Профиль должности

Редакция 1 от 16.02.2022

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

 

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ

 

Название должности:

делопроизводитель

Структурное подразделение:

секретариат

Должность непосредственного
руководителя работника:

 

офис-менеджер

Ф.И.О. работника,
составившего профиль:

 

Иванова Марина Евгеньевна

 

Основная цель должности/смысл ее существования/назначение

Ведет делопроизводство и документооборот в целях учета,
скорости прохождения, качества и сохранности документов ООО "Бета"

Основные задачи и действия
 

Задачи

Действия

1. Прием, регистрация и передача в структурные подразделения входящей корреспонденции

1. Получает входящую корреспонденцию.

2. Вскрывает конверты, коробки, сверяет наличие документации в соответствии с прилагаемыми описями вложений.

3. Заносит данные документов в программу регистрации, присваивает входящие номера документам.

4. Вписывает входящие номера документов в приложенный реестр.

5. При поступлении корреспонденции с пометкой "Лично" извещает получателя о поступившей корреспонденции.

6. Раскладывает зарегистрированные документы в ячейки структурных подразделений.

7. Сканирует реестры, отправляет отсканированные реестры по электронной почте в филиалы ООО "Бета".

8. Подшивает оригиналы реестров в дело.

9. Выдает корреспонденцию под подпись лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.

10. Отвечает на телефонные звонки о регистрационных номерах документов.

11. Делает исходящие звонки в филиалы, ООО "Бета" с уточнениями по документации

2. Учет и систематизация получаемой и отправляемой корреспонденции

1. Формирует журналы входящей, внутренней, исходящей корреспонденции и дела с реестрами на полученную корреспонденцию.

2. Готовит дела для сдачи в архив

3. Обеспечение получения структурными подразделениями периодических изданий

1. Принимает периодические издания (газеты, журналы) от курьера.
2. Контролирует соответствие заявки и доставленной периодики.
3. Раскладывает периодические издания по ячейкам структурных подразделений.
4. Контролирует своевременную доставку периодических изданий

Требуемая квалификация (требуемое образование и опыт работы, необходимый
для приобретения знаний, умений и навыков)

– начальное профессиональное образование и стаж работы в должности делопроизводителя не менее одного года;

– или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе (курсы делопроизводителей, секретарей) без предъявления требований к стажу работы

Требуемые знания (практические или технические знания основ данной
области)

1. Основы организации делопроизводства.

2. Приемы и методы обработки корреспонденции.

3. Знание структуры коммерческой организации, ее подразделений

Необходимые умения и навыки

Умение работать с персональным компьютером, копиром, сканером и другой оргтехникой

Необходимые личные качества

Грамотность, исполнительность, внимательность, умение общаться, корректность, неконфликтность, организованность, собранность, исполнительность, лояльность к организации (нацеленность на долгосрочные трудовые отношения), умение хранить тайну

Примечания:

...

Конфиденциальность

Обеспечивает конфиденциальность исходящей и входящей документации

 

Спасибо за Вашу заявку!
В сервисе «Моё дело» можно работать с подписью ФНС
Подробнее