Вопрос:
Организация заключила гражданско-правовые договора с физическими лицами на оказание услуг по перегону грузовых автомобилей КАМАЗ с прицепами от склада поставщика (расположен в другом регионе) до склада покупателя. За эти услуги выплатила вознаграждение и удержала НДФЛ. Расходы на проезд и проживание организация взяла на себя. Вопрос: нужно ли эти расходы облагать НДФЛ, если "да", то почему? Также возникают расходы по заправке машин ГСМ, как их правильно учитывать для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, НДФЛ, страховые взносы?
Ответ:
Относительно НДФЛ в части возмещения водителям расходов на проезд и проживание, а также возмещения расходов на ГСМ
НДФЛ с суммы возмещения (компенсации) расходов нужно удерживать только в случае, если такие расходы компенсируются (оплачиваются) в интересах исполнителя.
Отношения работодателя и гражданина, с которым заключен гражданско-правовой договор, не регулируются трудовым законодательством ( ч . 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ ). Поэтому при направлении его в служебную поездку на него не распространяются гарантии и компенсации, предусмотренные ст. 168 Трудового кодекса РФ .
Однако работодатель вправе предусмотреть в гражданско-правовом договоре условия возмещения расходов, связанных с исполнением договора.
Порядок несения расходов в рамках гражданско-правовых договоров может определяться непосредственно законодательством, а также самим договором. При этом к гражданско-правовым договорам для целей налогообложения НДФЛ относятся все договоры, которые регулируются гражданским законодательством ( письмо Минфина России № 03-04-05/0-545 от 5 августа 2011 г.).
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы гражданина, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме ( п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ). К доходам гражданина в натуральной форме относится оплата (полностью или частично) за него организацией товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).
Соответственно, если организация компенсирует (оплачивает) гражданину расходы, связанные с исполнением гражданско-правового договора (которые он несет в силу договора или требований законодательства), в его интересах, то у последнего возникает экономическая выгода (налогооблагаемый доход) (вне зависимости от того, выделена сумма компенсации (оплаты) отдельно от вознаграждения или нет). Расходами, компенсируемыми (оплачиваемыми) в интересах исполнителя, можно считать расходы, от несения которых напрямую зависит получение им вознаграждения. Например, это большая часть расходов, которые организация компенсирует (оплачивает) исполнителю по договору возмездного оказания услуг (в частности, расходы на проживание, проезд и питание).
Подтверждение: письма Минфина России№ 03-04-06/46273 от 30 октября 2013 г., № 03-03-06/1/28379 от 19 июля 2013 г. (в части налогообложения оплаты питания и проживания приглашенных исполнителей), № 03-04-06/3-178 от 5 августа 2011 г. (в части налогообложения оплаты расходов исполнителя в его интересах по договору возмездного оказания услуг).
В прочих случаях, когда организация компенсирует (оплачивает) расходы, произведенные гражданином в рамках гражданско-правового договора в ее интересах, налогооблагаемого дохода не возникает ( письмо ФНС России № ОА-4-13/14633 от 3 сентября 2012 г.). Например, при компенсации расходов на текущий ремонт, который произвел гражданин-арендодатель (при условии, что такая обязанность лежит на организации-арендаторе) , или коммунальных расходов, величина которых зависит от фактического потребления (например, расходов на электроэнергию), при аренде помещения у гражданина .
Вывод: с суммы компенсации (оплаты) расходов исполнителя по гражданско-правовому договору (помимо вознаграждения) удерживать НДФЛ нужно, если такие расходы компенсируются в его интересах. Это относится, в том числе, к расходам на проезд и проживание исполнителей по гражданско-правовым договорам.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-05/1733 от 23 января 2015 г., № 03-04-07/15155 от 29 апреля 2013 г.
При этом при компенсации расходов исполнителя в рамках договора на выполнение работ (оказание услуг) организация вправе предоставить ему профессиональный налоговый вычет. Профессиональный вычет не предоставляется:
– при оплате расходов напрямую организацией;
– при компенсации расходов исполнителя по прочим договорам (например, договорам аренды), которые не относятся к договорам на выполнение работ, оказание услуг в целях налогообложения НДФЛ.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-07/15155 от 29 апреля 2013 г.,№ 03-04-05/8-121 от 5 марта 2011 г., ФНС России № ЕД-3-3/3378 от 13 октября 2011 г.
Оптимальный вариант:
Несмотря на то, что определить, происходит компенсация расходов исполнителя в его интересах или нет, по договорам подряда (возмездного оказания услуг) часто бывает затруднительно, необходимо учитывать, что в любом случае при наличии подтверждающих документов налоговые последствия данной сделки для исполнителя будут одинаковыми.
Если компенсация расходов по договору будет определена как происходящая в интересах исполнителя, то сформированный доход работника в виде выплаченной ему компенсации можно уменьшить на сумму документально подтвержденных им расходов, непосредственно связанных с исполнением договора.
