Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
П ОЛОЖЕНИЕ о служебных командировк ах работников ООО "Бета"
№ 12-П
I . ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудов ым кодекс ом РФ, Положени ем об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г. , и ины ми нормативны ми пра вовыми акт ами , содержащи ми нормы трудового права. Настоящее П оложение устанавливает порядок направления работников ООО "Бета" в с лужебны е командиров ки как на территории Р оссии , так и на территории и ностранных государств , а также порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебн ыми командировк ами , и является локальным нормативным актом ООО "Бета" . 1.2. Служебной командировкой является поездка работника по письменному приказу (распоряжению) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение работодателя, находящееся вне места постоянной работы работника , также признается командировкой. Под служебным поручением понимается задание командируемому работнику на выполнение определенной работы (совершение определенных действий) в рамках его трудовой функции, обусловленной трудовым договором и должностной инструкцией, которое дает работодатель. Не являются служебными командировками: – служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер; – выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны). 1.3. Функции по документальному оформлению направления работников ООО "Бета" в служебны е командировк и возлагаются на . 1.4. Функции по учету командировочных расходов работников ООО "Бета" возлагаются на . 1. 5 . Настоящее Положение распространяется на всех работников, состоящих в трудовых отношениях с ООО "Бета" .
II . СРОК СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК
2.1. Срок служебной командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в служебную командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы . При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы . 2.2. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником после возвращения из служебной командировки. Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном или служебном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Такую записку работник предоставляет после возвращения из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице срок пребывания нужно подтвердить договор ом об оказани и гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г. При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо договора об оказани и гостиничных услуг по месту командирования для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку на имя руководителя организации и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) срок а прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командиров ания ).
I II . ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК
Направление в служебную командировку
3.1. Запрещается направление в служебные командировки беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет. 3.2. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, инвалидов допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, инвалиды должны быть под подпись ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Гарантии, предусмотренные абзацем первым настоящего пункта, предоставляются также матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работникам, имеющим детей-инвалидов, и работникам, которые ухаживают за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также опекунам (попечителям) несовершеннолетних. Запрещается направление в служебные командировки, не связанные с ученичеством, работников, заключивших с ООО "Бета" ученический договор (в период действия указанного договора). 3.3. В исключительных случаях допускается направление работников в служебные командировки для выполнения служебного задания в выходные и (или) праздничные дни. 3.4. В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются на: . 3.5. Основанием для направления работника в плановую служебную командировку явля ю тся утвержденный План служебных командировок и служебная записка руководителя структурного подразделения . План служебных командировок составляется ежегодно на основании заявок руководителей структурных подразделений, согласованных с заместителем генерального директора. Согласованные заявки направляются в отдел кадров не позднее 1 ноября года, предшествующего плановому . Основанием для направления работника в оперативную служебную командировку является служебная записка руководителя структурного подразделения, согласованная с генеральным директором ООО "Бета" или иным должностным лицом, уполномоченным на направление работников в командировку . Вопрос о явке работника на работу в день выезда в служебную командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем структурного подразделения . Вопрос о явке на работу в день выезда в служебную командировку и в день приезда из командировки заместителя генерального директора, финансового директора – по договоренности с генеральным директором ООО "Бета" . Генеральный директор ООО "Бета" самостоятельно решает вопрос о своей явке на работу в день выезда в служебную командировку и в день приезда из командировки . На период временного отсутствия работника на работе в связи с направлением его в служебную командир овку его обязанности поручаются другому работнику в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
Оформление документов о направлении в служебную командировку
3.7. На основании полученной служебной записки , указанной в п. 3.5 настоящего Положения, отдел кадров оформляет приказ (распоряжени е ) о направлении работника (работников) в командировку. 3. 8 . . 3.9. Привлечение работников в служебной командировке к работе в выходные и (или) праздничные дни производится в порядке, установленном действующим законодательством РФ. 3.10. Не позднее чем за один день до выезда в служебную командировку в отделе кадров работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом ( распоряжением) о направлении в командировку. 3.11. Во всех документах о направлении работника (работников) в служебную командировку должна быть указана цель командировки, позволяющая определить характер командировки как служебный. 3.12. Приказы (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку должны надлежащим образом заполняться работниками отдела кадров . 3.13. В случае необходимости возможно изменени е сроков или отмена оформленной служебной командировки. Изменение сроков или отмена служебной командировки работника (работников) оформляется приказом (распоряжением) генерального директора ООО "Бета" или должностного лица, уполномоченного на направление работников в командировку , на основании соответствующей служебной записки . 3.14. В целях учета работников ООО "Бета" , выбывающих в служебные командировки, и работников других организаций (индивидуальных предпринимателей), прибыв ающих в ООО "Бета" , в отделе кадров .
