С 2026 года правила налогообложения командировочных расходов могут стать немного проще и выгоднее для бизнеса. Госдума рассматривает законопроект, который разрешит не удерживать НДФЛ со стоимости полиса ДМС для выезжающих за рубеж сотрудников. Рассказываем, как работать по новым правилам без ошибок.
Как сейчас уплачивается НДФЛ с командировочных расходов
Сегодня действует простой принцип: все компенсации, связанные с командировкой, которые работник получает от компании, делятся на две категории:
- Не облагаются НДФЛ расходы в пределах установленных законодательством норм (например, суточные в лимите, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и проживание).
- Облагаются НДФЛ любые выплаты сверх установленных норм, а также некоторые виды компенсаций, прямо не указанные в Налоговом кодексе как льготные.
Задача бухгалтера — четко разделить эти потоки и начислить налог на все, что превышает лимиты или не входит в перечень необлагаемых выплат.
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ сейчас
Список установлен статьей 217 Налогового кодекса РФ. В него входят:
⟶ Суточные в пределах норм:
- По России — 700 ₽ в день.
- За границей — 2500 ₽ в день.
⟶ Фактические расходы на проезд до места командировки и обратно (полная стоимость билетов).
⟶ Расходы на аренду жилья (например, оплата гостиницы).
⟶ Иные произведенные и документально подтвержденные расходы (например, услуги такси, визы, страховка для получения шенгенской визы).
Все эти расходы должны быть оправданы экономически и подтверждены оправдательными документами (билеты, чеки, счета).
Как облагаются НДФЛ суточные
В пределах лимита (700/2500 ₽) — НДФЛ не облагаются. Сверх лимита — вся сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 13%-22% и включается в налоговую базу сотрудника.
Лимит — 2 500 ₽.
Превышение: 3 000 – 2 500 = 500 ₽.
Вывод: С 500 рублей нужно удержать и перечислить НДФЛ.
Какие изменения по НДФЛ с 2026 года планируются
Основное и долгожданное нововведение — расширение перечня необлагаемых расходов.
Согласно законопроекту, с 2026 года от обложения НДФЛ будут освобождаться расходы на полис добровольного медицинского страхования (ДМС) для служебной командировки за границу.
Что это значит на практике: сейчас, если компания покупает для командированного сотрудника расширенный полис ДМС (покрывающий, например, лечение от ковида или несчастный случай), его стоимость часто расценивается как доход сотрудника в натуральной форме. С этой стоимости необходимо исчислить и удержать НДФЛ.
С 2026 года стоимость такого полиса станет еще одной компенсируемой статьей расходов, на которую не нужно начислять НДФЛ, при условии, что полис оформлен на период командировки.
Как это повлияет на бизнес? Сэкономит ли это деньги и кому
Влияние — исключительно положительное. Это упрощение для всех участников процесса.
Для бизнеса:
Упрощение администрирования. Бухгалтеру не нужно будет рассчитывать налог с этого вида расходов, следить за удержанием и перечислением.
Снижение рисков. Исключается риск доначисления налогов и пеней из-за ошибки в расчете НДФЛ со стоимости полиса ДМС.
Для сотрудника:
Прямая экономия. Зарплата сотрудника «на руки» не будет уменьшаться на сумму НДФЛ со стоимости страховки. Он получает полноценную финансовую защиту без каких-либо налоговых потерь.
Стоимость полиса ДМС для командировки в США — 10 000 рублей.
Сейчас. С 10 000 руб. удерживается НДФЛ 13% = 1 300 руб. Эту сумму компания удерживает из зарплаты сотрудника.
С 2026 года. НДФЛ удерживать не нужно. Сотрудник экономит 1300 рублей, а компания — время и ресурсы бухгалтера.
Как подготовиться к изменениям уже сейчас
Хотя законопроект еще не принят, его вероятность высока. Готовиться можно уже сейчас.
Внесите правки во внутренние документы. Начните готовить обновления в Положении о командировках, где прямо пропишите возможность оформления и компенсации полиса ДМС для зарубежных поездок.
Проинформируйте руководство и ответственных. Донесите информацию о грядущем изменении и его выгодах для оптимизации расходов на командировки.
Актуализируйте регламенты для бухгалтерии. Начните разрабатывать новый порядок учета таких страховок, чтобы с 1 января 2026 года быстро и без ошибок перейти на новые правила.
Пошаговая инструкция для бухгалтера с 2026 года
Когда законопроект вступит в силу, ваш алгоритм будет таким:
Шаг 1. Проверьте документы. Убедитесь, что полис ДМС:
- Оформлен на конкретного сотрудника.
- Действует строго на период зарубежной командировки.
- Имеет четко определенную стоимость.
- Подтвержден договором и счетом на оплату.
Шаг 2. Убедитесь, что расход экономически оправдан. Страхование жизни и здоровья сотрудника в зарубежной поездке — это прямая ответственность работодателя и разумная мера предосторожности.
Шаг 3. Учтите стоимость полиса в общих расходах на командировку. Включайте полную стоимость полиса ДМС в состав командировочных расходов компании. Эти расходы учитываются при расчете налога на прибыль (для организаций на ОСН) или УСН.
Шаг 4. Не начисляйте НДФЛ. На основании пп. "а" п. 30 ст. 2 закона (ожидаемая редакция) стоимость полиса не включается в налоговую базу по НДФЛ.
