Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
Мотивированное мнение выборного органа № 1) учтено
ПОЛОЖЕНИЕ О КАДРОВОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТО О БОРОТЕ
№ 25-Р
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1 .1. Настоящее Положение о кадровом электронном документообороте в ООО "Бета" принято и введено в действие в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
1.2. Положение является локальным нормативным актом и регламентирует порядок ведения кадрового электронного документооборота в ООО "Бета" (далее – "Организация", " Работодатель").
1.3. Кадровый электронный документооборот в Организации представляет собой создание, подписание, использование и хранение Работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе.
1.4. При организации кадрового электронного документооборота применяются следующие принципы: – обеспечение технической возможности использования кадрового электронного документооборота; – правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками кадрового электронного документооборота; – обеспечение целостности передаваемой информации; – минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками кадрового электронного документооборота; – обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.
1.5. Функции по организационному и методическому обеспечению кадрового электронного документооборота в Организации возлагаются на кадровую службу.
2. ПОРЯДОК КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЭЛЕКТРОННЫМИ ПОДПИСЯМИ
2.1. Работодатель ведет кадровый электронный документооборот в отношении электронных документов и категорий работников, перечни которых приведены в приложениях № 1 и № 2 к Приказу генерального директора Организации от %ТекущаяДата% № 10 "О введении кадрового электронного документооборота" .
При этом электронный документооборот распространяется не на все кадровые документы. К числу исключений относятся: – трудовые книжки; – сведения о трудовой деятельности работников, которые формируются в электронном виде; – акт о несчастном случае на производстве по установленной форме; – приказ (распоряжение) об увольнении работника; – документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. которые лично подписываются работником).
Кроме того, нельзя переводить в электронный формат книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Они относятся к документам, для которых предусмотрено оформление только на бумажном носителе и ознакомление с ними работников под подпись. Такие книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью (при наличии).
2.2. Для ведения кадрового электронного документооборота в Организации используется информационная система Работодателя. Доступ к указанной информационной системе предоставляется работникам, которые дали согласие на взаимодействие с Работодателем посредством кадрового электронного документооборота. Доступ к информационной системе Работодателя осуществляется работником по логину и паролю, который он получает при регистрации в системе.
2.3. Работники вправе дать согласие на взаимодействие с Работодателем посредством кадрового электронного документооборота. Отсутствие согласия работника признается отказом работника от такого взаимодействия. За работниками сохраняется право дать такое согласие в последующем. Согласие работников на взаимодействие с Работодателем посредством кадрового электронного документооборота должно быть выражено в письменном виде на бумажном носителе. Если работник отказался от взаимодействия с Работодателем посредством кадрового электронного документооборота или не выразил согласие на взаимодействие, то в отношении таких работников Работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде.
2.4. Работодатель уведомляет о применении кадрового электронного документооборота лиц, которые принимаются на работу (соискателей). Согласие соискателей на взаимодействие с Работодателем посредством кадрового электронного документооборота должно быть выражено в письменном виде на бумажном носителе. В отношении соискателей, которые выразили свое письменное согласие на взаимодействие с Работодателем посредством кадрового электронного документооборота, кадровые документы оформляются в электронном виде. В случае отказа соискателя от взаимодействия Работодатель не применяет в отношении него кадровый электронный документооборот. Кадровые документы соискателей, не согласившихся на взаимодействие с Работодателем посредством кадрового электронного документооборота, ведутся в бумажном виде.
2.5. Обмен электронными сообщениями и электронными кадровыми документами с работниками при ведении кадрового электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники кадровой службы. На сотрудников кадровой службы возлагаются обязанности по контролю за соблюдением сроков подписания работниками электронных кадровых документов и сроков ознакомления работниками с электронными документами.
2.6. Оформленные в электронном виде кадровые документы, указанные в приложении № 1 к Приказу генерального директора Организации от %ТекущаяДата% № 10 "О введении кадрового электронного документооборота" , подписываются в информационной системе Работодателя: – усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) – со стороны Работодателя; – усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) либо усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) – со стороны работника.
2.7. В случае отсутствия у работника электронной подписи, необходимой для ведения кадрового электронного документооборота, Работодатель оформляет работнику усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) либо усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). УНЭП или УКЭП оформляется работнику за счет Работодателя на весь период работы.
2.8. Электронные кадровые документы от имени Работодателя в информационной системе Работодателя пописывают уполномоченные работники. Перечень работников, которые имеют право подписывать электронные кадровые документы от имени Работодателя усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), утверждается приказом генерального директора Организации.