Если компенсация расходов по договору будет определена как происходящая в интересах самой организации, то налогооблагаемого дохода у исполнителя просто не возникнет.
Подтверждение: п. 1, 3 ст. 210 Налогового кодекса РФ.
Дополнительно отметим, что если исполнителем по гражданско-правовому договору является индивидуальный предприниматель и он выполняет работы (оказывает услуги) в рамках своей предпринимательской деятельности, то удерживать НДФЛ с выплат по такому договору (в т. ч. с оплаты (компенсации) расходов) не нужно. Это объясняется тем, что в такой ситуации гражданин уплачивает налог самостоятельно ( аналогично уплате НДФЛ с суммы вознаграждения по гражданско-правовому договору) (п. 1-2 ст. 227 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/30660 от 26 июня 2014 г.).
При этом отдельных разъяснений ведомств по вопросу начисления НДФЛ на стоимость ГСМ нет. Вместе с тем в данной ситуации можно говорить о том, что возмещение расходов на ГСМ граждан произведено в интересах заказчика услуг. При этом в договоре целесообразно указать, что расходы на ГСМ несет заказчик услуг. Еще одним доводом в пользу организации будет то обстоятельство, что перегоняемые автомобили не принадлежат исполнителям (принадлежат организации), соответственно, обеспечить перегон топливом – это обязанность организации, и, соответственно, в ее интересах.
Обоснование данного вывода содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "компенсация расходов гпд ндфл":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-3596
Относительно страховых взносов в части возмещения водителям расходов на ГСМ
Начислять страховые взносы не нужно, если компенсируемые расходы не включены в сумму вознаграждения по гражданско-правовому договору и подтверждены документально.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты (вознаграждения), начисленные, в частности, в рамках гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг), – в части взносов на обязательное пенсионное (медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (при наличии в договоре условия о данном виде страхования). Взносы на обязательное социальное страхование на сумму вознаграждения по гражданско-правовому договору не начисляются.
Подтверждение: ч. 1 ст. 7, п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г., п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.
При этом не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с расходами граждан в связи с выполнением работ (оказанием услуг) по гражданско-правовым договорам (пп. "ж" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г.,абз. 8 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).
Отношения работодателя и гражданина, с которым заключен гражданско-правовой договор, не регулируются трудовым законодательством (ч . 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ). Поэтому при направлении в служебную поездку на такого исполнителя не распространяются гарантии и компенсации, предусмотренныест. 168 Трудового кодекса РФ. Вместе с тем работодатель вправе предусмотреть в гражданско-правовом договоре условия возмещения расходов, связанных со служебными поездками ( п. 4 ст. 421 Гражданского кодекса РФ). В частности, при заключении гражданско-правового договора стороны могут предусмотреть возмещение стоимости найма жилья, проезда исполнителя.
Обложение страховыми взносами суммы возмещаемых расходов, понесенных гражданином в ходе выполнения работ по договору подряда, зависит от условий выплаты таких компенсаций.
Компенсация включена в общую сумму вознаграждения по договору
В этом случае со всей суммы вознаграждения нужно начислить:
– взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование;
– взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (если гражданско-правовым договором предусмотрено условие о данном виде страхования).
При этом начислять и уплачивать страховые взносы нужно в общеустановленные сроки.
Необходимо учитывать особенности начисления (уплаты) страховых взносов с вознаграждения индивидуальному предпринимателю .
Подтверждение: ч. 1 ст. 7, п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г., п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.
Компенсация расходов выплачивается отдельно
В этом случае сумма расходов возмещается исполнителю на основании документов, подтверждающих понесенные гражданином-подрядчиком издержки в ходе выполнения подрядных работ.
Так как компенсация издержек подрядчика предусмотрена положениями Гражданского кодекса РФ ( п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ), то, следовательно, признается законодательно установленной и на этом основании не облагается страховыми взносами. Обязательным условием выплаты данной компенсации является документальное подтверждение соответствующих расходов.
Подтверждение: пп . "ж" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , абз. 8 пп . 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. , письма Минтруда России № 17-3/В-80 от 26 февраля 2014 г. (в части обложения взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование) – его выводы верны и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если договором предусмотрено условие о данном виде страхования),Минздравсоцразвития России № 2538-19 от 6 августа 2010 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "компенсация расходов гпд взносы":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-7161
Относительно налога на прибыль в части возмещения водителям расходов на ГСМ
Ответ подготовлен, исходя из допущения, что согласно условиям договора расходы на ГСМ для автотранспорта несёт заказчик. При этом ГСМ приобретается непосредственно исполнителем, а затем расходы на их приобретение подлежат возмещению заказчиком.
Уплачиваемое исполнителю возмещение понесённых затрат на ГСМ заказчик может учесть при расчете налога на прибыль в состав материальных расходов или прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией .
Но в любом случае такие расходы в целях расчета налога на прибыль должны быть документально подтверждены в части:
– приобретения и потребления топлива при эксплуатации конкретного транспортного средства;
– производственного (служебного) характера использования транспортного средства.