I V . ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБН ОЙ КОМАНДИРОВК ОЙ
4.1. В случае направления работника в служебную командировку, как на территории Р оссии , так и на территории и ностранных государств , работодатель возмещает работнику: – расходы на проезд; – расходы на наем жилого помещения; – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
4 . 2 . Возмещение р асход ов на проезд
4 . 2 .1. Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах , возмеща ются командированному работнику в размере фактически оплаченных сумм, подтвержденных проездными документами . Документами, подтверждающими расходы на проезд, являются: билет ы на железнодорожный, во здушный и автомобильный транспорт общего пользования, распечатк а электронного билета , посадочны й талон, квитанци и об оплате дополнитель ных услуг и сборов перевозчика. Расходы на оплату проезда на общественном транспорте из места проживания до аэропорта, железнодорожного или автовокзала и обратно, а также от аэропорта, железнодорожного или автовокзала до гостиницы и обратно возмещаются в размере фактических расходов в соответствии с подтверждающими оплату проезда документами . Расходы на оплату проезда на такси должны подтверждаться следующими документами: – при служебных командировках по территории Р оссии – кассовым чеком, подтверждающим фактическую оплату услуг такси; – при с лужебны х командиров ках по территории и ностранных государств – квитанциями (чеками такси, такси-счетами), действующими в соответствующих государствах, с указанием маршрута поездки (пункты отправления и назначения), даты поездки и ее стоимости, а также времени оказания услуг. Указанные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. 4 . 2 .2. Расходы на приобретение проездных документов (билетов) для проезд а к месту служебной командировки и обратно возмещаются в зависимости от категории должностей работников по следующим нормам : – воздушным транспортом – по стоимости билета эконом-класса; 4.2.3. Командированному работнику возмещаются следующие р асходы на оплату : – багажа, перевозимого в целях выполнения работником служебного поручения (если его вес превышает нормы, входящие в стоимость билета); 4.2.4. Если работник ехал к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), то ему возмещаются расходы на проезд на основании документов, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путево го лист а , счет ов , квитанци й , кассовы х чек ов и др.). 4.2. 5 . В случае изменения сроков служебной командировки, отмены служебной командировки или нетрудоспособности командируемого работника расходы в связи с возвращением билета на поезд, самолет или другое тра нспортное средство либо расходы, указанные в п. 4.2.3 настоящего Положения , возмещаются командированному работнику на основании распоряжения генерального директора ООО "Бета" при наличии документа, подтверждающего такие расходы.
4.3. Возмещение р асход ов на наем жилого помещения
4 . 3.1 . Ра сходы на бронирование и наем жилого помещения (гостиницы) на территории России возмеща ются командированному работнику по следующим нормам : – генеральному директору ООО "Бета", заместителю генерального директора, финансовому директору – в размере стоимости проживания в одноместном номере люкс; 4.3.2. Расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами в случае вынужденной задержки (остановки) в пути , возмещаются работнику в размерах, установленных п. 4.3.1 настоящего Положения. Факт задержки (остановки) командированного работника в пути по не зависящим от него причинам должен быть удостоверен должностными лицами вокзалов, аэропортов пристаней. 4.3.3. Расходы на бронирование и наем жилого помещения (гостиницы) на территории иностранного государства возмещаются командированному работнику в размерах, подтвержденных соответствующими документами. Документ ами , подтверждающим и расходы на оплату бронирования и проживания в гостинице, явля ю тся кассовый чек и счет из гостиницы с указанием времени проживания командированного работника, стоимости проживания в день и за весь период, а также должна стоять отметка о произведенной оплате. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью. Документ, подт верждающий расходы на проживание в зарубежной гостинице, должен быть построчно переведен на русский язык в бюро переводов, профессиональным переводчиком или работником ООО "Бета" . В случае отсутствия у работника докум ентов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения , в связи с их утратой или порчей с учетом требований п. 7.4 настоящего Положения расходы на проживание возмеща ются в размере 700 руб. в сутки при направлении работника в служебную команд ировку на территории России и 2500 руб. в сутки при направлении работника в заграничную служебную командировку (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). В случае если работник во время служебной командировки не производил расходов на оплату проживания (например, проживал у родственников или знакомых), указанные расходы не возмещаются.
