Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ПОЛОЖЕНИЕ
№ 1-П
О ведении личных дел работников
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение о ведении личных дел работников ООО "Бета" (далее – Положение) разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных», Указом Президента РФ № 609 от 30 мая 2005 г., Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г., Правилами организации хранения, комплектования, уч е та и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., и является локальным нормативным актом ООО "Бета" .
1.2. Настоящее Положение разработано в целях регламентации работы с личными делами работников ООО "Бета" (их формированием, ведением, использованием и хранением) и определяет порядок действий работников, участвующих в работе с данной документацией.
1.3. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Ведение личного дела обязательно для каждого работника ООО "Бета" .
1.4. Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляют работники отдела кадров ООО "Бета" .
1.5. Личные дела могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Электронные личные дела хранятся на физически обособленных носителях и/или в специализированной системе хранения электронных документов (СХЭД) с соблюдением требований законодательства РФ об архивном деле и о персональных данных.
2. СОСТАВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
2.1. В личное дело работника вносятся сведения, связанные с поступлением на работу, непосредственно работой и увольнением. Сведения, внес е нные в личные дела работников, относятся к сведениям конфиденциального характера, получение, обработка, использование и передача которых производится в соответствии с Положением о работе с персональными данными ООО "Бета".
2.2. При при е ме на работу работник предъявляет документы, указанные в ст. 65 Т рудового кодекса РФ. Работник отдела кадров проверяет подлинность документов, записывает необходимые реквизиты (серию, номер, дату выдачи) в личную карточку работника (форма № Т-2) и возвращает подлинники работнику.
Копии личных документов работника (паспорта, СНИЛС, военного билета, документов об образовании, свидетельств о заключении или расторжении брака, о рождении реб е нка, о перемене имени) не приобщаются к личному делу , и работодатель не вправе их хранить , за исключением случаев, когда обязанность их хранения прямо установлена федеральным законом.
Если копии отдельных документов были сняты для достижения конкретной цели при наличии согласия работника (например, для назначения пособия, предоставления налогового вычета), они хранятся отдельно от личного дела до достижения этой цели и уничтожаются в течение 30 дней с даты е е достижения.
2.3. К личному делу работника приобщаются:
– внутренняя опись документов личного дела (в начале дела);
Трудовые и санитарные книжки хранятся отдельно в сейфе у начальника отдела кадров ООО "Бета".
2.4. К личному делу работника не приобщаются документы, имеющие второстепенное значение (справки о предоставлении отпуска, справки с места жительства, о жилищных условиях, черновики документов, проекты и т.п.).
2.5. В личное дело работника вносятся также его письменные объяснения после ознакомления с документами своего личного дела.
2.6. По усмотрению начальника отдела кадров ООО "Бета" к личному делу могут приобщаться иные документы, связанные с трудовой деятельностью работника и не содержащие избыточных персональных данных.
3. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
3.1. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и издания приказа о при е ме работника на работу, но не более недельного срока с даты наступления обоих указанных событий.
3.2. Документы включаются в личное дело в хронологической последовательности – по мере их поступления.
3.3. Копии документов работника, внес е нные в его личное дело (за исключением копий личных документов, не подлежащих хранению согласно п. 2.2), заверяются подписью работника отдела кадров и печатью отдела кадров.
3.4. После оформления личного дела документы, приобщ е нные к личному делу работника, помещаются в отдельную папку, страницы документов нумеруются, заполняются реквизиты обложки и корешка папки.
3.5. Объ е м личного дела на бумажном носителе не должен превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. При превышении указанного объ е ма личное дело делится на тома.
3.6. К личному делу прилагается внутренняя опись. Она содержит сведения о названиях документов, включ е нных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражается во внутренней описи в графе " Примечание " .
3.7. К личному делу прилагается личный листок по уч е ту кадров. Личный листок по уч е ту кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяется работником отдела кадров. На личный листок по уч е ту кадров наклеивается фотокарточка работника.
Если после заполнения личного листка по уч е ту кадров в уч е тных данных работника произошли изменения, составляется дополнение к личному листку по уч е ту кадров, которое также включается в личное дело работника.
3.8. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по уч е ту кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по уч е ту кадров.
3.9. Для обеспечения уч е та и сохранности личных дел их регистрируют в книге уч е та личных дел.
4. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
4.1. Личные дела хранятся в отделе кадров отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Для хранения личных дел используются сейфы или запирающиеся металлические шкафы.
4.2. Личные дела работников, уволенных из ООО "Бета" , передаются кадровой службой на архивное хранение в архив организации, а при отсутствии архива – в государственный архив в соответствии с законодательством об архивном деле.
4.3. Сроки хранения личных дел: 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом.
4.4. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам ООО "Бета" с письменного разрешения Генерального директора ООО "Бета" . При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
4.5. Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
4.6. Генеральный директор ООО "Бета" своим приказом не реже одного раза в три года назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по уч е ту кадров.
4.7. При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт проверки наличия и состояния личных дел, представляемый на утверждение Генеральному директору ООО "Бета" .
5. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА КАДРОВ
В обязанности работников отдела кадров при ведении личных дел работников входит:
5.1. Приобщение документов, указанных в п. 2.3 - 2.6 настоящего Положения, к личным делам работников.
5.2. Обеспечение сохранности личных дел работников.
5.3. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, в соответствии с Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" .
5.4. Ознакомление работника с документами его личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
5.5. Проверка подлинности документов, предъявляемых при при е ме на работу, внесение их реквизитов в личную карточку работника (форма № Т-2) и возврат подлинников работнику. Контроль за недопущением хранения в личных делах копий личных документов работника, не подлежащих хранению согласно п. 2.2 настоящего Положения.
5.6. Своевременное уничтожение копий документов, снятых для достижения конкретной цели (например, для назначения пособия), в течение 30 дней с даты достижения этой цели с оформлением соответствующего акта об уничтожении.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Работники отдела кадров, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и материальной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Положением.
6.2. Лица, виновные в нарушении требований законодательства о персональных данных, в том числе за незаконное хранение копий личных документов работников, несут ответственность в соответствии с КоАП РФ и иными федеральными законами.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором ООО "Бета" и действует до его отмены (принятия нового Положения).
7.2. Все работники ООО "Бета" должны быть ознакомлены с текстом настоящего Положения под под пись. Контроль за исполнением настоящего Положения возлагается на начальника отдела кадров ООО "Бета" .
Положение составил а :
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
