Вопрос:
Сотрудник долгое время болел и потом умер. На дату смерти ему осталось не выплачена компенсация за неисп. отпуск и 2 больничных листа. С этих сумм не удерживается НДФЛ и не начисляются взносы страховые. Как мне их провести по бухгалтерии? Выдам все причитающиеся деньги родственникам. Если с них не удерживается НДФЛ, показывать ли их потом в отчете 6-НДФЛ и 2-НДФЛ? И как отразить в отчетах РСВ-1 и ФСС-4? выданные суммы ставить на сч.70? или другой? Я буду перечислять на карту умершего сотрудника, т.к. у родственников есть доступ к банковскому счету (знают пин-код)
Ответ:
Ответ подготовлен исходя из допущения, что на момент начисления всех выплат было известно о смерти работника.
Относительно перечисления зарплаты на карту умершего работника
Организация после смерти работника не вправе произвести перечисление причитающейся ему заработной платы на банковскую карту. Заработная плата выдается членам семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего, при представлении соответствующих документов (ст. 141 Трудового кодекса РФ).
Относительно бухгалтерского учета
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск и больничных отражается по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции со счетом 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Расчет с сыном умершего работника организация может отразить на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", в таком случае сумма задолженности перед умершим работником переносится с дебета счета 70 в кредит счета 76.
Пособие на погребение выплачивается за счет средств ФСС России. Поэтому отразить его начисление нужно по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".
Проводки при этом могут быть следующими:
ДЕБЕТ 20 (26,44 и др.) КРЕДИТ 70
- начислена компенсация за дни неиспользованного отпуска (если организация не создает резерв на выплату отпускных);
Или
ДЕБЕТ 96 субсчет "Резерв на предстоящую оплату отпусков" КРЕДИТ 70
– начислена компенсация за неиспользованный отпуск за счет резерва на предстоящую оплату отпусков (если организация создает резерв на выплату отпускных)
ДЕБЕТ 20 (26,44 и др.) КРЕДИТ 70
-начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя;
ДЕБЕТ 69 субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование" КРЕДИТ 70
–начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС РФ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76
- задолженность перед умершим работником отнесена на расчеты с его родственниками.
Подтверждение: сч. 69, 70,76, 96 Инструкции к Плану счетов, п. 8 ПБУ 8/2010.
Относительно отчетности по НДФЛ
В расчете 6-НДФЛ выплаченные родственникам суммы указывать не нужно. Общую сумму выплаченных доходов и удержанного НДФЛ нужно отразить в справке 2-НДФЛ, представленной по окончании года. При этом сообщать в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ по причине смерти работника не нужно.
Работодатель обязан не позднее недельного срока со дня получения им соответствующих документов (например, свидетельства о смерти) выплатить зарплату умершего работника членам его семьи (совместно проживавшим с умершим) или нетрудоспособным иждивенцам (независимо от факта совместно проживания).
Подтверждение: п. 1 ст. 1183 Гражданского кодекса РФ , ст. 141 Трудового кодекса РФ.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются вседоходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды ( п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ ). Исключение – доходы, указанные в перечне выплат, которые не облагаются НДФЛ.
Организация (индивидуальный предприниматель), от которой или в результате отношений с которой гражданин получил доход, признаетсяналоговым агентом и должна исполнять его обязанности ( п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ ).
Однако обязанность гражданина по уплате НДФЛ прекращается, в частности, в связи с его смертью ( пп. 3 п. 3 ст. 44 Налогового кодекса РФ ).
Кроме того, доходы, полученные от гражданина в порядке наследования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства, а также вознаграждений, выплачиваемых наследникам патентообладателей изобретений, полезных моделей, промышленных образцов), НДФЛ не облагаются ( п. 18 ст. 217 Налогового кодекса РФ ). Следовательно, у работодателя отсутствуют основания для удержания НДФЛ с зарплаты, начисленной умершему работнику и выплачиваемой его наследникам.
Аналогичные правила применяются и в отношении всех выплат работнику, причитающихся к получению, но не полученных им в связи со смертью. К таким выплатам можно отнести, например, премии , отпускные , компенсации за неиспользованный отпуск , материальную помощь , пособие по временной нетрудоспособности и др.
Вывод: у работодателя отсутствует обязанность по удержанию НДФЛ с выплат, положенных умершему работнику, выплачиваемых его наследникам.
По окончании налогового периода работодатель как налоговый агент должен подать сведения в налоговую инспекцию об общей сумме выплаченного в налоговом периоде дохода, а также о суммах удержанного налога поформе 2-НДФЛ (в т. ч. и по умершему работнику) ( ст. 230 Налогового кодекса РФ). При этом в сопроводительном письме лучше указать, что удержание налога было прекращено по причине смерти работника (см., например, Сопроводительное письмо к справке 2-НДФЛ. Организация прекратила удерживать НДФЛ в связи со смертью работника ). Сообщать в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ в связи со смертью работника (т.е. подавать справку по форме 2-НДФЛ с признаком "2") работодатель не должен.
Подтверждение: письма Минфина России№ 03-04-05/33652 от 10 июня 2015 г.,№ 03-04-06/7028 от 7 марта 2013 г.,№ 03-04-06/4-28 от 30 января 2013 г., ФНС России № БС-4-11/15797 от 30 августа 2013 г. (их выводы верны и в настоящее время в условиях действия новой редакции п. 18 ст. 217 Налогового кодекса РФ ).
Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в статье 217 Кодекса , не отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС России № БС-4-11/4901 от 23 марта 2016 г.).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "НДФЛ выплаты умершему работнику" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-36222
Относительно отчетности по страховым взносам
Страховые взносы начислять не нужно на любые виды вознаграждений (в т. ч. зарплата) – при условии, что на момент их начисления организации (индивидуальному предпринимателю) известно о смерти работника (исполнителя).
Это связано, в частности, с тем, что после смерти гражданина не может быть реализована основная цель обязательного социального страхования – получение им пенсионного, медицинского обеспечения и обеспечения по социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Подтверждение:письмо Минтруда России № 17-3/292 от 20 февраля 2013 г., п. 4 приложения к письму ФСС России № 02-09-11/06-5250 от 14 апреля 2015 г.
Вывод: выплаты, начисленные после смерти работника, не являются объектом обложения страховыми взносами в ФСС и ПФР, поэтому в отчетности не отражаются.
При этом сумму пособия по временной нетрудоспособности, подлежащей оплате за счет средств ФСС умершему работнику отразить нужно втаблице 2 и таблице 5 раздела I расчета по форме 4-ФСС
Подтверждение: абз. 3 п. 2 Порядка, утв. Приказом ФСС России № 59 от 26 февраля 2015 г.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуально на дату: 07.06.2016