Инструкция о порядке обезличивания персональных данных уволенных работников

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

01.09.2025

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обезличивания персональных данных уволенных работников

01.09.2025 № 7-П

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок обезличивания персональных данных работников, трудовой договор с которыми прекращен.

1.2. Цель документа – обеспечить соблюдение требований п. 7 ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. "О персональных данных” и предотвратить неправомерное хранение персональных данных.

1.3. Обезличивание применяется в тех случаях, когда данные не подлежат архивному хранению, но их полное уничтожение может нарушить работу внутренних систем.

2. КАТЕГОРИИ ДАННЫХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ОБЕЗЛИЧИВАНИЮ

Обезличиванию подлежат следующие данные, если они сохраняются в информационных системах после увольнения работника и не входят в состав документов, подлежащих архивному хранению:
– имя, фамилия, отчество;
– адрес электронной почты;
– служебные номера телефонов;
– идентификаторы корпоративных аккаунтов;
– фото и иные изображения;
– ссылки на профили в мессенджерах и соцсетях;
– сведения о должности, подразделении, уровне доступа (если они сохраняются в сторонних системах вне кадрового контура – например, в CRM, HelpDesk, таск-трекерах и др.).

3. СРОКИ И ПОРЯДОК ОБЕЗЛИЧИВАНИЯ

3.1. Обезличивание должно быть выполнено в срок не позднее 30 календарных дней с момента прекращения трудового договора, если иное не установлено законом.

3.2. Обезличивание проводится после подтверждения отсутствия оснований для дальнейшего хранения данных.

3.3. Системы, в которых сохраняются данные, подлежат учету и контролю в рамках перечня, утвержденного комиссией.

4. ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЛИЦА

4.1. Ответственным за организацию обезличивания является начальник отдела кадров.

4.2. За выполнение технических процедур отвечают:
– ИТ-отдел – за очистку, настройку или доработку систем хранения и доступа;
– специалист по информационной безопасности – за контроль недоступности исходных данных;
– DPO (при наличии), специалист по защите персональных данных – за правовую оценку и ведение реестра обезличенных действий.

5. МЕТОДЫ ОБЕЗЛИЧИВАНИЯ

В зависимости от возможностей системы применяются следующие методы:
– замена Ф. И. О. на уникальный идентификатор (введение идентификаторов);
– удаление или искажение полей (изменение состава данных);
– техническое разделение связанных данных (декомпозиция);
– обобщение до групповых признаков (агрегирование);
– автоматическое перемешивание записей при экспорте в аналитику.

6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

6.1. Факт обезличивания фиксируется в журнале учета операций обезличивания, где указываются:
– дата обезличивания;
– система, в которой выполнены действия;
– Ф. И. О. ответственного;
– примененный метод;
– обоснование необходимости (например, сохранение логики задач или проектов).

6.2. Журнал ведется в электронном виде и хранится у специалиста по защите персональных данных.

6.3. В случае запроса Роскомнадзора или иной уполномоченной инстанции журнал предоставляется по письменному требованию.

Инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

01.09.2025