Подтверждение: п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.
Нормирование расходов на ГСМ
Налоговым кодексом РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль. В то же время все расходы организации должны бытьэкономически оправданны ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Мнение Минфина России и ФНС России: обоснованность расходов на приобретение топлива для целей учета при налогообложении прибыли связана с их нормированием. Организация вправе, но не обязана при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива учитывать нормы:
– приведенные в Методических рекомендациях, утв. Распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14 марта 2008 г., или разработанные по индивидуальной заявке специализированными научными организациями (в отношении транспортных средств, нормы расхода топлива для которых не установлены) (письма Минфина России№ 03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 г.,№ 03-03-06/2/12 от 30 января 2013 г.,№ 03-03-06/4/67 от 10 июня 2011 г., ФНС России № СК-6-5/281 от 15 апреля 2008 г.);
– указанные производителем транспортного средства в технической документации к нему или в иной информации производителя (письма Минфина России№ 03-03-06/4/67 от 10 июня 2011 г., № 03-03-06/4/61 от 22 июня 2010 г.).
Для отдельных отраслей могут быть утверждены нормы расхода ГСМ, касающиеся специализированных (по типу отраслей) транспортных средств. Например, Приказом Рослесхоза № 180 от 13 сентября 1999 г. утверждены нормы расхода ГСМ для техники (в т. ч. тракторов, машин-орудий), которая используется в механизированных работах в лесном хозяйстве.
Беспроблемный вариант
Чтобы избежать спора с контролирующими ведомствами, организации целесообразно при учете расходов на ГСМ утвердить собственные обоснованные нормы их расхода или использовать законодательно утвержденные нормативы (из перечисленных выше документов).
Применение нормативов списания расходов на ГСМ для целей их учета не означает, что все сверхнормативные затраты учитывать нельзя. Исходя из буквального толкования законодательства (и отсутствия прямого установления норм в нем) при условии экономического обоснования списать на расходы можно и сверхнормативное потребление ГСМ. Обоснованное сверхнормативное потребление может быть вызвано, в частности:
– особыми условиями эксплуатации транспортного средства (например, при длительном движении с низкой скоростью по загруженным дорогам), что могут подтвердить путевые листы, объяснительные записки работников организации, доступная информация сторонних лиц;
– его техническим состоянием, что могут подтвердить акты обследования (замеров потребления), документы обслуживающей организации (дилера);
– качеством приобретенных ГСМ, что также могут подтвердить акты обследования (замеров потребления), документы обслуживающей организации (дилера), акты экспертизы ГСМ.
Момент признания расходов
Момент признания расходов на ГСМ зависит от применяемого организацией метода учета доходов и расходов и способа их оплаты (за наличный расчет, по топливным картам, по талонам).
Метод начисления
При методе начисления расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (независимо от их фактической оплаты) ( ст. 272 Налогового кодекса РФ).
Соответственно, расходы на ГСМ (в части топлива) нельзя учитывать в полном объеме ни в момент оплаты топлива, ни в момент его заливки в топливный бак транспортного средства. Это связано с тем, что, например, чек терминала АЗС (акт приема-передачи проданных ГСМ, реестр операций по картам, отрывной купон топливного талона и т.п.) только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде ГСМ. Однако он не подтверждает факт их использования определенным транспортным средством в деятельности организации.
Первичным документом, который подтверждает оправданность затрат на ГСМ и их использование в деятельности, является путевой лист. Именно в нем содержатся все необходимые данные, подтверждающие количество израсходованных ГСМ (в соответствии с пройденным путем) для целей деятельности организации. Вместо путевого листа организация может подтвердить расходы на топливо другим документом, позволяющим достоверно определить пройденный автотранспортом путь.
Вывод: при использовании метода начисления расходы на ГСМ нужно признавать в момент принятия к учету путевого листа (другого документа, позволяющего достоверно определить пройденный автотранспортом путь) при наличии документа, подтверждающего приобретение ГСМ и сумму расхода.
Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г.,№ 03-03-06/2/161 от 25 августа 2009 г., УФНС России по г. Москве № 16-15/068679 от 30 июня 2010 г.
Вместе с тем затраты на ГСМ могут относиться к прямым расходам (например, при оказании автотранспортных услуг), и в этом случае они признаются в особом порядке (ст.318, 320 Налогового кодекса РФ).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19414
Отметим, что помимо договора и документов, подтверждающих факт оказания услуг по договору для подтверждения заказчиком своих расходов на ГСМ необходимо, чтобы водители (исполнители по договору) оформляли путевые листы. Водители (исполнители по договору) должны передавать заверенные копии путевых листов заказчику в качестве подтверждения израсходованных ГСМ на исполнение договора (в качестве подтверждения расстояния, на которое осуществлялся перегон). Обязанность водителей (исполнителей по договору) исполнителей отчитываться о потраченных ГСМ, предоставляя заказчику надлежащим образом заверенные копии путевых листов, следует прописать в договоре.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо её конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуален на 22.09.2015