Положение о расчетах с подотчетными лицами

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

09.01.2019

ПОЛОЖЕНИЕ

09.01.2019 № 7-П

г. Москва

Орасчетах с подотчетными лицами

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Данное Положение разработано для установления и применения в организации единого порядка по расчетам с подотчетными лицами, который позволит в полной мере контролировать движение выданных подотчет авансов, их целевое использование, а также правильно отражать в бухучете хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами.

1.2. Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок расчетов с подотчетными лицами, на основании которых разработан данный документ, являются:
–Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
–Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У "Опорядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства";
–Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н;
–Трудовой кодекс РФ.

1.3. Денежные средства, выдаваемые работникам ООО "Бета" на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.

1.4. Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.

II.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПОДОТЧЕТ

2.1. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливается Приказом организации.

2.2. Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у ООО "Бета" заключены трудовые отношения, на основании приказа директора, который издается отдельно в каждом конкретном случае.

2.3. Авансы под отчет могут быть выданы:
–наличными в кассе предприятия;
–безналичным путем на корпоративную карту или зарплатную банковскую карту сотрудника.

2.4. Выдача подотчетных сумм происходит на основании приказа директора или заявления, написанного работником и утвержденного руководителем, в которых указывается следующая информация:
–Фамилия, имя, отчество подотчетного сотрудника (сотрудников);
–назначение аванса;
–сумма с ее обоснованием (расчетом) – расчет суммы готовит бухгалтерия и передает директору для ознакомления;
–срок, на который выдается подотчетная сумма;
–порядок выдачи денег под отчет – безналичным путем либо получение в кассе.

Подотчетный сотрудник знакомится с приказом директора под подпись. В случае, когда подотчетных лиц несколько, каждый из них обязан ознакомиться с приказом директора под подпись.

2.5. После издания директором приказа о выдаче подотчетных сумм работник(-и) получаетаванс на хозяйственные расходы в течение 2 (двух) рабочих дней.

2.6.Максимальная сумма денежных средств под отчет на определенные виды расходов установлена приказом руководителя. Подотчет, превышающий установленный лимит, утверждается отдельным приказом.

2.7. Предельный срок выдачи подотчетных сумм составляет 30 (тридцать) календарных дней.

2.8. Выдача денежных средств оформляется с указанием цели, на которую сотрудник имеет право тратить деньги. На иные цели расходование подотчетных сумм не допускается.

2.9. Передача денежных средств, полученных под отчет, другим лицам не разрешается.

2.10.Если работник в случае производственной необходимости и с устного согласия руководителя произвел оплату за счет собственных средств, возмещение производится по авансовому отчету работника, утвержденному директором в течение 3 (трех) дней.

2.11.Порядок выдачи и расходование подотчетных сумм на представительские расходы производится в соответствии с Положением "Орасходовании денежных средств на представительские расходы", утвержденным приказом директора.

2.12. Порядок расчета и выдачи аванса на командировочные расходы происходит согласно Положению "О служебных командировках работников", утвержденному приказом от 09.01.2019 № 5-П.

III.ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПОДОТЧЕТ

3.1. Работник организации, получивший аванс на расходы в интересах предприятия, отчитывается о потраченных суммах в течение 3 (трех) дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, или не позднее 3 (трех) дней со дня приезда из командировки, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими факт расхода.

3.2. Форма авансового отчета утверждена приказом директораот 28.12.2018 № 101-п.

3.3. Работник производит оплату за товары и услуги от имени ООО "Бета" на основании доверенности, полученной в бухгалтерии организации.

3.4. Подотчетное лицо должно предоставить вместе с отчетом документы о произведенной оплате и о факте получения материальной ценности или услуги, то есть, кроме кассового чека и квитанции к приходному ордеру должны быть получены:
–в розничной торговле – товарный чек с полной расшифровкой покупки;
–в организациях оптовой торговли – накладная, счет-фактура или унифицированный передаточный документ;
–при получении услуги – договор, акт приема-передачи, счет-фактура.

3.5. Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные законодательством, то есть:
–наименование документа;
–дату составления документа;
–наименование организации, составлявшей документ;
–содержание хозяйственной операции;
–величину измерения в натуральных и денежных единицах;
–наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

3.6. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.

3.7. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 (трех) дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение 2 (двух) дней и утверждается директором за 2 (два) дня.

3.8. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 (трех) дней, остаток вносится работником в течение 5 (пяти)дней.

3.9. Если работник не вернул остаток подотчетных средств в срок, определенный в п. 5.1 настоящего Положения, соответствующая сумма удерживается из его зарплаты (с учетом положений ст. 137 и 138 Трудового кодекса РФ).

3.10. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 (трех) дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.

3.11. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.

3.12. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены (по решению руководства) из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.

Положение составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

Согласовано:

Главный бухгалтер _________________________ Ю.В. Серебрякова

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

09.01.2019