4 . 4 . Возмещение д ополнительны х расход ов , связанны х с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)
4 . 4 .1. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При этом в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке, ему выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. 4 . 4 . 2 . Выплата с уточны х при направлении работника в служебн ую командировк у на территории России производится по следующим нормам: – генеральному директору ООО "Бета", заместителю генерального директора, финансовому директору – 1000 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке; 4 . 4.3 . При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается генеральным директором ООО "Бета" или иным должностным лицом, уполномоченным на направление работников в командировку, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
4. 5. Возмещение и ны х расход ов , произведенны х работником с разрешения работодателя
4 . 5 .1. Расходы, произведенные командированным работником с разрешения работодателя, должны быть документально подтверждены и экономически обоснова н ны. 4.5.2. Расходы на оплату телефонных переговоров по служебным вопросам (междугородние переговоры с телефона гостиницы (наемного жилого помещения), с мобильного телефона на телефонные номера непосредственного руководителя) возмещаются при представлении работником подтверждающих документов в размере фактических затрат.
V . ОСОБЕННОСТИ НАПРАВЛЕНИ Я РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ НА ТЕРРИТОРИЮ ИНОСТРАННОГО ГОСУДАРСТВА И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ
5 .1. Направление р аботник а в служебную командировку на территорию иностранного государства производится по решению работодателя . 5.2. При командировании работника на территорию иностранного государства работнику выдаются подотчетные денежные средства в рублях в размере, достаточном для оплаты проезда, суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом командируемый работник обязан предоставить в бухгалтерию документы из уполномоченных банков (филиалов уполномоченных банков), осуществивших конвертацию валюты, содержащие сведения, установленные приложением 3 к Инструкции ЦБ РФ № 136-И от 16 сентября 2010 г., в том числе сведения , позволяющие идентифицировать личность физического лица – покупателя валюты. Указанные денежные средства в рублях выдаются на основании заявления командируемого работника. 5.3. При отсутствии у работника документов из уполномоченных банков (филиалов уполномоченных банков), подтверждающих проведение обмена валюты, или представлении в бухгалтерию документов из уполномоченных банков (филиалов уполномоченных банков), осуществивших конвертацию валюты, не содержащих сведения, позволяющие идентифицировать личность физического лица – покупателя валюты, пересчет производится по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета. 5.4. Выплата суточных при направлении работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится по следующим нормам: – генеральному директору ООО "Бета", заместителю генерального директора, финансовому директору – 4000 руб. за каждый день нахождения в заграничной служебной командировке; 5.5. За время нахождения в пути работнику, направляемому в служебную командировку на территорию иностранного государства, выплачиваются суточные: – при проезде по территории России – в порядке и размерах, установленных п. 4.4.2 настоящего Положения; – при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, установленных п. 5.4 настоящего Положения. 5.6. При следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях по норме, установленной в п. 5.4 настоящего Положения, а при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме, установленной в п. 4.4.2 настоящего Положения. Даты пересечения государственной границы России при следовании с территории Росси и и на территорию России определяются по отметкам пограничных органов в паспорте командированного работника. При направлении работника в служебную командировку на территории 2 (двух) или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в рублях по норме, установленной в п. 5.4 настоящего Положени я . 5 .7. При направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы России определяется по проездным документам (билетам). В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению генерального директора ООО "Бета" при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. 5.8. Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Росси и в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, установленной п. 5.4 настоящего Положения. 5.9. Расходы по бронированию и найму жилого помещения (гостиницы) при направлении работника в служебную командировку на территорию иностранного государства возмещаются командированному работнику в соответствии с п. 4.3.3 настоящего Положения. 5.10. Работнику при направлении его в служебную командировку на территорию иностранного государства на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, дополнительно возмещаются: – расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; – обязательные консульские и аэродромные сборы , установленные действующим законодательством ; – сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; – расходы на оформление обязательной медицинской страховки; – иные обязательные платежи и сборы ; – расходы на построчный перевод на русский язык в бюро переводов или у профессионального переводчика документов, подтверждающих произведенные расходы, составленных на иностранных языках .
