Должностная инструкция заведующего канцелярией

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

Должностная инструкция заведующего канцелярией

02.11.2011              № 396-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Заведующего канцелярией ООО "Бета".

1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета".

1.3. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно генеральному директору ООО "Бета".

1.4. На должность Заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Заведующий канцелярией должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты в сфере делопроизводства;
− структуру ООО "Бета";
− организацию делопроизводства;
− схемы документооборота;
− порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
− сроки и порядок передачи дел в архив;
− системы организации контроля за исполнением документов;
− оргтехнику и иные технические средства труда;
− основы экономики, организации производства, труда и управления;;
− основы трудового законодательства;
− правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности;
− приемы оказания первой доврачебной помощи при несчастных случаях.

1.6. В своей деятельности Заведующий канцелярией руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО "Бета", в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета";
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Заведующего канцелярией его обязанности возлагаются на работника, назначаемого приказом генерального директора ООО "Бета".

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий канцелярией выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организует работу канцелярии.
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Контролирует сроки исполнения документов и их правильное оформление.
2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений, по формированию дел и их сдаче на архивное хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку отчетов о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает формирование и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих и убывающих в служебные командировки.
2.10. Руководит работниками канцелярии.

3. ПРАВА

Заведующий канцелярией имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО "Бета", касающимися деятельности канцелярии.
3.3. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО "Бета" предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета".
3.4. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий канцелярией несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета"), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Заведующего канцелярией определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета".
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Заведующего канцелярией в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО "Бета".

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

02.11.2011 ________________ Д.В. Ефремов

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

02.11.2011