку с просьбой о выдаче денежных средства под отчет) ( абз. 1 п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ). О решении (согласии) руководителя выдать под отчет денежные средства на заявленный срок будет свидетельствовать соответствующая отметка на служебной записке, заверенная его подписью.
Если работник направлен в командировку, то отчитаться по подотчетным суммам он должен в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу по возвращении из командировки. То есть срок, на который ему выданы деньги под отчет, ограничивается периодом командировки ( абз. 2 п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций , п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Вывод: организация вправе выдавать денежные средства под отчет на срок, установленный руководителем. При этом его согласие на выдачу денег на определенный срок выражается при утверждении заявления (служебной записки) работника с просьбой о выдаче денег под отчет. В случае, когда работник направляется в командировку, срок, на который выдаются деньги под отчет, зависит от продолжительности командировки.
Аналогичный порядок определения срока выдачи наличных денежных средств под отчет распространяется и на индивидуальных предпринимателей ( п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ).
При этом рассмотренные положения формально касаются порядка наличных расчетов с подотчетными лицами.
Оптимальный вариант
Порядок выдачи подотчетных сумм в безналичной форме (с использованием банковских карт) целесообразно установить во внутренних документах организации (индивидуального предпринимателя). Дело в том, что Указание о порядке ведения кассовых операций регулирует только порядок расчетов с подотчетными лицами наличными денежными средствами. При установлении соответствующих положений можно воспользоваться формулировками, приведенными в п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций .
Подтверждение: письмо Минфина России № 14-03-03/728 от 5 октября 2012 г. (в части использования банковских дебетовых карт при расчетах с подотчетным работником государственного учреждения) – его выводы применимы к деятельности любого работодателя.
Окончательный расчет
По установленному правилу работник , получивший наличные денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они были выданы, – в общем случае (например, если денежные средства выданы на хозяйственные нужды работодателя).
Если денежные средства были выданы под отчет в безналичном порядке, то, как уже отмечалось выше, сроки представления отчета определяются в аналогичном порядке, утвержденном в локальном нормативном акте (например, в Порядке выдачи подотчетных сумм).
При этом Указание о порядке ведения кассовых операций прямо обязывает именно работника, который получил денежные средства под отчет,отчитаться по расходованию данных сумм (п.6, 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций).
Также следует отметить, что расчеты с подотчетным лицом производятся без учета предельного размера наличных расчетов в 100 тыс. руб. (п.5, 6 Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г.). Однако когда полученные под отчет наличные деньги используются работником для оплаты товаров (работ, услуг) по договорам, заключенным с организациями и индивидуальными предпринимателями, то при расчетах с данными контрагентами уже необходимо соблюдать указанное ограничение в 100 тыс. руб. ( п. 6 Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г. ).
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-36341
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17358
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо её конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.