3. СРОКИ ПОДПИСАНИЯ РАБОТНИКАМИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОЗНАКОМЛЕНИЯ С НИМИ
3.1. Электронный документ, который направлен работнику для подписания в рамках кадрового электронного документооборота, подписывается работником в течение трех рабочих дней со дня его получения. В случае временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или служебной командировке электронный документ пописывается в течение трех рабочих дней после выхода работника на работу.
3.2. Работник, получивший в рамках кадрового электронного документооборота электронный документ для ознакомления, обязан ознакомиться с ним в течение трех рабочих дней со дня его получения. В случае временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или служебной командировке, ознакомление с электронным документом осуществляется в течение трех рабочих дней после выхода работника на работу.
4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНСТРУКТАЖА РАБОТНИКОВ ПО ВОПРОСАМ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С РАБОТОДАТЕЛЕМ ПОСРЕДСТВОМ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Инструктаж работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством кадрового электронного документооборота проводится специалистом кадровой службы в соответствии с обязанностями, возложенными на него трудовым договором (должностной инструкцией).
4.2. При проведении инструктажа специалист кадровой службы разъясняет работникам Организации следующие вопросы: – порядок взаимодействия работников и работодателя при ведении кадрового электронного документооборота; – порядок получения доступа работников к информационной системе работодателя, используемой для ведения кадрового электронного документооборота; – п равила работы в информационной системе работодателя, используемой для ведения кадрового электронного документооборота; – сроки подписания электронных документов и ознакомления с ними; – другие вопросы, связанные с взаимодействием работников и работодателя при ведении кадрового электронного документооборота.
4.3. Специалист кадровой службы проводит инструктаж работников перед началом работы с информационной системой Работодателя, с использованием которой осуществляется кадровый электронный документооборот. Дату и время проведения инструктажа специалист кадровой службы предварительно согласовывает с работником по электронной почте. После проведения инструктажа при необходимости получения дополнительных разъяснений по вопросам взаимодействия с работодателем, работник обращается со своим вопросом к сотруднику кадровой службы по электронной почте.
5. ИСКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
5.1. Исключительные случаи, при которых допускается оформление кадровых документов на бумажном носителе, являются случаи, когда работодатель и работники не могут использовать информационную систему Работодателя для ведения кадрового электронного документооборота.
К числу исключительных случаев относятся: – сбои в работе информационной системы, применяемой Работодателем для ведения кадрового электронного документооборота; – полная или частичная приостановка работы информационной системы и т.п.
5.2. В исключительных случаях, указанных в пункте 5.1 Положения, кадровые документы, в отношении которых предусмотрено ведение кадрового электронного документооборота, оформляются на бумажном носителе. В данной ситуации издается приказ (распоряжение) генерального директора Организации, в котором указываются конкретные исключительные обстоятельства, в связи с возникновением которых кадровые документы временно оформляются на бумажном носителе.
6. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ ПРИ ВЕДЕНИИ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
6.1. Информационная безопасность при ведении кадрового электронного документооборота обеспечивается посредством проведения комплекса технических и организационных мероприятий.
6.2. К техническим мероприятиям, которые проводятся в Организации, относятся: – использование современных средств защиты информации; – обеспечение целостности обрабатываемых данных; – обеспечение антивирусной защиты информации.
6.3. К организационным мероприятиям, которые проводятся в Организации, относятся: – контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации; – установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, используемых при ведении кадрового электронного документооборота; – установление порядка обновления антивирусных баз; – установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств, используемых при ведении кадрового электронного документооборота.
6.4. Техническую поддержку и информационную безопасность при ведении кадрового электронного документооборота в Организации обеспечивает системный администратор.
7. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА ПРОТИВОПОЖАРНЫХ ИНСТРУКТАЖЕЙ В КЭДО
7.1. Журнал учета противопожарных инструктажей оформляется по рекомендуемой форме, утв. Приказом МЧС России № 1120 от 16 декабря 2024 г.
В самом журнале указываются: – дата проведения инструктажа; – в отношении инструктируемого – его Ф.И.О. (отчество, если есть), профессия и должность; – вид инструктажа (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый или целевой).
Допускается вести один журнал для всех видов противопожарного инструктажа.
7.2. работника (служащего) и лица, проводившего инструктаж в соответствии с требованиями Федерального закона № 63-ФЗ от 06 апреля 2011 г.
8 . ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
8 .1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения приказом Генерального директора Организации или в иной срок, указанный в данном приказе.
8 .2. Работники Организации должны быть ознакомлены с настоящим Положением под подпись.
8 .3. Настоящее Положение действует до его отмены приказом Генерального директора Организации. Изменения и дополнения вносятся в настоящее Положение в порядке, установленном для его утверждения.
Положение состави л :
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
