Должностная инструкция делопроизводителя

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета" ___________________ А.И. Петров

02.11.2011

Должностная инструкция делопроизводителя

02.11.2011              № 19-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Делопроизводителя ООО "Бета".

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета" по представлению Офис-менеджера.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно Офис-менеджеру.

1.4. На должность Делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и стаж работы не менее одного года.

1.5. Делопроизводитель должен знать:
– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в ООО "Бета";

– основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

– структуру ООО "Бета" и ее подразделений;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

– основы организации труда;

– правила эксплуатации офисной техники;

– основы трудового законодательства.

1.6. В своей деятельности Делопроизводитель руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО "Бета", в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета" и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Делопроизводителя его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО "Бета".

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.2. В соответствии с резолюцией генерального директора передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, контролирует их исполнение, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции.

2.6. Организует систематизацию и текущее (оперативное) хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдает документы (дела) во временное пользование, контролирует их своевременное возвращение в места хранения, обеспечивает сохранность документов (дел) в процессе хранения.

2.7. Ведет работу по созданию и последующему совершенствованию справочно-поисковой системы по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.8. Готовит и сдает в архив ООО "Бета" документы (дела), законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.9. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.10. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3. ПРАВА

Делопроизводитель имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Делопроизводителя.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета".
3.6. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета"), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета".

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Делопроизводителя в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО "Бета".

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

02.11.2011 ________________ М.Е. Иванова

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

02.11.2011