Вопрос:
Организация на ОСН при направлении работников в районы крайнего севера, и другие удаленные районы, связанные с освоением месторождений, организация приняла решение выплачивать суточные в размере 1 тысячи рублей и закрепила это в локальном нормативном акте. Подскажите порядок налогообложения суммы, превышающей 700 рублей.
Ответ:
НДФЛ
Удерживать нужно с суммы, превышающей установленный законодательством норматив (за рядом исключений).
При направлении работника в служебную командировку ему необходимо компенсировать (возместить) ряд расходов, в том числе суточные ( ст. 168 Трудового кодекса РФ , п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Суточные выплачиваются в размере , который организация определяет самостоятельно в коллективном договоре, ином локальном нормативном документе (например, в Положении о служебных командировках ) ( ст. 168 Трудового кодекса РФ ).
НДФЛ не облагаются все виды предусмотренных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, в том числе возмещение командировочных расходов .
При этом сумма суточных за каждый день нахождения в командировке не облагается НДФЛ в размере:
– 700 руб. – за каждый день нахождения в командировке на территории России;
– 2500 руб. – за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Лимит применяется к сумме суточных, порядок выплаты которых при поездках за границу имеет особенности (в части оплаты суточных за дни пересечения границы при выезде и въезде) .
Лимит для целей удержания НДФЛ нужно определять на дату утверждения авансового отчета .
Подтверждение: абз. 9 , 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-04-06/6-205 от 6 сентября 2010 г. , № 03-04-06/6-140 от 7 июля 2010 г.
Если организация по собственной инициативе компенсирует работнику НДФЛ, который был удержан с величины выплаченных ему сверх норматива суточных, то с суммы такой компенсации также необходимо удержать НДФЛ. Это объясняется тем, что данная компенсация не является законодательно предусмотренной и не подпадает под действие п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ . Соответственно, она в полном объеме признается доходом работника, который облагается НДФЛ в общем порядке (ст. 41 , 210 Налогового кодекса РФ).
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-06/6-368 от 26 декабря 2012 г.
Исключение – указанные выше ограничения (700 руб. и 2500 руб.) не применяются:
– при направлении в служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер;
– при оплате расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства работников, работающих в полевых условиях (участвующих в работах экспедиционного характера).
В такой ситуации расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (полевое довольствие), не облагаются НДФЛ в размере, установленном трудовым договором, коллективным договором или иным локальным нормативным актом.
Подтверждение: ст. 168.1 Трудового кодекса РФ , п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ , письма Минфина России № 03-04-06/38080 от 19 июня 2017 г. , № 03-04-06/1626 от 22 января 2015 г. , № 03-04-05/9-976 от 21 августа 2012 г.
Существуют особенности налогообложения НДФЛ сумм суточных (денежных средств, выплачиваемых взамен суточных) при направлении работника в однодневную командировку.
Вывод: при направлении работника в командировку с суммы суточных, превышающей установленный законодательством норматив (лимит), нужно удержать НДФЛ (с учетом особенностей, действующих в отношении однодневных командировок). Исключение – расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные, полевое довольствие) отдельных категорий работников, которые направляются в служебные поездки (норматив, предусмотренный законодательством, в данном случае не применяется, и данные суммы не облагаются НДФЛ в размере, установленном организацией).
ВЗНОСЫ
Начислять не нужно в пределах, установленных в зависимости от вида страхования (с учетом особенностей, действующих в отношении однодневных командировок).
При направлении работника в служебную командировку ему необходимо компенсировать (возместить) ряд расходов, в том числе суточные ( ст. 168 Трудового кодекса РФ , п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Суточные выплачиваются в размере , который работодатель определяет самостоятельно в коллективном договоре, ином локальном нормативном документе (например, в Положении о служебных командировках ) ( ст. 168 Трудового кодекса РФ ). Основанием их выплаты являются документы, оформляемые при направлении работника в командировку (т.е. в отношении суточных не требуется подтверждения их расходования).
Суточные при оплате расходов на командировки работников как по России, так и за ее пределами не облагаются взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное (ВНиМ) страхование в сумме, не превышающей нормы, которая установлена для НДФЛ, а именно ( п. 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ ):
– 700 руб. – за каждый день нахождения в командировке на территории России;
– 2500 руб. – за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Лимит применяется к сумме суточных, порядок выплаты которых при поездках за границу имеет особенности (в части оплаты суточных за дни пересечения границы при выезде и въезде) .
Соответственно, сумма суточных, превышающая вышеуказанный размер, на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ облагается страховыми взносами. Сверхнормативные суточные включаются в базу для начисления страховых взносов того календарного месяца, в котором они начислены, то есть по окончании месяца , в котором утвержден авансовый отчет (по аналогии с порядком удержания НДФЛ) ( п. 1 ст. 421 , п. 1 ст. 431 , п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ). Такое же мнение высказано и УФНС России по г. Москве в письме № 20-15/037418 от 21 марта 2017 г.
