Вопрос:
Если организация арендует автомобиль для сотрудника, чтобы он добирался на нем из дома до работы и обратно (живет в другом городе).
Будет ли облагаться НДФЛ и страховыми взносами затраты на ГСМ, и содержание автомобиля, которые компенсируют сотруднику по авансовым отчетам (преждоставляет чеки на бензин.автомойку и т.д.)?
Если все же в трудовом договоре прописано,что работодатель несет расходы по доставке сотрудника домой и из дома на работу-т.к. сотрудник живет в другом городе (100 км. от места работы). Добраться он может на работу на электричке или на междугороднем автобусе.
В таком случае стоимость аренды автомобиля (организация арендует авто у другой организации), а также стоимость ГСМ и другие расходы на содержание являются выгодой в натуральной форме для сотрудника и облагаются НДФЛ и взносами? А если часть поездок он совершает для рабочих целей-как тогда разделить все эти затраты для обложения НДФЛ и взносами?
Ответ:
Будет. Оплата работодателем стоимости проезда работников от места постоянного жительства до места работы и обратно при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.
Работодатель вправе компенсировать расходы на проезд работников или оплачивать их доставку силами сторонней организации (или нести расходы на доставку собственным транспортом) к месту работы и обратно по собственной инициативе ( ст. 8 , ч. 3 ст. 41 , ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ).
НДФЛ. Доставка работников при отсутствии технологических особенностей
В случае, когда есть возможность добраться до работы и обратно общественным транспортом, при оплате работодателем расходов на проезд работников у них возникает доход (в натуральной или денежной форме – в зависимости от порядка оплаты таких расходов), который подлежит налогообложению НДФЛ в общем порядке (ст. 41 , 209 , п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ). То есть работодатель в этом случае признается налоговым агентом и должен исполнить его обязанности (рассчитать, удержать и уплатить НДФЛ) (п. 1 , 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
Таким образом, если у работников есть возможность добираться до места работы и обратно общественным транспортом (и при отсутствии иных признаков наличия технологических особенностей производства ), НДФЛ с суммы оплаты их проезда удерживать нужно.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/15198 от 16 марта 2017 г. , № 03-04-06/51326 от 7 сентября 2015 г. , № 03-04-06/6715 от 6 марта 2013 г.
Относительно страховых взносов
Работодатель вправе компенсировать расходы на проезд работников (оплачивать их доставку) к месту работы и обратно по собственной инициативе ( ст. 8 , ч. 3 ст. 41 , ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ). При этом порядок обложения страховыми взносами таких расходов зависит от наличия или отсутствия у работников возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом (в частности, от наличия технологических особенностей деятельности работодателя, которые являются основанием для несения расходов на доставку работников).
Доставка работников при отсутствии технологических особенностей
В случае, когда у работников есть возможность добираться до места работы и обратно общественным транспортом (и при отсутствии иных признаков наличия технологических особенностей производства ), а работодатель компенсирует или оплачивает расходы на проезд работников, положения пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. не применяются. В данном случае при оплате работодателем стоимости проезда за своих работников у них формируется доход в натуральной форме, а при компенсации – доход в денежной форме.
Эти выплаты производятся в рамках трудовых отношений и признаются объектом обложения страховыми взносами на общих основаниях ( п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Подтверждение: письма Минтруда России № 17-3/ООГ-759 от 10 сентября 2014 г. , № 17-4/ООГ-367 от 13 мая 2014 г. , п. 3 приложения к письму ФСС России № 02-09-11/06-5250 от 14 апреля 2015 г.
При этом начислять и уплачивать страховые взносы нужно в общеустановленные сроки.
Все вышеуказанные письма ведомств, которые до 1 января 2017 года администрировали расчет и уплату страховых взносов, могут применяться и после этой даты в части, не противоречащей положениям Налогового кодекса РФ, до выхода официальных разъяснений ФНС России (Минфина России) с противоположной позицией или уточнением о применении прежних разъяснений ( письмо Минфина России № 03-04-12/67082 от 16 ноября 2016 г. ).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "доставка к месту работы":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-4829
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22327
Да, такие расходы признаются доходом работника, полученным в натуральной (денежной) форме, и подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.
Обоснование данного вывода содержится в предыдущем ответе.
Если часть поездок работник совершает для рабочих целей, то данные расходы не образуют его доход. В отношении страховых взносов законодательно ответ на вопрос не урегулирован.
