Общество с ограниченной ответственностью "Бета" ООО "Бета"
Должностная инструкция личного помощника руководителя
№ 18-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Д олжностная инструкция определяет должностные обяза нности, права и ответственность Личного помощника руководителя ООО "Бета" .
1.2. Личный помощник руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета" по представлению Офис-менеджера .
1.3. Личный помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору .
1.4. На должность Личного помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет .
1.5. Личный помощник руководителя должен знать: – постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО "Бета" и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав ООО "Бета" и его структурных подразделений; – организацию делопроизводства; – методы оформления и обработки документов; – порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; – архивное дело; – машинопись; – правила пользования приемно-переговорными уст ройствами и другой оргтехникой; – стандарты унифицированной системы организационно -распорядительной документации; – правила написания деловых писем с использованием типовых фо рм; – основы этики и эстетики; – правила делового общения; – основы организации труда и управления; – основы трудового законодательства .
1.6. В своей деятельности Личный помощник руководителя руководствуется: – методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства; – локальными нормативными актами ООО "Бета" , в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка; – приказами (распоряжениями) генерального директора ; – настоящей Д олжностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Личного помощника руководителя его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора .
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Личный помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Организационно и информационно обеспечивает деятельность генерального директора . 2.2. Контролирует прием и своевременную передачу в структурные подразделения или конкретным исполнителям корреспонденции, поступающ ей на рассмотрение генерального директора . 2. 3 . Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора . 2. 4 . Контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись.
2.5. Организует ведение контрольно-регистрационной картотеки по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям генерального директора . 2.6. Контролирует правильность ведения оперативного учета прохождения документов. 2.7. Анализирует причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций генерального директора . 2.8. Информирует генерального директора о состоянии исполнения документов. 2.9. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций в ООО "Бета" , а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота ООО "Бета" . 2. 10 . Организует проведение переговоров и встреч генерального директора . 2. 11 . Организует проведение телефонных переговоров генерального директора , записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает и своевременно доводит до сведения генерального директора информацию, полученную по любым каналам связи. 2. 12 . Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). 2. 13 . Выполняет работу по организации командировок генерального директора ООО "Бета" ( заказ и резервирование билетов, мест в гостиницах, подготовка документов для получения виз и т.д.). 2.1 4 . Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3. ПРАВА
Личный помощник руководителя имеет право: 3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав. 3.2. Повышать свою квалификацию. 3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей. 3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора , касающимися деятельности Личного помощника руководителя . 3. 5 . Представлять на рассмотрение генерального директора предложения п о вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета" . 3. 6 . Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Личный помощник руководителя несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Д олжностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством. 4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета" ), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Личного помощника руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета" .
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Личного помощника руководителя в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО "Бета" .
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 23.08.2011.
Должностную инструкцию состави л :
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлен а :
________________ М.Е. Иванова
Юрист _________________________ Н.А. Павлов