VI . ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ПОДОТЧЕТНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ АВАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ О КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДАХ
6.1. Для получения денежного аванса на командировочные расходы работнику необходимо написать заявление на имя генерального директора ООО "Бета" или должностного лица, уполномоченного на направление работников в командировку . 6.2. Заявление с визой генерального директора ООО "Бета" или должностного лица, уполномоченного на направление работников в командировку, п е редается в бухгалтерию не поз днее чем за один рабочий день до отъезда работника в служебную командировку. Денежный аванс на командировочные расходы выдается работнику из кассы ООО "Бета" или перечисляется на его банковскую зарплатную карту ( по желание о тносительно получения аванса на командировочные расходы на банковскую зарплатную карту работник выражает в письменном виде в заявлении на выдачу аванса). Выдача денежного аванса на командировочные расходы или перечисление его на банковскую зарплатную карту работника производится не позднее дня выезда работника в служебную командировку. 6.3. Выдача денежного аванса на командировочные расходы производится при наличии приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку и заявления работника . 6.4. Выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
VII . ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТА О СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ
7.1. По возвращении из служебной командировки р аботник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, с документами (в оригинале), подтверждающими размер произведенных расходов и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. 7.2. К авансовому отчету работник должен приложить следующие документы: – документы, подтверждающие расходы по оплате проезда, включая проезд в аэропорт, на пристань или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз и регистрацию багажа; – документы, подтверждающие расходы по оплате проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) (при использовании данного вида транспорта) (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.); – документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения; – документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов; – иные документы, подтверждающие произведенные расходы, осуществление которых согласовано с непосредственны м руководителем командированного работника и одобрено генеральным директором ООО "Бета" или иным должностным лицом, уполномоченным на направление работников в командировку . При заграничных служебных командировках к авансовому отчету прилагается ксерокопия страниц загранпаспорта с отметками о пересечении государственной границы России (подтверждающие время пребывания работника в заграничной командировке). Документы, подтверждающие расходы работника, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Командированный работник обязан сохранять все документы, подтверждающие произведенные расходы. 7.3. В случае отсутствия у работника документов, подтверждающих произведенные расходы, в связи с их утратой или порчей на основании заявления работника, согласованного с лицом, уполномоченным на это работодателем, и представленных работником объяснений работодатель в исключительных случаях может возместить работнику произведенные расходы. Авансовые отчеты работников об израсходованных в связи с командировкой суммах утверждает должностное лицо, уполномоченное на это работодателем . Информация об утверждении авансового отчета работника доводится до его сведения в устной форме работником бухгалтерии . 7.5. Остаток неиспользованного денежного аванса работник сдает в кассу ООО "Бета" в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки .
VIII . ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ РАБОТНИКАМ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ ИХ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
8 . 1 . При направлении работника в служе бную командировку ему гарантируе тся сохранение места работы (должности) и среднего заработка за время служебной командировки, а также возмещение расходов, указанных в разделах IV и V настоящего Положения. 8.2. Оплата работы в выходные и (или) праздничные дни во время служебной командиров ки производится в соответствии со ст. 153 Трудового кодекса РФ. 8 . 3 . За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Факт временной нетрудоспособности во время служебной командиров ки должен быть документально подтвержден в порядке, установленном действующим законодательством РФ. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок служебной командировки.
IX . ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
9.1. Все вопросы, не урегулированные настоящим Положением, регулируются Трудовым кодексом РФ, действующим трудовым законодательством РФ и ины ми нормативны ми пра вовыми акт ами , содержащи ми нормы трудового права.
Положение состави л а :
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