НДФЛ не облагаются все виды предусмотренных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ ). Однако компенсация работникам расходов на проезд (в общественном транспорте, на такси, на арендованном или служебном автомобиле – в части возмещения расходов, например, на ГСМ) во время исполнения служебных обязанностей законодательством не предусмотрена. Исключение – компенсация расходов на проезд работников, которым установлен разъездной характер работы ( ст. 168.1 Трудового кодекса РФ ).
Вместе с тем само по себе обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются его личные потребности, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме , облагаемого НДФЛ ( ст. 211 Налогового кодекса РФ ). Таким образом, если расходы на проезд работнику оплачиваются (компенсируются) работодателем в своих интересах (например, когда поездки работника носят служебный характер), то налогооблагаемый доход, а следовательно, и обязанность по удержанию НДФЛ не возникают.
Подтверждение: п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением гл. 23 Налогового кодекса РФ , утв. Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г.
Мнение Минфина России в письмах № 03-04-06/15815 от 20 марта 2017 г. (в части налогообложения НДФЛ дохода работника при использовании им арендованных автомобилей, а также такси), № 03-04-05/28243 от 11 июня 2014 г. (в части налогообложения НДФЛ дохода работника от использования служебного автомобиля), № 03-04-06/1-97 от 14 мая 2010 г. (в части налогообложения НДФЛ суммы оплаты услуг такси) – их выводы применимы и в отношении оплаты стоимости проезда любым транспортом: если поездки работника носят служебный характер и этому есть документальное подтверждение, то оплата проезда не признается доходом работника. Такая выплата не формирует экономической выгоды у работника, так как осуществляется исключительно в интересах работодателя ( ст. 41 , пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).
В противном случае возмещение расходов на проезд без подтверждающих документов (в частности, путевых листов при использовании работником служебного автомобиля) образует экономическую выгоду, подлежащую налогообложению НДФЛ. Причем в отношении применения служебного транспорта – не только в виде компенсации расходов на поездку (например, стоимости ГСМ), но и в той мере, в которой эту выгоду можно оценить в отношении пользования имуществом, принадлежащим работодателю.
Аналогичные правила распространяются и на оплату (компенсацию) расходов на проезд в общественном транспорте (на такси, служебном или арендованном автомобиле) руководителю (генеральному директору, директору), в том числе одновременно являющемуся собственником (единственным учредителем, участником, акционером) организации. В данной ситуации особенностей налогообложения НДФЛ в отношении такой категории граждан не предусмотрено.
В отношении поездок на заседания членов совета директоров (или другого аналогичного органа управления организацией) для его участников предусмотрены особенности налогообложения НДФЛ .
В отношении страховых взносов законодательно ответ на вопрос не урегулирован.
Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей ( пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Мнение Минтруда России: сумму компенсации, связанную с возмещением работнику расходов на проезд во время командировки, следует расценивать как компенсационную выплату, предусмотренную законодательством и непосредственно связанную с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Такие расходы в силу пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ не облагаются страховыми взносами в случае их экономического обоснования и документального подтверждения.
Подтверждение: письмо № 17-3/ООГ-764 от 13 мая 2016 г. (в части обложения взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование возмещения расходов на аренду автомобиля во время командировки) – его выводы применимы и в отношении оплаты стоимости проезда любым транспортом (например, общественным транспортом или на такси), когда поездки работника во время работы носят служебный характер, даже в том случае, если такая работа не является разъездной в смысле ст. 168.1 Трудового кодекса РФ .
Указанное верно и при начислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ( п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Аналогичные правила распространяются и на оплату (компенсацию) расходов на проезд в общественном транспорте (на такси) руководителю организации (генеральному директору, директору). Это связано с тем, что отношения между ним и организацией являются трудовыми . В том числе это относится и к руководителю, который одновременно является собственником (единственным учредителем, участником, акционером) организации .
Беспроблемный вариант
Работникам, работа которых предполагает возможность поездок, лучше предусмотреть разъездной характер работ. В этом случае суммы компенсации расходов на проезд однозначно не будут облагаться страховыми взносами .
В отношении поездок на заседания членов совета директоров (или другого аналогичного органа управления организацией) для его участников предусмотрены особенности начисления взносов .
Разъяснения ведомств, которые до 1 января 2017 года администрировали расчет и уплату страховых взносов, могут применяться и после этой даты в части, не противоречащей положениям Налогового кодекса РФ, и до выхода официальных разъяснений ФНС России (Минфина России) с противоположной позицией или уточнением о применении прежних разъяснений.
Вместе с тем Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений как разделить эти расходы на связанные с выполнением работником трудовых обязанностей (производственные) и не связанные (в интересах работника). Организации необходимо разработать порядок разделения и закрепить его в учетной политике .
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-4832
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22328
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуален на 29.01.2018