Профиль должности

Редакция 1 от 27.11.2023

Скачивание и заполнение бланков доступно сразу после

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

 

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ

 

Название должности:

делопроизводитель

Структурное подразделение:

секретариат

Должность непосредственного
руководителя работника:

 

офис-менеджер

Ф.И.О. работника,
составившего профиль:

 

Иванова Марина Евгеньевна

 

Основная цель должности/смысл ее существования/назначение

Ведет делопроизводство и документооборот в целях учета,
скорости прохождения, качества и сохранности документов ООО "Бета"

Основные задачи и действия
 

Задачи

Действия

1. Прием, регистрация и передача в структурные подразделения входящей корреспонденции

1. Получает входящую корреспонденцию.

2. Вскрывает конверты, коробки, сверяет наличие документации в соответствии с прилагаемыми описями вложений.

3. Заносит данные документов в программу регистрации, присваивает входящие номера документам.

4. Вписывает входящие номера документов в приложенный реестр.

5. При поступлении корреспонденции с пометкой "Лично" извещает получателя о поступившей корреспонденции.

6. Раскладывает зарегистрированные документы в ячейки структурных подразделений.

7. Сканирует реестры, отправляет отсканированные реестры по электронной почте в филиалы ООО "Бета".

8. Подшивает оригиналы реестров в дело.

9. Выдает корреспонденцию под подпись лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.

10. Отвечает на телефонные звонки о регистрационных номерах документов.

11. Делает исходящие звонки в филиалы, ООО "Бета" с уточнениями по документации

2. Учет и систематизация получаемой и отправляемой корреспонденции

1. Формирует журналы входящей, внутренней, исходящей корреспонденции и дела с реестрами на полученную корреспонденцию.

2. Готовит дела для сдачи в архив

3. Обеспечение получения структурными подразделениями периодических изданий

1. Принимает периодические издания (газеты, журналы) от курьера.
2. Контролирует соответствие заявки и доставленной периодики.
3. Раскладывает периодические издания по ячейкам структурных подразделений.
4. Контролирует своевременную доставку периодических изданий

Требуемая квалификация (требуемое образование и опыт работы, необходимый
для приобретения знаний, умений и навыков)

– начальное профессиональное образование и стаж работы в должности делопроизводителя не менее одного года;

– или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе (курсы делопроизводителей, секретарей) без предъявления требований к стажу работы

Требуемые знания (практические или технические знания основ данной
области)

1. Основы организации делопроизводства.

2. Приемы и методы обработки корреспонденции.

3. Знание структуры коммерческой организации, ее подразделений

Необходимые умения и навыки

Умение работать с персональным компьютером, копиром, сканером и другой оргтехникой

Необходимые личные качества

Грамотность, исполнительность, внимательность, умение общаться, корректность, неконфликтность, организованность, собранность, исполнительность, лояльность к организации (нацеленность на долгосрочные трудовые отношения), умение хранить тайну

Примечания:

...

Конфиденциальность

Обеспечивает конфиденциальность исходящей и входящей документации

 

Готовые образцы документов с возможностью редактирования и автозаполнения прямо на сайте

Актуальные формы бланков согласно последним изменениям законодательства

Подсказки и инструкции 
по заполнению, составленные ведущими экспертами

Возможность отправить формы отчётов в ФНС/ФСС/ПФР/Росстат онлайн

Автоматическое заполнение налоговых деклараций и проверка checkXML перед отправкой

Первые 3 дня бесплатно

Вы сразу получите доступ ко всем бланкам. Создавайте и редактируйте любую отчётность.

Имя
E-mail
Телефон
ИНН (юридическое лицо)
Пароль
Нажимая на кнопку, я соглашаюсь с политикой обработки персональных данных.
Спасибо за обращение!
Мы получили вашу заявку.
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами. Удачного дня!

Все возможности сервиса «Моё дело»

Зарегистрироваться

Минута на выставление счёта

Выставляйте счета из сервиса сразу с кнопкой оплаты. Ваши клиенты смогут совершать оплату любым удобным для них способом. Мы всё предусмотрели!

Никто не хочет платить налоги, но…

Мы поможем, по крайней мере, не переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы и предложит вам все возможные варианты снизить налоги.

Сдавайте отчётность не выходя из дома

Сервис автоматически сформирует отчёт, проверит его и отправит онлайн. А узнать, принят ли ваш отчёт, есть ли вопросы от инспектора — можно в любой момент.

Не оставим наедине с бухгалтерией

Не нужно гуглить, задайте свой вопрос экспертам «Моего дела». Мы разберём вашу ситуацию и предложим оптимальное решение в течение суток.

Сверка с ФНС 
в любое время

Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды, можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.

Не забудьте про сотрудников

Взносы, зарплата и другие выплаты рассчитываются автоматически. Полный пакет необходимых документов для оформления сотрудников формируется в один клик.

Удобная интеграция с банками

Мгновенная выгрузка платёжных поручений для отправки в банк, загрузка выписок из банка в сервис. Теперь движение денежных средств всегда под контролем.

Несём финансовую ответственность

Мы не ошибаемся, но…Для вашего спокойствия наша ответственность застрахована на 100 000 000 рублей!

Интеграция с Моё дело.API

Открытое API позволяет обмениваться данными с любым сервисом, который вы используете.