При этом положения Налогового кодекса РФ, регулирующие порядок начисления страховых взносов, не устанавливают порядка пересчета в рубли суммы суточных, которые были выданы в иностранной валюте.
Мнение Минфина России в письмах № 03-15-06/32796 от 29 мая 2017 г. , № 03-15-06/15230 от 16 марта 2017 г. : поскольку для страхователей датой осуществления выплат и иных вознаграждений признается день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника ( п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ ), то в целях обложения страховыми взносами суточные в иностранной валюте должны быть пересчитаны в рубли на дату начисления указанной суммы суточных. Поскольку до возвращения работника из командировки и утверждения руководителем авансового отчета выданный работнику денежный аванс квалифицировать как командировочные расходы, включающие суточные, невозможно, то датой начисления суточных следует считать дату утверждения авансового отчета работника.
Пример
Работнику, направленному в командировку в г. Пекин на срок с 20 декабря 2016 года по 24 января 2017 года, в декабре были выданы суточные в валюте за все дни командировки. По возвращении из командировки 25 января 2017 года работник представил авансовый отчет . В этот же день авансовый отчет был утвержден директором.
Соответственно, 25 января 2017 года бухгалтер пересчитал в рубли по курсу ЦБ РФ на эту же дату сумму сверхнормативных суточных для целей начисления с них страховых взносов. 31 января 2017 года с определенной суммы сверхнормативных суточных начислены страховые взносы ( независимо от того, когда они были выданы ).
Данное ограничение не распространяется на взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В целях расчета страховых взносов по данному виду страхования перечень необлагаемых выплат, поименованный в ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. , включает суточные, выданные работнику, в полном размере (который работодатель определяет самостоятельно в коллективном договоре, ином локальном нормативном документе) ( п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Вывод: сумма суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в командировку, не подлежащая обложению страховыми взносами, определяется в зависимости от вида страхования:
– в части обязательного пенсионного, медицинского и социального (ВНиМ) страхования – в размере 700 руб. за день командировки по России и 2500 руб. за день в загранкомандировке;
– в части обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом.
При этом лимит для целей начисления взносов нужно определять на дату утверждения авансового отчета.
Вместе с тем нужно учитывать особенности начисления взносов на сумму суточных (денежных средств, выплачиваемых взамен суточных) при направлении работника в однодневную командировку.
Если работник командирован в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, суточные ему не положены ( абз. 4 п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
При этом работодатель вправе в своих внутренних документах предусмотреть условие о выплате денежных средств взамен суточных в определенной сумме даже за те дни командировки, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к своему постоянному месту жительства.
В этом случае подобные расходы работодателя не являются суточными в понимании ст. 168 Трудового кодекса РФ , п. 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. , в связи с чем подлежат включению в базу для начисления страховых взносов как выплаты в рамках трудовых отношений ( п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
В то же время если организация (индивидуальный предприниматель) компенсирует работнику, направленному в однодневную командировку, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, связанные с ней (в т. ч. за счет указанных сумм выплат), то объект обложения страховыми взносами не возникает ( пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
При этом порядок возмещения расходов, включая перечень документов, подтверждающих их целевой характер, определяется коллективным договором (локальным нормативным актом). В частности, такими документами могут являться чеки, квитанции, счета, не содержащие информацию о получателе услуги (работы). Если подтверждающие документы отсутствуют, теряется компенсационный характер расходов и выплаченные суммы облагаются страховыми взносами в общем порядке .
Вывод: при направлении работника в однодневную командировку на сумму суточных (денежных средств, выплачиваемых взамен суточных) нужно начислять страховые взносы. Исключение – суммы выплат, по которым представлены документы, подтверждающие их фактическое расходование в командировке (такие выплаты можно признать возмещением иных расходов работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и не облагать взносами).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-15-06/63950 от 2 октября 2017 г. , Минтруда России № 17-3/В-156 от 1 апреля 2015 г. , № 14-2-242 от 28 ноября 2013 г. , № 17-4/10/2-6751 от 6 ноября 2013 г.
Начислять и уплачивать страховые взносы нужно в общеустановленные сроки.
При этом судебная практика в отношении обложения страховыми взносами суточных (как компенсаций, не требующих фактического подтверждения расходования средств) при однодневных командировках часто складывается в пользу страхователей. Несмотря на то, что указанные судебные решения приняты по спорам, относящимся к периоду действия Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г., регулировавшего на тот момент начисление и уплату страховых взносов, их выводы применимы и сейчас (после возврата администрирования страховых взносов ФНС России).
Все вышеуказанные письма ведомств, которые до 1 января 2017 года администрировали расчет и уплату страховых взносов, могут применяться и после этой даты в части, не противоречащей положениям Налогового кодекса РФ, до выхода официальных разъяснений ФНС России (Минфина России) с противоположной позицией или уточнением о применении прежних разъяснений ( письмо Минфина России № 03-04-12/67082 от 16 ноября 2016 г. ).
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуально на дату: 20.11.2017
